在当今财务数智化转型的浪潮中，电子凭证管理正面临着诸多挑战。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题仍亟待解决。
传统纸质档案管理存在着诸多弊端。财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况也难以避免。此外，纸质档案受限于时间和空间，查找起来耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。更为重要的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足现代管理的要求。
在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，它就像一把精准的钥匙，为企业打开了电子凭证管理难题的大门，其重要性和及时性不言而喻。
合思档案：财务数智化的全能管家
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案就像是企业财务的全能管家，它整合了各种财务服务，让企业在费用报销审计等财务工作中更加得心应手，实现了财务工作的一站式管理。
核心功能：解锁电子档案管理新体验
合思档案的功能蓝图涵盖了电子会计档案全生命周期管理，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。
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智能采集：多元互联高效获取
档案采集具备开放式接口互联·自主采集功能，大文件自动切割，数电票自动化解析。它通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，能够高效地采集各种电子凭证。无论是从外部获取的发票，还是内部系统产生的数据，都能快速、准确地被采集到合思档案系统中，为费用报销审计提供了丰富、准确的数据基础。 -
精准制档：智能关联严格检测
档案制档能智能关联·自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。在制档过程中，系统能够自动将相关的凭证、单据等进行关联和组装，同时进行严格的检测，确保档案的准确性和合规性。支持自定义版式文件，满足了不同企业的个性化需求，让费用报销审计更加灵活、高效。 -
精细管理：权限管控灵活扩展
档案管理可精准权限管控，档案目录灵活扩展，有水印管理，档号符合国标要求。通过精准的权限管控，企业可以确保只有授权人员才能访问和操作相关档案，保障了数据的安全性。档案目录的灵活扩展功能，使得企业可以根据自身业务的发展和变化，随时调整档案管理的结构和内容。水印管理和符合国标要求的档号，进一步提高了档案的规范性和可追溯性，为费用报销审计提供了可靠的保障。 -
高效利用：多维检索便捷预览
档案利用可实现多维检索·一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档，可视化盘点档案数据。多维检索功能让用户可以从多个维度快速查找所需的档案，一站式预览则让用户无需在多个系统或文件中切换，即可全面了解档案信息。在线借阅和异构系统联查功能，方便了不同部门之间的协作和信息共享。实物混序归档和可视化盘点档案数据，提高了档案管理的效率和准确性，为费用报销审计提供了有力的支持。
价值收益：降本增效看得见
使用合思档案能为企业带来显著的收益。自动化归档告别了重复性工作，让财务人员从繁琐的档案整理和归档工作中解放出来，提高了工作效率。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为费用报销审计提供了更加准确、及时的数据支持。
以1家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。这些实实在在的成本节约，让企业在费用报销审计等财务工作中更加轻松、高效。
典型应用：多行业绽放光彩
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食品行业：好想你健康食品股份有限公司
好想你健康食品股份有限公司在档案管理方面面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等问题。合思档案为其实现了一键联查，提升了工作效率。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。在费用报销审计方面，合思档案的高效管理和精准查询功能，让审计工作更加便捷、准确。 -
餐饮行业：COMMUNE幻师
COMMUNE幻师存在成本高、效率低、合规难等问题。合思档案助力其上线电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析。减少了人力成本50%，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。在费用报销审计过程中，自动化归档和数据分析功能，为审计提供了更加准确、全面的数据支持，提高了审计的效率和质量。
客户成功案例：实力见证价值
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金牌橱柜家居科技股份有限公司
金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落各系统，档案数据难利用。合思档案为其统一存储，整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了业务证据链的完整，数据共享、一站式查阅，银行回单无纸化。使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。在费用报销审计中，完整的业务证据链和高效的档案查询功能，让审计工作更加顺利、准确。 -
帆书
帆书面临着档案装订工作量大、打印成本和存储成本高、企业发展难支撑等问题。合思档案保证了财务档案的原生性存储，支持审计抽查时灵活的账户权限配置。仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。在费用报销审计方面，原生性存储和灵活的权限配置，为审计提供了更加安全、可靠的数据保障，提高了审计的效率和效果。
在当前的电子凭证数字化转型浪潮中，企业正面临着前所未有的机遇。合思档案作为一款优秀的电子会计档案管理解决方案，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。
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