在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业的运营管理正经历着前所未有的变革。特别是在数电票时代，报销单据归档成为了企业财务管理中不可忽视的重要环节。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理正面临着全新的挑战。企业的信息化建设急需“恶补”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业的不同角色都面临着与报销单据归档相关的难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的困境；财务人员则被档案整理耗费时间、工作枯燥所困扰；业务人员也饱受报销流程繁琐之苦。从成本角度来看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大，这是高显性成本的体现。而高隐形成本方面，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。同时，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，使得企业面临高合规风险。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，且管理需关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案应运而生，它就像是企业在数电票时代报销单据归档迷途中的一盏明灯，为企业提供了专业的解决方案，其重要性不言而喻。
合思档案：科技赋能报销单据归档
北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，原易快报，自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。合思凭借敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润，是一家实力雄厚的科技公司。合思还是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉持着以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。
合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，是合思在报销单据归档领域的得意之作。它提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的报销单据归档等档案管理需求。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
核心功能：解锁报销单据归档新体验
-
大数据引擎驱动高效归档
合思档案的大数据解决方案宛如一个强大的智能管家，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询。在报销单据归档过程中，它深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，极大地提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。企业在处理大量报销单据时，再也不用为繁琐的查询和整理工作而烦恼，大数据解决方案让报销单据归档变得轻松高效。 -
灵活扩展拓展归档边界
档案扩展解决方案为企业提供了高度的灵活性。企业可以自定义档案类型，通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，扩展报销单据归档等档案管理范围。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，能够满足企业多样化的报销单据归档需求。无论是何种类型的报销单据，都能在合思档案的系统中得到妥善的管理。 -
证据链完整保障财务合规
证据链完整性解决方案是合思档案在保障财务合规方面的一大亮点。它通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。在报销单据归档时，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，它还创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，确保企业的报销单据归档符合财务合规要求。 -
数电票全流程闭环管理
数电票解决方案是合思档案针对数电票时代的报销单据归档量身定制的。为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准，它提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，让企业在数电票报销单据归档方面更加合规、高效。
优势显著：报销单据归档的明智之选
合思档案在报销单据归档等档案管理方面具有诸多显著优势。首先，在成本节约上，它能为企业70%节约纸张成本，75%节约整理成本。企业再也不用为大量的纸质报销单据而花费高额的纸张和整理费用。在效率提升方面，90%提升检索效率。它打破物理空间限制，让企业人员可以在线自由调阅报销单据等档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索，能快速定位相关档案，降低查询难度。而且它融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。
从合规性来看，合思档案具备广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它符合国家政策要求，进行电子会计档案合规性管理，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，让企业在报销单据归档等档案管理上没有后顾之忧。
应用案例：见证报销单据归档卓越成效
-
大型企业降本增效典范
某企业年单据量高达2.6亿，在报销单据归档等会计档案管理方面存在纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化。它简化了装订流程，最终实现业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，流程精简，降本增效效果显著。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。 -
重型装备制造企业的变革
世界上最大的重型装备制造商之一的企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案为其实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。最终实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的空间，纸张打印成本减少100万张纸/年，在报销单据归档等档案管理方面取得了巨大的成功。 -
解决企业档案管理痛点
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主效率低且易损坏丢失、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，让企业的报销单据归档等档案管理工作焕然一新。 -
教育集团的高效管理之路
中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理和利用环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，让报销单据归档等档案管理工作变得轻松简单。
未来可期：助力企业数字化转型
合思档案坚持以客户为中心，在报销单据归档等档案管理方面，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其先进的技术、完善的功能和丰富的应用案例，能够满足不同企业在报销单据归档等方面的需求，为企业提供高效、合规的电子会计档案管理解决方案。未来，合思档案有望帮助更多企业实现降本增效和数字化转型。
合思档案不断聆听用户需求以进行产品迭代，将持续提升产品性能和服务质量，更好地适应市场变化和企业发展需求，为企业的数字化未来提供有力支持。如果您想体验合思档案在报销单据归档等方面的卓越功能，不妨免费试用一下，开启企业档案管理的新篇章。
