在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，这一试点已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），正式宣告电子凭证全流程无纸化时代的来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势，它能够优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，企业在转型过程中也面临着重重挑战，诸如凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等数字鸿沟。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖出更多净利润。合思始终秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业的电子凭证数字化转型提供了强有力的支持。在差旅费用审批流程方面，合思也有着独特的解决方案，能够有效提升流程的效率和准确性。
世界 500 强旗下教育品牌：财务痛点困局
某世界 500 强旗下的教育服务品牌，在企业发展过程中遭遇了一系列复杂的财务痛点，尤其是在差旅费用审批流程方面，问题尤为突出。
该企业业务和财务系统众多，且彼此独立，数据无法实现互通。这就导致结构化数据提取异常困难，在处理差旅费用相关的电子发票时，打印、查重、验伪等操作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。差旅费用审批流程因这些繁琐的操作而变得异常缓慢，效率低下。
实物存档方面，该企业也面临着诸多问题。大量的差旅费用相关档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的成本。而且，档案损坏的情况时有发生，使得企业面临着合规风险。在差旅费用审批流程中，实物档案的管理和调用也极为不便，影响了整个流程的顺畅性。
不断重复的纸质档案录入操作更是让财务人员苦不堪言。这些操作不仅耗时长，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求高，费时费力，进一步拖慢了差旅费用审批流程。
此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。在差旅费用审批过程中，需要查找相关凭证时，往往需要耗费大量的时间和精力，严重影响了审批的效率。
合思方案：全生命周期电子化会计档案管理破局
针对该企业面临的种种问题，合思为其量身定制了全生命周期电子化会计档案管理解决方案，对差旅费用审批流程进行了全面优化。
合思的解决方案具有档案数据来源广泛的特点。其数据来源包括电子档案（载体档案数字化副本）、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口 40 种 +，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。在差旅费用审批流程中，各种来源的费用凭证都能被准确收集和管理，为审批提供了全面的数据支持。
接口传输方式多样也是合思方案的一大优势。有影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式。这使得企业在处理差旅费用相关凭证时更加灵活便捷，无论是电子发票还是纸质发票，都能轻松完成上传和管理，大大提高了差旅费用审批流程的效率。
合思的方案具备自动归档功能，涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节。在差旅费用审批流程中，这些功能能够实现费用凭证的自动归档和管理，减少了人工干预，降低了出错的概率。例如，智能组单功能可以将相关的差旅费用凭证自动组合在一起，方便审批人员查看和审核；四性检测功能可以对凭证的真实性、完整性、准确性和合规性进行检测，确保费用的合理性和合规性。
会计类档案管理范围全面也是合思方案的重要特点。内部涵盖凭证、订单、会计账薄等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等。在差旅费用审批流程中，无论是内部的差旅申请单、费用报销单，还是外部的发票、银行回单等，都能得到有效的管理和存储，方便审批人员进行全面的审核和决策。
显著成果：合思方案助力企业焕新升级
合思的解决方案为该企业带来了显著的成果，在差旅费用审批流程方面表现尤为突出。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。在差旅费用审批流程中，审批人员可以通过线上系统快速查阅相关的费用凭证和档案，无需再像以前那样在大量的纸质档案中寻找，审批速度大幅提升。
档案多维度穿透查询功能，以电子借阅为主，简便高效。在差旅费用审批过程中，审批人员可以根据不同的条件进行查询，如费用类型、时间范围、申请人等，快速定位到所需的凭证和档案。而且电子借阅方式方便快捷，多人可以同时借阅和查看相关档案，提高了档案的利用率和审批的协同性。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91%以上。在差旅费用审批流程中，许多繁琐的操作如数据录入、查重、验伪等都实现了自动化，大大减少了人工操作的时间和错误率。同时，在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这意味着企业在处理更多的差旅费用审批业务时，能够以更少的人力投入实现更高的效率。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。在差旅费用审批流程方面，电子化改造使得费用凭证的存储和管理更加便捷，减少了因纸质档案管理带来的成本和风险，为企业的可持续发展提供了有力保障。
合思引领：助力企业财务数字化转型未来可期
合思在助力企业财务数字化转型中发挥着至关重要的作用。通过其敏捷的财务收支管理平台和专业的解决方案，合思帮助企业解决了财务痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在差旅费用审批流程方面，合思的解决方案优化了流程，提高了效率，降低了成本，为企业的财务管理带来了全新的体验。
电子凭证数字化转型是未来的必然趋势，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求。在差旅费用审批流程方面，合思也将不断探索和创新，为企业提供更加高效、便捷、智能的解决方案。
合思拥有诸多优势，提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等。同时，合思拥有专业的客户成功团队和丰富的培训资源，为企业提供全方位的服务保障。
在此，我们呼吁企业积极与合思合作，抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现财务管理的全面提升。尤其是在差旅费用审批流程方面，通过与合思的合作，企业能够优化流程，提高效率，降低成本，为企业的发展注入强大的动力。立即申请免费试用，开启企业财务数字化转型的新篇章！
