在当今纸电混合的时代，商旅企业在档案管理方面正面临着重重困境。企业高管常常为纸质档案管理的高额成本、庞大的占地面积以及档案数据难以分析利用而苦恼。财务人员每日需手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，工作枯燥且繁复。业务人员在报销流程中更是饱受繁琐之苦，耗费大量时间。
同时，企业还承受着高显性成本和高隐形成本的双重压力。纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，导致数据不能有效利用。此外，高合规风险也如影随形，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。
即便企业在推行数字化过程中，通过多种系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题以及数据存储线下载体依然存在。随着数电票的快速扩张，其特殊的管理要求使得企业急需专业的电子会计档案管理平台，以适应“数字化凭证时代”财务档案管理的要求。
一体化方案破困局
合思档案为商旅企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
其中，大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据可实现秒级查询。档案扩展解决方案拥有灵活扩展的业务模型，能通过多途径自动化归集各类介质档案。费控系统关联税务系统、OA系统等多个系统，业务系统具备共享调阅解决方案，档案查阅可穿透业务链上下游，满足跨系统、多场景、多视角的协同需求。证据链完整性解决方案可智能检测财务档案证据链完整性，主动预警异常档案。数电票解决方案提供9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端解决方案。实物备查解决方案实现实物档案免组装、全流程管理，可线上定位快速关联线下实物。
单套制解决方案更是亮点十足，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。
核心功能展优势
合思档案的多源采集功能十分强大。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。
在智能制档环节，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证可自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
档案管理功能上，权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。
档案应用方面，多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持外部系统调阅，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。可视化盘点档案数据，实现档案数据资产化。档案借阅服务，借阅人在线查看、支持下载，管理员借阅过程透明化，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，静态介质打标，虚拟库房可视化监控，档案盒管理方便，到单确认、扫码装盒、扫码上架等操作便捷。
多重收益显价值
使用合思档案，商旅企业能获得显著的降本增效效果。可节约纸张成本70%、整理成本75%，提升检索效率90%，确保管理合规性100%，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。
在合规方面，企业能满足国家政策对电子会计档案的要求，如电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，可实现全生命周期管理闭环，符合电子凭证会计数据标准化试点工作要求等。
典型场景见真章
在CEO/高管场景中，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本提升档案利用效率，绿色低碳运营。
对于归档员/财务人员而言，合思档案提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。
在外部审计场景下，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。
在数电票场景中，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。
成功案例证实力
某商旅企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，管理自动化，企业成本降低，以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一的商旅业务相关档案管理，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某商旅企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案管理各环节操作繁琐、档案数据未有效整理利用、纸质档案管理存在诸多问题等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案精细化至元数据层级，跨系统调阅方案便捷。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，降低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一的商旅档案管理，在采集、存储、整理、利用环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档、搭建业务证据链，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已是商旅企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序进一步了解。众多知名企业如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等都已选择合思档案，实现了档案管理的优化和提升。合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，将持续为企业提供优质的档案管理服务。如果您也想体验合思档案带来的数字化档案管理变革，不妨现在就点击免费试用！
