在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，在这场转型之路上有着自己的探索与实践。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，现实却不尽如人意，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果存在较大差距。直到2021年，动力源与合思展开了财务数字化合作，合思的费用监控平台为动力源解决了诸多财务痛点，也为我们拉开了这场精彩转型故事的序幕。
转型前困境：财务难题如影随形
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自研系统整合难，传统报销弊端丛生
动力源在财务数字化转型前，拥有大量自研系统，但这些系统却难以整合。传统的手工报销模式更是问题重重。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，操作极为繁琐。而财务人员则要将报销数据手工录入系统，发票的验真、查重也只能依靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力。 -
系统割裂数据散，信息滞后决策难
系统之间相互割裂，数据分散在各个角落，信息严重滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分别在多个系统中管理，无法及时联动，使得财务制度难以有效落地。数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策。 -
业务复杂报销繁，稽核管理难度高
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。同时，不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销管理的难度。 -
组织架构扩展快，流程繁复难统一
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部和分公司的出差申请提交方式不同，业务流程难以统一，操作重复，信息一致性也难以保证。
合思方案：费用监控平台破局之道
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系统集成打通孤岛，告别繁复操作
合思费用监控平台通过系统集成，打破了动力源的数据孤岛。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费用监控平台同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费用监控平台同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，员工无需再在多个系统间来回切换，操作更加便捷高效。 -
无需报销重塑流程，提升消费体验
合思费用监控平台带来了无需报销的颠覆性模式，重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，幸福感大大提升。而且消费受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员则可以进行统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档，极大地提高了财务工作效率。 -
强大连接能力，打破数据流转壁垒
合思费用监控平台具有强大的系统连接能力。借助Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。
实施步骤：稳步推进转型之路
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系统集成对接，保障数据流通
首先，合思团队进行了系统集成的对接工作。将HR系统和BPM系统与合思费用监控平台进行同步，确保基础数据和业务数据能够在各个系统之间顺畅流通。这一步为后续的流程优化和数据应用奠定了坚实的基础。 -
搭建无需报销体系，规范消费流程
接着，搭建了无需报销的流程体系。明确了业务人员因公消费的各个环节和操作规范，包括消费申请、对账、结算等。通过规范化的流程，提高了消费的合规性和效率。 -
对接第三方系统，实现数据同步
最后，运用Open API和自定义流程引擎技术，实现了与第三方系统的对接。保障了业务数据的跨系统同步，使得各个系统之间能够更好地协同工作，为企业的整体运营提供了有力支持。
转型成果：效益显著焕然一新
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多系统集成革新体验，报销效率大幅提升
合思费用监控平台实现了多系统集成，数据互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。员工再也不用为繁琐的报销流程而烦恼，能够将更多的精力投入到业务工作中。 -
会计工作量缩减，人员成本节约一半
会计的工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等。 -
全程管控实时决策，摆脱传统费控模式
合思费用监控平台实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
客户评价：高度认可携手前行
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，企业数字化转型初期，往往会过度关注系统的流程性与功能性，却容易忽视根本问题。将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思费用监控平台。我们将为您提供专业、高效的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在点击免费试用，开启您企业的财务数字化转型之旅！
