在当今这个数字化浪潮汹涌的时代，企业如何高效管理行政费用，实现降本增效，已成为众多企业管理者关注的焦点。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便深耕于财务数智化领域，致力于为企事业单位提供敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖出更多净利润。今天，我们将通过合思与动力源科技股份有限公司（简称“动力源”）的成功合作案例，深入剖析合思如何助力企业实现行政费用管控的数字化转型。
行业先锋携手 共绘财务数字化蓝图
动力源，作为我国电源行业的佼佼者，自1995年成立以来，便专注于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是凭借其卓越的技术实力和市场表现，成功入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化转型的道路上，动力源也面临着诸多挑战。
在财务数字化转型初期，动力源遭遇了多系统操作体验差、手工录入合规难、系统割裂、数据分散、信息滞后等痛点。特别是其复杂的报销模式，涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作异常繁琐，严重制约了企业的运营效率。面对这些挑战，动力源选择了与合思携手，共同探索财务数字化转型的新路径。
动力源转型困境：行政费用管控的破局之路
动力源的业务版图广泛，涵盖了数据通信、智慧能源、新能源汽车等多个领域，产品广泛应用于国家重点建设项目。然而，在财务数字化转型的初期，动力源却陷入了多系统操作的泥潭。不同系统之间的数据无法互通，员工需要频繁切换系统，操作体验极差。同时，手工录入数据不仅效率低下，还容易出错，合规性难以保障。系统割裂、数据分散、信息滞后等问题，更是让动力源的财务管理陷入了困境。
特别是报销流程，作为行政费用管控的重要环节，动力源的报销模式复杂，涉及的事项和发票类型繁多。员工需要自行垫资、开票，再经过繁琐的稽核流程，才能完成报销。这不仅增加了员工的负担，也降低了企业的运营效率。动力源急需一套能够解决这些痛点的财务数字化解决方案，以实现行政费用管控的破局。
合思定制方案：行政费用管控的智慧之选
针对动力源的痛点，合思为其量身定制了一套全面的财务数字化解决方案。该方案以合思费控、合思商城、合思BI+开放平台为核心，通过多系统集成、无需报销、商旅出行流程重塑等创新手段，助力动力源实现行政费用管控的数字化转型。
多系统集成：打破数据壁垒
合思首先将动力源的HR系统、BPM系统与合思费控进行同步，实现了数据的互通。员工在HR系统中提交的请假、加班等申请，能够自动同步到合思费控中，作为报销的依据。同时，BPM系统中的审批流程也能够与合思费控无缝对接，确保审批的合规性和高效性。这一举措，不仅打破了数据壁垒，还大大提高了员工的工作效率。
无需报销：重塑报销体验
合思的无需报销解决方案，让动力源的员工彻底告别了垫资、开票、稽核的繁琐流程。员工因公消费时，只需在合思商城中选择相应的商品或服务，消费受申请单和差标管控，消费即合规。消费完成后，系统自动生成报销单，员工无需再手动填写任何信息。这一举措，不仅简化了报销流程，还提高了员工的满意度和忠诚度。
商旅出行流程重塑：提升出行效率
针对动力源商旅出行频繁的特点，合思对其商旅出行流程进行了重塑。系统连接能力强，支持标准化方式对接第三方系统，如机票、酒店预订平台等。员工在预订机票、酒店时，系统能够自动同步行程信息，生成出差申请单。出差结束后，系统自动生成报销单，员工无需再手动整理发票和行程单。这一举措，不仅提升了商旅出行的效率，还降低了企业的差旅成本。
实施路径：稳扎稳打 步步为营
合思与动力源的合作项目，历经了项目准备、蓝图设计、系统实现、上线准备、功能测试和内部运维等多个阶段。在项目实施过程中，合思的项目经理周晓培带领团队，克服了疫情影响等重重困难，与动力源的关键用户紧密合作，确保了项目的顺利进行。
项目准备：明确目标与需求
在项目准备阶段，合思与动力源共同明确了项目的目标和需求。双方就财务数字化转型的具体内容、实施步骤、时间节点等进行了深入沟通，并达成了共识。这一阶段的工作，为后续项目的顺利实施奠定了坚实的基础。
蓝图设计：规划未来财务蓝图
在蓝图设计阶段，合思根据动力源的业务特点和需求，为其规划了未来的财务蓝图。双方就财务数字化解决方案的具体架构、功能模块、数据流向等进行了详细设计，并形成了完整的蓝图文档。这一阶段的工作，为后续项目的系统实现提供了明确的指导。
系统实现与上线：确保稳定与高效
在系统实现和上线阶段，合思的技术团队与动力源的IT部门紧密合作，确保了系统的稳定性和高效性。经过多次测试和优化，系统于2021年5月1日在动力源的7家公司成功上线。这一阶段的工作，标志着动力源的财务数字化转型迈出了坚实的一步。
成效斐然：行政费用管控的显著提升
实施合思财务数字化解决方案后，动力源在行政费用管控方面取得了显著成效。员工报销周期由原来的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了约50%。同时，员工申请单信息自动赋值、聚合消费、同屏比价等功能，进一步简化了报销流程，提高了员工的满意度。
在财务审批方面，系统提供了明确的依据和合规性保障。费控更合规、结算更统一，降低了基础工作压力。管理者能够实时了解企业经营数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策。
客户赞誉：合作只是服务的开始
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
陈华林总监的赞誉，不仅体现了动力源对合思解决方案的认可，也彰显了合思以客户为中心的服务理念。合思始终坚信，只有真正了解客户的需求，才能为客户提供最优质的服务。
合思优势：引领行政费用管控新潮流
合思通过敏捷的财务收支管理平台，不仅帮助动力源实现了行政费用管控的数字化转型，还展现了其在财务数智化领域的深厚实力。作为专精特新企业，合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络。通过500+合作伙伴，合思的服务覆盖国内外数百个城市。
截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思的解决方案，不仅适用于动力源这样的行业领军企业，也适用于广大中小企业。无论企业规模大小，合思都能为其提供量身定制的财务数字化解决方案。
展望未来：携手更多企业共创辉煌
在当前经济环境下，企业如何高效管理行政费用，实现降本增效，已成为决定企业竞争力的关键因素。合思以其独特的财务数字化解决方案，为众多企业提供了有力的支持。未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善解决方案，助力更多企业实现行政费用管控的数字化转型。
如果您也正在为行政费用管控而烦恼，不妨尝试一下合思的财务数字化解决方案。现在点击链接，即可免费试用合思财务数字化解决方案，开启您的财务数字化转型之旅。让有限更有效，合思与您共创辉煌！
