在当今快速发展的商业环境中，企业面临着前所未有的挑战与机遇。北京动力源科技股份有限公司（以下简称“动力源”），作为我国电源行业的佼佼者，自1995年成立以来，始终走在技术创新的前沿。作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，动力源业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大板块，并于2022年3月成功入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，随着业务的不断拓展，动力源在财务管理上面临着诸多挑战，尤其是在报销管理方面。正是基于这样的背景，动力源携手报销服务平台，开启了一场财务数字化转型的深刻变革。
业务背景与现状：多系统并存下的报销之困
动力源的财务数字化转型之路始于2011年，当时公司决定自建费控系统、采购管理系统、销售管理系统及生产制造管理系统，并基于OA系统开发报销系统。尽管这些举措在一定程度上实现了部分操作流程的线上化，但整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期目标存在较大差距。员工在申请报销时，需要在多个系统间频繁切换，不仅操作繁琐，而且效率低下。财务人员则需手工录入报销数据，进行发票验真、查重等工作，假票、错票、重票情况时有发生，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间。
更为严重的是，由于系统割裂、数据分散、信息滞后，同一个报销信息在审批、预算、差标等环节分散管理，无法及时联动，导致财务制度难以有效落地。管理者在决策时，往往依赖手工统计的数据报表，耗时费力且准确性难以保证，无法实时掌握业务运营情况，难以及时调整策略。
痛点分析：报销管理中的重重挑战
动力源在报销管理方面面临的痛点，不仅体现在操作流程的繁琐上，更在于业务覆盖面广、报销模式复杂所带来的稽核难题。作为主营通讯基站建设的企业，动力源的业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作异常繁琐。同时，不同类型费用的支付方式各异，机票、酒店由企业直接支付，而火车票、打车则需员工垫资，这进一步增加了报销管理的复杂性。
此外，动力源的组织架构复杂，各主体流程繁复，也给报销管理带来了不小的挑战。公司总部与分公司之间，甚至同一公司内部不同部门之间，出差申请、订票申请等流程难以统一，操作重复且信息一致性难以保证。这些问题不仅影响了员工的工作体验，也制约了公司财务管理水平的提升。
解决方案：报销服务平台重塑报销流程
面对动力源在报销管理方面的重重挑战，报销服务平台凭借其专业的解决方案和强大的系统集成能力，为动力源量身定制了一套财务数字化转型方案。该方案以系统集成为基础，将动力源的HR系统、BPM系统与报销服务平台费控系统无缝对接，实现了人员基础信息、部门负责人、组织架构及订单数据的实时同步。
更为引人注目的是，报销服务平台提出了“无需报销”的创新理念，彻底颠覆了传统的报销模式。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列流程的优化，不仅极大地提升了报销效率，也显著降低了财务人员的工作负担。
同时，报销服务平台凭借其强大的系统连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步至各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
实施过程与步骤：携手共进，共创辉煌
动力源与报销服务平台的合作始于2020年12月7日，项目历经五个多月的精心筹备与实施。在这段充满挑战与机遇的旅程中，报销服务平台项目经理周晓培始终坚守在项目现场，与动力源的关键用户紧密合作，共同克服了项目中遇到的重重困难。从项目准备、蓝图设计，到系统实现上线准备、功能测试和内部运维，每一个阶段都凝聚着双方团队的智慧与汗水。
在双方高层领导的重视下和项目组成员的共同努力下，项目于2021年5月1日成功上线，七家公司同步启用报销服务平台。项目经理周晓培以其卓越的专业能力和无私的奉献精神，为项目的成功实施立下了汗马功劳。他顶住项目要求高、时间要求紧的压力，克服各种意想不到的困难，加班加点，任劳任怨，确保了项目的顺利进行。
取得的成果与效益：效率提升，成本节约，管理优化
动力源在实施报销服务平台财务数字化转型解决方案后，取得了显著的成果与经济效益。报销周期由原来的普遍4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了约50%。这一成果不仅体现在数字上，更体现在员工工作体验的显著提升上。
员工在申请报销时，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了填报时间，简化了报销流程。因公消费时，员工无需垫资，全场景无需垫资，幸福感显著提升。财务人员则无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力，能够有更多精力投入到更有价值的工作中。
对于管理者而言，报销服务平台提供了事前预算-事中控制-事后分析的全程管控能力，使其能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者能够及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
客户评价与反馈：携手前行，共创未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对报销服务平台财务数字化转型解决方案给予了高度评价。他表示，在企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。而报销服务平台将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，这一做法更具意义。面对复杂的需求，报销服务平台总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来双方还将继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
总结与展望：报销服务平台引领财务数字化转型新潮流
动力源通过实施报销服务平台财务数字化转型解决方案，成功解决了多系统集成、数据互通、操作体验革新等难题，实现了效率提升、成本节约和管理优化等多重效益。报销服务平台凭借其专业的解决方案、强大的系统集成能力和优质的服务支持，在动力源财务数字化转型过程中发挥了关键作用，助力动力源实现降本增效、合规经营和低碳运营。
在当前经济环境下，面对日益激烈的市场竞争和不断变化的商业环境，更多企业应积极拥抱财务数字化转型，选择像报销服务平台这样的专业合作伙伴，共同开启高效、合规、低碳的财务管理新时代。我们诚邀您免费试用报销服务平台，亲身体验其带来的便捷与高效，共同开启财务数字化转型的新篇章。
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