在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数智化转型已成为提升竞争力的关键。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思已帮助众多企业挖掘出更多净利润，成为行业内的佼佼者。
而好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，早在2011年就于深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业，品牌价值高达154.21亿元。拥有1000 + 员工、400 + 全国门店、18家归档主体、2W + 零售网点以及3.6W + 年凭证数的好想你，在企业规模不断扩大的同时，也面临着财务档案管理的诸多难题。接下来，就让我们一同探寻合思如何为好想你量身定制电子档案管理方案，解决其业务痛点。
好想你档案管理困局待解
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纸质档案核对耗时费力
随着业务的持续拓展，好想你在财务归档工作中，需要投入大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个过程中，档案遗失的情况难以避免，每一次的档案缺失都可能导致财务数据的不准确，进而影响企业的决策。这种传统的纸质档案核对方式，不仅效率低下，还增加了财务人员的工作压力。 -
查找不便限制工作效率
纸质档案在时间和空间上都存在很大的局限性。当财务人员需要查找某一份档案时，往往需要耗费大量的时间在堆积如山的档案中翻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这对于企业的日常运营和审计工作来说，无疑是一个巨大的阻碍。 -
管理成本居高不下
大量的纸质档案管理，对空间和人力都提出了极高的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护，这无疑增加了企业的运营成本。在当前经济环境下，如何降低成本、提高效率成为了好想你亟待解决的问题。
合思电子档案管理方案登场
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打破数据壁垒实现便捷联查
合思为好想你打造的电子档案管理方案，首先打破了各系统之间的数据壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过该平台一键联查相关的凭证、单据等信息，大大提高了工作效率。以往需要花费大量时间在不同系统中查找和核对数据的情况一去不复返，财务人员可以将更多的精力投入到数据分析和决策支持等核心工作中。 -
自动组装助力高效审计
在审计方面，合思的方案实现了自动组装功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过电子档案管理平台快速获取所需的审计资料，减少了纸质档案的翻阅和查找时间，提高了审计工作的准确性和及时性。 -
实物管理精准匹配定位
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思实现了电子档案与实物档案的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置，实现了实物档案的高效管理。这不仅提高了档案的查找效率，还降低了档案遗失的风险。
方案实施步步为营
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流程梳理精准定位痛点
合思团队首先对好想你现有的财务档案管理流程进行了全面深入的梳理和分析。通过与好想你财务人员的沟通和实地调研，合思准确地定位了各环节存在的痛点和需求，为后续方案的制定提供了坚实的基础。 -
平台搭建整合数据资源
在明确了痛点和需求后，合思开始搭建档案管理平台。该平台将好想你各系统中的凭证、单据等数据进行了整合和统一存储，实现了数据的集中管理。通过平台的建设，好想你可以更加方便地对财务档案进行查询、统计和分析。 -
规则配置保障证据完整
为了确保凭证数据的准确性和完整性，合思配置了档案关联规则，实现了凭证数据的自动匹配组装。这样一来，每一笔财务业务都有完整的证据链支持，为企业的财务管理提供了有力的保障。 -
库房建立实现虚实关联
最后，合思为好想你建立了虚拟档案库房，并为实物档案添加了二维码。通过二维码技术，实现了电子档案与实物档案的一一对应和关联。财务人员在查阅电子档案时，可以快速找到对应的实物档案，提高了档案管理的效率和准确性。
方案成效显著可鉴
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人工耗时大幅减少
合思的电子档案管理方案实施后，好想你在财务档案管理方面取得了显著的成效。其中，人工耗时减少了90%。财务人员不再需要花费大量的时间在档案整理、核对和查找上，工作效率得到了极大的提升。 -
管理耗时显著降低
在总部接收和借阅管理方面，管理耗时分别减少了80%和67%。这意味着企业可以更加高效地处理财务档案的接收和借阅业务，提高了企业的运营效率。 -
综合成本预计降低
通过合思的电子档案管理方案，好想你预计每年可减少综合成本20万元。这不仅降低了企业的运营成本，还为企业的可持续发展提供了有力的支持。
好想你盛赞合思方案
好想你相关负责人表示，合思的电子档案管理方案极大地提高了公司财务档案管理的效率，降低了成本，解决了长期以来困扰公司的档案管理难题。该方案不仅符合公司的实际需求，还具有很强的可扩展性和前瞻性，为公司的未来发展奠定了坚实的基础。
公司的财务人员也反馈，使用合思档案管理平台后，工作变得更加轻松和高效。他们不再需要花费大量时间在档案整理和查找上，可以将更多的精力投入到核心业务中。合思的方案让他们真正感受到了数字化管理带来的便利和优势。
携手合思开启新程
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，通过合思的电子档案管理方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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