在数字化浪潮的推动下，数电票正以前所未有的速度扩张。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待加强。
因数电票管理要求的特殊性，传统的档案管理方式已难以适应“数字化凭证时代”的需求。在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着诸多难题。企业高管要面对纸质档案管理成本巨大且占地、档案数据难以分析利用的困境；财务人员需处理海量档案数据，整理工作不仅耗费时间，还枯燥繁复；业务人员则被报销纸质票据的繁琐流程所困扰。
此外，传统档案管理还存在诸多成本和风险问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室等存储空间需求大，严重浪费企业资源；高隐形成本使得内部协作滞后，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅数据也无法有效利用；高合规风险导致财税管理低效，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。
值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然到来，同时企业也需关注档案全生命周期管理闭环。在这样的背景下，数字档案管理系统的出现就显得尤为重要和必要。
合思档案：财务数智化的得力助手
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制数字档案管理系统。该公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。其服务内容涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个方面。
合思档案致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。它能够为企业解决内外交困的档案管理问题，能节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，还能确保100%的管理合规性。有了合思档案这一数字档案管理系统，企业的财务档案管理将更加高效、便捷。
强大功能：满足多元档案管理需求
合思档案作为一款先进的数字档案管理系统，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。这六大场景解决方案包括大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统相关、业务系统相关、数电票解决方案、实物备查解决方案等，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
其功能模块十分丰富，涵盖了发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。
在多源采集功能方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。同时，也支持手动采集和自主补录，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。
智能制档功能是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，它还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。
对比优势：远超传统档案管理
与传统档案管理方式相比，合思档案这一数字档案管理系统具有显著的优势。传统档案管理存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，而合思档案可实现100%自动归档。其强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档，既能节约纸张和整理成本，又能提升检索效率，确保管理合规性。
在数据存储和查询方面，传统档案管理效率低下，难以有效利用数据。而合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询，能深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。
面对数电票管理要求，传统档案管理显得力不从心。合思档案则提供了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理。
在实物档案管理上，传统方式较为混乱。合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用。
应用案例：见证实际效果
众多企业的实践证明了合思档案这一数字档案管理系统的卓越性能。某企业年单据量达2.6亿，此前存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。使用合思档案后，实现了统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档问题多、档案整理复杂、利用不便等问题。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
展望未来：引领企业数字化转型
合思档案这一数字档案管理系统能帮助企业解决财务档案管理的各种痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效的作用，助力企业实现业财融合和数字化转型。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的数字档案管理系统，拥有广泛连接的能力、100%自动归档能力、符合国家政策要求以及灵活承接和持续迭代的能力，能够不断满足企业日益变化的档案管理需求。
合思档案以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代。未来，它将继续为更多企业提供优质的档案管理服务，帮助企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。如果您想体验这款先进的数字档案管理系统，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。
