档案归档最佳实践：合思档案助力企业财务数智化升级

在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。传统的财务档案管理方式，犹如一艘老旧的帆船，在数字化的浪潮中艰难前行，归档难、查找慢、成本高、不合规等问题，就像沉重的锚，束缚着企业的发展脚步。

例如，好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，如同在茫茫大海中寻找珍珠，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的风险也如影随形。纸质档案受限于时间和空间的枷锁，查找时要耗费大量时间，实时调阅、同时借阅以及精准查找更是成为了遥不可及的梦想。

随着电子发票时代的到来，企业面临的挑战更加严峻。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，如同一座座大山，压得企业喘不过气来。传统纸质档案管理办法在电子文件面前显得力不从心，无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。

档案管理成本高也是企业的一大痛点。报销、采购付款等业务流程，就像一个巨大的漩涡，吞噬着企业的人力和物力。打印、整理、装订及归档等工作，不仅占用了大量的库房空间，还增加了人员管理成本，借阅流程及实物借出更是繁琐无比。高新兴科技集团就是这一痛点的典型受害者，其报销、采购付款等业务流程的档案管理成本高昂，成为了企业发展的沉重负担。

档案利用效率低同样不容忽视。目前，公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件的难度犹如攀登高峰，耗费大量人力，而且不能实现跨系统调阅，这无疑给企业的财务管理带来了极大的不便。

面对这些痛点，合思档案应运而生，它就像一艘现代化的快艇，为企业的财务档案管理带来了全新的解决方案。

合思档案：财务数智化的领航者

合思档案是北京合思信息技术有限公司推出的一款电子会计档案管理平台，它犹如一把金钥匙，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。合思创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。公司通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多的净利润，就像一位精明的管家，为企业精打细算。

基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。合思就像一个功能强大的财务指挥中心，为企业的财务管理提供了一站式的解决方案。

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这就像一张庞大的服务网络，为企业提供了全方位、无死角的服务支持。

截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择了合思，他们在合思的帮助下，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的价值。合思档案，无疑是企业财务档案管理的最佳选择。

合思档案核心功能亮点：解锁档案管理新体验

合思档案拥有一系列强大的核心功能亮点，就像一颗璀璨的明珠，在财务档案管理领域闪耀着独特的光芒。
它能够实现便捷调阅不打印，混序归集免组装，为企业实现电子会计档案全生命周期管理。这一过程包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。智能采集可通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行，就像一个聪明的小秘书，自动收集和整理各种档案信息。
在档案制档方面，合思档案实现了智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，合思档案实现了凭证、单据、合同、回单等四证的统一储存、标准和管理，搭建了会计资料之间的关系，形成了以业务为核心的证据链条，实现了业财一体双向穿透。这就像一座坚固的桥梁，将业务和财务紧密连接在一起。
档案管理方面，合思档案具备精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求等特点。它就像一位严谨的卫士，确保档案的安全和合规。
档案利用方面，合思档案可实现多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。高新兴科技集团通过合思档案实现了档案全场景数字化利用，打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这就像一个高效的搜索引擎，让企业能够快速找到所需的档案信息。

用户使用合思档案收益：开启企业发展新征程

用户使用合思档案能够获得多方面的收益，就像开启了一扇通往成功的大门。
自动化归档让企业告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。这就像给企业减轻了沉重的负担，让企业能够轻装上阵。
合思档案能够大幅降低企业的成本，包括耗材成本、存储成本和人力成本。以1家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年节约打印成本300,000元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本338,910元。这就像为企业节省了一大笔开支，让企业的资金更加充裕。
合思档案还能提升企业的工作效率，如财务档案归档效率、员工报销效率等。中文传媒使用合思档案后，财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%。这就像给企业的工作效率装上了加速器，让企业的运转更加高效。
通过对接标准工具包，合思档案实现了OFD文件与XBRL工具包原生存储；通过四性检验与业务校验保证了档案原生存储安全合规。中文传媒通过合思档案满足了财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，提升了财务档案管理能力，实现了财务档案数字化。这就像为企业的合规经营保驾护航，让企业能够在合法合规的轨道上稳步发展。

合思档案典型应用场景：多领域绽放光彩

合思档案在多个典型应用场景中展现出了强大的适用性，就像一颗万能的螺丝钉，能够在不同的领域发挥重要作用。
在电子凭证管理场景中，合思档案可实现电子凭证的采集、验签、解析、校验；自动填报、自动入账；封装入账结构化信息；自动归档。中文传媒在电子凭证管理方面，通过合思档案实现了外部凭证、内部凭证、发票管理、智能填报、业务报表、财务核算等文件传输，以及邮件短信（对公、对私、付款单等）、系统直联（回单位签、解折XBRL、财务报告等），并同步原始凭证信息至档案服务。这就像一个高效的电子凭证处理中心，让企业的电子凭证管理变得轻松简单。
在档案检索与利用场景中，多维检索条件可快速定位所需档案，通过档案关系，凭证、发票、回单、业务单据等实现组合式穿透预览。高新兴科技集团通过合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。这就像一个智能的档案检索系统，让企业能够快速找到所需的档案信息。
在业财融合场景中，合思档案助力企业实现业财一体化，提高总部与门店业财融合效率。云南菜品牌连锁经营企业通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%，成功落地了精细化运营的财务中台。这就像一座桥梁，将企业的业务和财务紧密连接在一起，实现了业财的深度融合。
在审计场景中，通过电子凭证数字化标准落地，合思档案实现了企业全面财务档案数字化，支撑便捷、高效的内外部审计需求。中文传媒通过合思档案实现了数字化审计，满足企业内外部审计需求。这就像一个强大的审计助手，让企业的审计工作变得更加轻松高效。

合思档案客户成功案例：真实见证实力

合思档案已经帮助众多不同行业的企业解决了财务档案管理问题，取得了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等业务痛点。合思档案为其提供了打破壁垒，数据同源；自动组装，审计便捷；实物高效管理等解决方案。方案实施后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师的业务痛点包括成本高、效率低、合规难等。合思档案提供了无纸化管理、去人工化、资产化等解决方案。实施后纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在档案管理方面存在整理环节档案数据难利用、保管环节交接繁琐、存储环节占用空间、管理利用效率低等问题。合思档案通过统一存储、业务证据链完整、数据共享一站式查阅、银行回单无纸化等解决方案，使档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。
帆书面临着档案装订工作量大、打印成本和存储成本高、企业发展难支撑等业务痛点。合思档案提供了流程合规的解决方案，实现了仓储需求减少了70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生等收益。

未来财务用合思，让有限更有效。合思档案已帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，你也可以加入其中。立即拨打400 – 105 – 6505联系我们，或者访问www.hosecloud.com了解更多详情，扫描二维码了解合思档案和更多案例。选择合思档案，开启财务数智化新时代，告别传统档案管理的烦恼，享受高效、便捷、合规的档案管理体验。众多不同行业的企业都已从合思档案中受益，你还在等什么？快来免费试用，让合思档案助力你的企业发展。