在数字化浪潮席卷的当下，企业的财务管理数字化转型已成为提升竞争力的关键。有这样一家知名头部数字阅读品牌，借助合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，在发票归档管理等财务全流程实现了数字化闭环，取得了令人瞩目的成效。该企业在引入合思方案后，财务准确性顺利通过审计，符合上市要求，财务及时性更是大幅提升，结账时间从 T+15 提升到 T+7，年底预计能达到 T+5。如此显著的成果，不禁让人好奇，这家企业在转型前经历了怎样的困境，合思的解决方案又是如何发挥神奇功效的呢？
客户困境：发票归档管理难题凸显
这家知名头部数字阅读品牌在发展过程中，面临着诸多财务管理上的挑战，尤其是发票归档管理方面问题重重。
企业的数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度极大。这导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。在发票归档管理上，数据的分散使得归档工作难以有序开展，无法形成完整的档案体系。
每个财务月，企业均需处理单据量 500+ 张，全量的原始凭证与财务凭证都要进行打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。在发票归档管理中，大量的纸质凭证处理增加了归档的难度和工作量，降低了工作效率。
全业务数据都需要打印成本，使用纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。同时，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。业务借阅历史资料时，需要在海量纸质文件中翻找，根本无法适应企业快速扩张的需求。发票归档管理在这种情况下，不仅效率低下，还存在信息安全和完整性的隐患。
合思方案：精准破解发票归档管理难题
针对该企业的困境，合思推出了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为发票归档管理带来了全新的变革。
合思的方案助力企业完成业财平台建设，实现了财务准确性和及时性的提升。在发票归档管理方面，通过业财平台的整合，实现了数据的集中管理和自动化处理，提高了归档的准确性和效率。
方案实现了员工灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。员工在消费过程中产生的发票等相关信息可以实时上传到系统，为发票归档管理提供了及时准确的数据来源。
紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。在发票归档管理中，减少了纸质档案的使用，降低了纸张浪费和存储成本，同时提高了档案的安全性和可检索性。
显著成效：发票归档管理焕然一新
该企业使用合思解决方案后，在发票归档管理等方面取得了显著的成效。
在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。在发票归档管理中，付款信息与发票信息的实时关联，使得归档工作更加高效。同时，提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率，让发票归档管理更加便捷。
在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况。在发票归档管理中，对费用的有效管控减少了不必要的发票产生，降低了归档成本。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。
在合规方面，发票 OCR 识别验真，有效保障企业费用合规。在发票归档管理中，确保了归档发票的真实性和合法性。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，让发票归档管理更加规范。
客户反馈：高度认可发票归档管理提升
该企业通过合思方案实现了财务数据自动化率 91% 以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。在发票归档管理方面，自动化率的提升使得归档工作更加高效准确。
企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上，对合思方案的效果给予了高度肯定。发票归档管理作为财务管理的重要环节，也将随着财务数据自动化率的提升而进一步优化。
未来展望：携手推进发票归档管理升级
未来，建议该企业进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合，与合思继续携手推动企业数字化转型迈向新高度。在发票归档管理方面，全链路管理将使得发票从产生到归档的整个过程更加顺畅，数据价值得到充分挖掘。
合思持续更新升级的产品和服务，将为该企业在不断变化的市场环境中提供有力支持，双方有望在更多领域展开深入合作。发票归档管理也将随着合思产品和服务的升级而不断完善。
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