在当今数字化浪潮席卷的商业世界里，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，凭借国家认定厨房工业设计中心的专业实力和“智能制造示范企业”的卓越荣誉，一直在行业中熠熠生辉。然而，在财务档案管理的领域，这家行业佼佼者也曾面临诸多挑战。而合思，作为一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润，成功助力金牌橱柜实现了财务数字化转型，其中发票数据管理在这一过程中发挥了重要作用。
业务困境：金牌橱柜的档案管理痛点
在引入合思档案系统之前，金牌橱柜的财务档案管理处于传统模式，发票数据管理也面临重重困境。在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同系统之中。发票数据难以有效利用，工作人员需要逐一打印发票、手工匹配相关凭证、精心组装、仔细装订，最后才能上架保存。每一个步骤都耗费大量的人力和时间，发票数据的分散使得其价值难以充分挖掘。
保管环节同样存在问题。财务部门临时保管档案一年后，需将其移交至综合档案管理部门。这一过程涉及大量的交接工作，增加了管理成本和出错的风险，发票数据在交接过程中的完整性和准确性也难以得到有效保障。
存储方面，公司设有独立的档案室来存放纸质档案。但随着业务的不断拓展，纸质发票等档案数量急剧增加，档案室的空间压力日益增大。而且，纸质档案容易受到环境因素的影响，如潮湿、火灾等，存在数据丢失的潜在风险，发票数据的安全性受到威胁。
在管理利用方面，公司以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，效率低下。尤其是在查找发票数据时，往往需要花费大量时间在堆积如山的纸质档案中寻找，这不仅影响了工作效率，也难以满足企业快速决策的需求。
解决方案：合思为金牌橱柜量身定制
针对金牌橱柜在财务档案管理包括发票数据管理方面的痛点，合思提出了一套全面的解决方案。
– 统一存储：打破发票数据孤岛
合思打破了数据孤岛的局面，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存。通过统一标准和管理，发票数据与其他相关数据实现了无缝对接，形成了一个完整的数据库。这使得发票数据不再孤立存在，而是与企业的其他业务数据相互关联，为企业的财务管理提供了更全面、准确的信息支持。
– 完整证据链：搭建发票业务关系
合思搭建了会计资料之间的关系，以业务为核心构建了完整的证据链条。在这个链条中，发票数据与业务流程紧密相连，实现了业财一体的双向穿透。企业可以通过发票数据追溯到具体的业务交易，也可以从业务交易关联到对应的发票数据。这种紧密的关联使得财务数据更加真实、可靠，为企业的决策提供了有力的支持。
– 数据共享：一站式发票查阅
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。工作人员只需在系统中输入关键词，即可快速定位到所需的发票数据，查阅便捷高效。这大大节省了查找发票数据的时间，提高了工作效率，使得企业能够更加及时地获取财务信息，做出准确的决策。
– 无纸化管理：发票降本增效
合思实现了银行回单的无纸化管理，对于海量的银行回单能够自动采集、切割、组装。这一举措不仅减少了纸质回单的使用，降低了成本，还提高了数据处理的准确性和效率。同时，发票数据的电子化管理也使得企业能够更好地进行数据分析和挖掘，为企业的财务管理提供更多的价值。
实施过程：专业推进发票数据管理变革
合思凭借自身强大的专业能力和技术优势，按照既定方案，有条不紊地为金牌橱柜实施财务数字化转型。在发票数据管理方面，首先进行了系统对接。合思的技术团队将合思档案系统与金牌橱柜现有的业务系统进行了深度对接，确保发票数据能够在不同系统之间流畅传输。
接着是数据整合。合思对金牌橱柜各个系统中的发票数据进行了全面梳理和整合，将分散的数据集中到一个统一的平台上。在整合过程中，对发票数据进行了清洗和验证，确保数据的准确性和完整性。
最后是流程优化。合思根据金牌橱柜的业务特点和需求，对发票数据管理流程进行了优化。通过自动化和智能化的手段，减少了人工操作环节，提高了发票数据管理的效率和质量。
显著成果：发票数据管理带来效益提升
经过合思档案系统的实施，金牌橱柜在发票数据管理等财务档案管理方面取得了显著的成果。
档案匹配耗时减少了84%。在过去，人工匹配发票和其他凭证需要花费大量时间，而现在通过合思系统的自动化匹配功能，大大缩短了匹配时间，提高了工作效率。
档案查询耗时减少了80%。一站式查阅功能使得工作人员能够快速找到所需的发票数据，无需再在纸质档案中苦苦寻找，节省了大量的时间和精力。
预估节省总体成本30万+/年。无纸化管理减少了纸质档案的印刷、存储和维护成本，同时提高了工作效率，降低了人工成本。
档案合规性达到了100%。合思系统严格遵循相关法规和标准，对发票数据进行规范化管理，确保了企业财务档案的合规性。
高度评价：金牌橱柜认可合思方案
金牌橱柜通过合思档案系统，成功解决了发票数据管理等档案管理中的诸多难题，实现了降本增效和合规管理。金牌橱柜对合思的专业服务和解决方案给予了高度认可和好评，认为合思档案系统为企业的数字化转型提供了有力支持。合思系统的应用不仅提升了企业的财务管理水平，还为企业的未来发展奠定了坚实的基础。
在当前竞争激烈的商业环境下，企业的财务数字化转型已刻不容缓。合思作为一家专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的技术实力和专业服务团队。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥更有效的作用。
如果您的企业也面临财务档案管理难题，尤其是发票数据管理方面的挑战，不妨选择合思，开启财务数智化转型之旅。现在就可以免费试用合思档案系统，体验其为企业带来的全新变革。
