在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务数智化的关键趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也跟进，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同催化剂，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将在这场变革中得到全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然拉开帷幕。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一时代机遇，顺势推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像一把精准的钥匙，为企业开启了电子凭证数字化转型的便捷之门，帮助企业更好地应对数字化时代的挑战。接下来，让我们通过金牌橱柜家居科技股份有限公司的典型案例，深入了解合思档案的强大功能和显著价值。
传统模式困境重重：金牌橱柜档案管理之痛
在传统档案管理模式下，金牌橱柜家居科技股份有限公司面临着诸多业务痛点，宛如陷入了一座复杂的迷宫，难以找到高效管理的出口。
在整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中，难以形成完整的链条。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，每一个步骤都耗费大量的时间和精力，档案数据的利用效率极低。这种繁琐的操作流程，不仅增加了人力成本，还容易出现错误，影响档案管理的准确性和及时性。
保管环节同样不容乐观。财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这种交接过程中，容易出现档案丢失、损坏等问题，增加了档案管理的风险。
存储环节，公司采用独立档案室来存放纸质档案。然而，随着业务的不断发展，纸质档案的数量与日俱增，档案室的空间逐渐变得捉襟见肘。同时，纸质档案容易受到自然灾害、人为破坏等因素的影响，存在一定的安全隐患。
在管理利用方面，公司主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，效率低下。而且，纸质档案的查阅和共享存在诸多不便，无法满足企业快速决策和高效运营的需求。
合思方案精准破局：金牌橱柜档案管理新出路
面对金牌橱柜在传统档案管理模式下的困境，合思档案凭借其针对性和创新性的解决方案，为企业带来了新的希望。
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统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了数据孤岛的局面，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。就像将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，让档案数据变得更加有序和易于管理。通过这种方式，企业可以更方便地对档案数据进行查询、分析和利用，提高了档案数据的价值。 -
业务证据链完整：实现业财一体双向穿透
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以从业务角度出发，快速找到相关的财务数据，也可以从财务数据追溯到具体的业务活动。这种紧密的联系，让企业的财务管理更加透明和高效，为企业的决策提供了更加有力的支持。 -
数据共享，一站式查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。工作人员只需在系统中输入关键词，就可以快速找到所需的档案资料，查阅便捷高效。这种方式大大节省了查阅时间，提高了工作效率，让企业能够更加及时地获取所需信息。 -
银行回单无纸化：助力降本增效
海量银行回单的管理一直是企业档案管理的难题之一。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还提高了回单管理的准确性和效率。通过这种方式，企业可以更好地控制成本，提高经济效益。
显著成果见证实力：金牌橱柜档案管理新飞跃
金牌橱柜在使用合思档案后，取得了显著的成果，各项数据的变化充分证明了合思档案解决方案的有效性。
档案匹配耗时减少了84%。在传统模式下，工作人员需要花费大量的时间进行档案匹配，效率低下。而合思档案通过智能化的匹配算法，快速准确地完成档案匹配工作，大大节省了时间和人力成本。
档案查询耗时减少了80%。以前，工作人员需要在堆积如山的纸质档案中逐一查找所需资料，查询过程繁琐且耗时。现在，通过合思档案的一站式查阅功能，工作人员可以快速找到所需档案，查询效率得到了极大提升。
预估节省总体成本30万+/年。合思档案的应用，不仅减少了人力成本和纸张成本，还提高了工作效率，为企业带来了可观的经济效益。同时，无纸化管理也符合环保理念，为企业的可持续发展做出了贡献。
档案合规性达到了100%。合思档案严格遵循国家相关法规和标准，对档案进行规范化管理，确保了档案的合规性。这让企业在面对审计和监管时更加从容自信，降低了企业的合规风险。
合思档案引领未来：助力企业降本增效合规经营
合思档案就像一位贴心的财务管家，帮助企业实现了降本增效、合规经营的目标。合思通过敏捷的财务收支管理平台，深入挖掘企业的财务数据，帮助企业发现潜在的利润增长点，挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。合思档案作为电子凭证数字化转型的推动者，将进一步推动我国电子凭证数字化转型的进程，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，他们通过合思的财务数据整合方案，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用。
如果您的企业也正在为电子凭证管理和档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用合思的财务数据整合方案，亲身体验合思档案带来的高效、便捷和价值。让合思陪伴您的企业一起迈向电子凭证数字化转型的未来！
