在当今竞争激烈的商业环境中，企业对于成本控制的重视程度日益提升，而出差费用作为企业运营成本的重要组成部分，其管理效率与精准度直接关系到企业的利润空间与竞争力。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年成立以来，便深耕于财务数智化领域，致力于通过敏捷的财务收支管理平台，为企业提供全方位的财务数智化解决方案，助力企业优化出差费用策略，实现降本增效与合规经营。
客户概览：高端制造巨头的财务转型之路
在高端制造行业，有一家上市公司，凭借其庞大的规模与广泛的业务布局，稳坐行业龙头地位。该公司拥有超过3000名员工，旗下分布着10余家子公司，业务覆盖国内外多个市场。然而，随着业务的不断拓展，其在出差费用管理上遭遇了前所未有的挑战。
员工报销流程繁琐，往往需要跨多个系统操作，且不支持移动端处理，导致报销周期长达两个月之久，员工体验极差。财务部门则深陷于低价值的手工做账、验真查重等工作中，超标核对更是耗时费力。更为关键的是，管理层难以实时掌握业务数据，决策缺乏数据支撑，出差费用居高不下，成为企业的一大痛点。
业务痛点：差旅费用管理的重重困境
深入剖析该企业的差旅费用管理现状，不难发现其面临的三大核心痛点：
- 报销流程冗长低效：员工需经历纸质借款申请、多系统操作、个人垫资等一系列繁琐步骤，报销时效性大打折扣。
- 财务工作繁重且低效：手工做账、手动验真查重、超标核对等工作占据了财务人员大量时间，导致工作效率低下。
- 管理决策缺乏数据支持：人工统计分析难以做到实时、准确，管理层在制定出差费用策略时缺乏有力的数据支撑。
合思方案：构建智能出差费用管理体系
针对该企业的具体需求，合思量身定制了一套出差费用策略解决方案，涵盖预算预占用、费用标准校验、行程重叠校验、订单占预算、差标校验、对账结算中心、统一结算、统一开票、自动生成凭证以及合思 BI·差旅分析等核心功能。通过合思费控、合思商城、ERP 互联、银企直连等产品的综合运用，实现了出差费用管理的全面智能化。
预算预占用与费用标准校验
合思系统支持预算预占用功能，员工在提交出差申请时即可实时查看预算余额，避免超支情况发生。同时，系统内置的费用标准校验功能，能够自动比对员工的出差申请与公司的费用标准，确保每一笔支出都符合规定。
行程重叠校验与订单占预算
针对员工可能存在的行程重叠问题，合思系统提供了行程重叠校验功能，有效避免了不必要的费用支出。此外，订单占预算功能使得管理层能够实时掌握各项费用的预算执行情况，为决策提供有力支持。
对账结算中心与统一结算开票
合思对账结算中心实现了与供应商的无缝对接，支持统一结算与开票，大大简化了财务流程。财务人员无需再手动核对大量发票与账单，节省了大量时间与精力。
自动生成凭证与差旅分析
系统能够自动生成凭证，减少人工录入错误，提高财务工作效率。同时，合思 BI·差旅分析功能提供了多种差旅数据分析看板，帮助企业洞察差旅行为，优化差旅标准，进一步节省成本。
实施路径：从“点”到“线”的费控管理升级
在实施过程中，合思采取了从“点”到“线”的费控管理升级策略。首先，针对财务人员手工登记 Excel 表格费时费力的问题，合思提供了自动化解决方案，大大提高了工作效率。其次，针对原有 TMC 平台不满足需求以及 OA+ 自研费控系统仅服务于审批的局限性，合思进行了全面升级，实现了从申请到结算的全流程管理。
员工移动端申请：便捷高效的新体验
通过合思系统，员工可以在移动端轻松提交出差申请，无需再受地域限制。即使身处偏远地区，也能通过合思商城消费免垫资开票，供应商覆盖面广，确保员工能够顺利购买到所需的车票、酒店等服务。
财务月底1次对账：自动化操作省时省力
合思系统实现了入账自动化操作，财务人员无需再手动核对大量账单与发票，只需在月底进行一次集中对账即可。这不仅节省了时间，还提高了对账的准确性。
成果斐然：出差费用策略优化带来的显著效益
实施合思解决方案后，该企业在出差费用管理方面取得了显著成效：
- 员工报销效率提升300%：报销流程的简化与移动端的应用，使得员工报销效率大幅提升，报销周期缩短至数天之内。
- 财务人力成本降低50%：自动化操作与智能化管理，使得财务人员从繁琐的手工工作中解放出来，人力成本大幅降低。
- 管理洞察与数据监测能力增强：多种差旅数据分析看板为管理层提供了实时、准确的数据支持，有助于企业洞察差旅行为，优化差旅标准，进一步节省成本。
客户赞誉：有求必应 一拍即合
该企业对合思的解决方案给予了高度评价：“与合思合作真正实现了‘有求必应、一拍即合’。面对复杂的需求，合思能够第一时间解决，不会因为事情复杂而放弃，真正做到了‘有求必应’。在工作方法及管理理念上，双方团队能产生共鸣，实现‘一拍即合’。”
携手合思：开启企业财务数智化转型新篇章
在当前经济环境下，企业面临着前所未有的挑战与机遇。优化出差费用策略，实现财务数智化转型，已成为企业提升竞争力、实现可持续发展的关键。北京合思信息技术有限公司凭借其专业的财务数智化产品与服务，已成功助力7000+付费企业和300万+未来财务人实现了财务数智化转型。
无论您的企业身处哪个行业，无论规模大小，合思都能为您提供量身定制的出差费用策略解决方案。我们拥有覆盖国内外数百个城市的直营服务网络，能够为您提供全方位、一站式的服务支持。
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