在当今财务数智化的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。自2024年11月1日铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，到12月1日民航旅客运输服务领域推广航空运输电子客票行程单的全面数字化电子发票，我国电子凭证改革已然驶入快车道。电子凭证开具端基本实现数字化适配，这意味着电子凭证接收、报销、入账、归档难的最后一公里即将全面打通，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同转型。在此背景下，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，其出现具有很强的针对性和必要性。
电子凭证转型浪潮下的市场需求
在时代的洪流中，电子凭证数字化转型已成不可阻挡之势。我国电子凭证改革的快速推进，使得电子凭证开具端基本完成数字化适配，电子凭证全流程无纸化时代正式开启，数字化转型进一步提速。
会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的关键数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现数字化。电子凭证全流程无纸化不仅有利于优化管理流程，还能降低单位运行成本和资源消耗，实现数字化与绿色化的协同发展。这一趋势使得市场对电子会计档案管理的需求愈发迫切。会计文件共享在电子凭证全流程无纸化中起着关键作用，它能让企业各部门更高效地获取和使用会计文件，提升整体运营效率。
传统会计档案管理的痛点迷局
在传统会计档案管理模式下，企业面临着诸多难题。
以好想你健康食品股份有限公司为例，其在档案管理方面存在诸多问题。归档工作困难重重，财务人员在归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。查找档案更是耗时耗力，纸质档案受时间和空间的限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。而且，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不符合管理要求。
COMMUNE幻师也面临着类似的困境。档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元，门店报销周期长达2个月，效率极低。并且，对于电子会计凭证文件，缺乏有效的管理手段。
云南菜品牌连锁经营同样深受传统档案管理之苦。多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，纸质档案打印成本高昂。档案存储耗费大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。海量的纸质档案资料查找困难，需要人工逐一查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。在这些传统档案管理模式下，会计文件共享难以实现，极大地影响了企业的运营效率。
合思档案的整体破局之策
合思档案针对上述痛点，提出了全面的解决思路。它实现了电子凭证会计处理全流程各环节的打通，涵盖采集、制、管、用四个环节，对电子会计档案进行全生命周期管理。
合思档案提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业提供一站式服务。
通过开放式接口互联，合思档案能够实现自主采集，大文件自动切割、数电票自动化解析。在管理过程中，它能够进行智能关联、自动组装，开展四性检测、业务检测、自定义版式文件。同时，精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求。在使用方面，支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，为会计文件共享提供了有力支持。
合思档案的核心功能揭秘
合思档案具有多个核心功能和模块。
在智能采集方面，它整合了外部生态和内部系统。外部生态利用OCR识别、RPA技术等，内部系统则通过EAI插件、API接口等，确保能够高效、准确地采集各类会计文件，为会计文件共享提供丰富的数据来源。
预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，能够对采集到的会计文件进行初步处理和分类，为后续的管理和使用做好准备。
基础管理模块涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能。它能够安全、可靠地存储会计文件，提供便捷的检索和借阅服务，同时按照规定对过期档案进行销毁，保障会计文件的合理利用和会计文件共享的有序进行。
档案服务模块则提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能。这些功能能够帮助企业更好地利用会计文件，进行数据分析和决策支持，进一步提升会计文件共享的价值。
合思档案的独特竞争优势
合思档案相较于其他解决方案，具有诸多独特优势。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，强大的资金和技术实力为合思档案的研发和发展提供了坚实的支撑。
秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够及时响应客户需求，提供本地化服务，确保客户在使用合思档案时能够得到全方位的支持，也有利于会计文件共享服务的推广和实施。
合思档案实现了自动化归档，告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业提供了更精准、更高效的财务管理手段，也为会计文件共享创造了良好的条件。
合思档案的成功实践典范
众多不同行业的企业使用合思档案后，都取得了显著成效。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，人工耗时减少了90%，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。通过合思档案实现的会计文件共享，让企业各部门之间的信息流通更加顺畅，提升了整体运营效率。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。会计文件共享使得财务信息能够及时准确地传递，加速了报销流程，提高了企业的资金使用效率。
云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。会计文件共享促进了业务部门和财务部门的深度融合，提升了企业的管理水平。
合思的全方位服务保障
合思为客户提供了完善的服务体系和保障。
在北京、杭州、南昌设立的研发中心，能够不断进行技术创新和产品优化，确保合思档案始终保持领先的技术水平，为会计文件共享提供更先进的技术支持。
在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，合思能够及时响应客户需求，提供本地化服务。无论是在技术咨询、系统安装调试，还是在后续的维护和升级过程中，都能为客户提供及时、高效的服务。
秉承以客户为中心的服务理念，合思为客户提供全方位、全流程的服务支持。从客户的需求调研、方案设计，到系统实施、培训和售后维护，合思都全程陪伴，确保客户能够顺利使用合思档案，实现会计文件共享和财务数智化转型。
合思档案的未来展望
合思档案在电子会计档案管理方面发挥着重要作用。它能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。在会计文件共享方面，合思档案也为企业提供了高效、安全、便捷的解决方案，促进了企业财务管理的提升。
合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断提升产品和服务质量，助力更多企业实现财务数智化转型。如果您也想体验合思档案带来的高效会计文件共享和财务管理提升，不妨点击免费试用，开启您的财务数智化之旅。
