在当今数字化浪潮席卷的时代，尤其是数电票时代的来临，电子会计档案管理的重要性愈发凸显。相关规划显示，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务档案管理正面临前所未有的新挑战，信息化建设成为企业亟待补齐的短板。数电票有着严格的存档要求，须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。在此背景下，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
然而，传统纸质档案管理模式却存在诸多痛点。在纸电混合时代，企业高管面临着巨大的困扰。纸质档案管理成本高昂，不仅有纸质凭证输出的耗材成本，还有档案室和档案柜等存储空间的需求；而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被繁重的工作压得喘不过气，档案数据量庞大，整理工作耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复。业务人员也面临着出差、招待后报销的纸质票据留存再上交流程繁琐、耗费时间的问题。
传统纸质档案管理的问题远不止于此，它还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高以及存储空间需求大；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则是电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。值得庆幸的是，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，而电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了专业的电子会计档案管理解决方案。
合思档案解决方案全景图
合思档案提供了丰富多样的解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它拥有领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，并且广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
单套制解决方案为企业带来了极大的便利。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程方面，包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案具有强大的扩展性。它可自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案则为财务合规提供了有力保障。通过可视化的规则引擎，它提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。
合思档案核心功能揭秘
合思档案拥有一系列强大的核心功能，这些功能在多个方面展现出独特的能力。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。此外，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它还支持手动采集，自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式。
智能制档功能大大提高了工作效率。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。还可通过字段映射，让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件功能独具特色。它自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
合思档案应用案例展示
众多企业在使用合思档案后，都取得了显著的效果。
某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的方案，使业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据以树状结构呈现；实现档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，能够1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，凭证总量达14W + ，单据总量达50W + ，某月入库数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。该企业整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配等，档案管理痛点包括会计档案散落各系统、数据未有效整理利用等。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；业务检测方案能快速核查档案关系链条是否完整匹配；跨系统调阅方案可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。该企业预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，存储环节实物存档占用空间等问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供可靠的服务保障。合思档案具有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，且国家四部委官方试点100%成功验收，产品质量和安全性有保障。
如果您的企业也想解决档案管理难题，实现数字化转型和降本增效，不妨选择合思档案。您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号和微信小程序二维码等方式联系合思，获取档案管理解决方案，还能免费试用合思档案，开启电子会计档案管理的新时代。
