在企业的运营管理中，财务档案管理是一项至关重要却又颇具挑战的工作。以好想你健康食品股份有限公司为例，这家成立于1992年、2011年在深交所中小板上市的红枣行业上市公司，拥有着154.21亿元的品牌价值、1000 + 员工、400 + 全国门店数、18家归档主体、2W + 零售网点以及3.6W + 年凭证数。如此庞大的业务规模，使得其财务档案管理面临着诸多难题，而合思的数字档案管理系统则为其提供了有效的解决方案，助力企业实现降本增效。
业务困局：好想你档案管理痛点剖析
- 归档艰难耗时费力
好想你在财务归档工作中，面临着巨大的挑战。每一次进行财务归档，财务人员都需要花费大量的时间去仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个过程中，由于工作量巨大且流程繁琐，档案遗失的情况难以避免。大量的纸质单据在流转过程中，稍有疏忽就可能导致重要档案的丢失，给企业的财务管理带来潜在风险。 - 查找缓慢效率低下
纸质档案的管理方式存在着明显的局限性。受限于时间和空间的因素，当需要查找特定的档案时，工作人员往往要耗费大量的时间在堆积如山的档案中进行寻找。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这对于企业的日常运营和审计工作造成了极大的阻碍。在紧急需要某份档案时，这种低效的查找方式可能会延误重要决策的制定。 - 成本高昂负担沉重
大量的纸质档案管理对企业的空间和人力提出了巨大的要求。企业需要专门的仓库来存放这些档案，这不仅增加了场地租赁成本，还需要安排专人进行档案的整理、保管和维护，人力成本也随之增加。随着企业业务的不断发展，档案数量的持续增长，这种成本负担也在不断加重。 - 合规难题亟待解决
传统的纸质档案管理办法已经无法满足现代企业的管理要求。它无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用。在当前日益严格的监管环境下，企业面临着合规风险，需要一种更加先进、可靠的档案管理方式来解决这些问题。
破局之策：合思数字档案管理系统解决方案
- 打破壁垒数据同源
合思的数字档案管理系统为好想你财务人员带来了极大的便利。该系统打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过一键联查的功能，快速获取所需的相关信息，工作效率得到了有效提升。不再需要在不同的系统和纸质档案中来回查找，节省了大量的时间和精力。 - 自动组装审计便捷
在审计工作方面，合思数字档案管理系统具有独特的优势。它采用内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅的方式，实现了自动组装档案。这种方式大大提升了审计效率，审计人员可以更加快速、准确地获取所需的审计资料，减少了审计过程中的繁琐环节。 - 实物高效管理
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思数字档案管理系统实现了电子与实物的完美匹配。查阅者在查询电子档案时，即可快速定位实物档案的位置。这不仅提高了档案查阅的效率，还减少了因实物档案查找困难而带来的时间浪费。
成效显著：好想你实施方案成果斐然
- 人工耗时大幅减少
通过实施合思的数字档案管理系统，好想你在档案管理方面取得了显著的成效。在人工耗时方面，减少了90%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作的整体效率和质量。 - 总部管理耗时降低
总部在接收和管理档案方面，也实现了管理耗时的大幅减少。减少了80%的管理耗时，使得总部能够更加高效地处理和分析档案数据，为企业的决策提供更加及时、准确的支持。 - 借阅管理效率提升
在借阅管理方面，同样取得了良好的效果。减少了67%的管理耗时，借阅流程更加顺畅，借阅者能够更快地获取所需的档案，提高了档案的利用率。 - 综合成本显著下降
从成本角度来看，合思数字档案管理系统为好想你带来了实实在在的经济效益。预计每年可减少综合成本20万元，这对于企业来说是一笔不小的节省，有助于提升企业的盈利能力。
引领转型：合思助力企业财务数智化
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。其推出的数字档案管理系统——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。该系统已经助力众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，通过合思的数字档案管理系统，实现了财务数智化转型，让有限的资源发挥出更大的效益。
在当前的经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争和不断变化的监管要求。选择合思的数字档案管理系统，是企业实现财务数智化转型、降本增效的明智之选。如果您的企业也正在为财务档案管理难题而困扰，不妨拨打400 – 105 – 6505，或者访问www.hosecloud.com ，了解更多关于合思数字档案管理系统的信息，还可以免费试用，开启企业财务数智化转型的新篇章。
