在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理面临着诸多挑战。如何高效、精准地管理财务档案，实现降本增效，成为众多企业亟待解决的问题。今天，我们以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，深入探讨合思档案如何凭借其先进的电子档案管理方案，助力企业解决财务档案管理难题，实现财务数智化转型。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定“智能制造示范企业”。在企业的发展进程中，财务档案管理是一项至关重要却又颇具挑战的工作。接下来，让我们详细了解金牌橱柜在财务档案管理方面的具体情况。
金牌橱柜财务档案管理困局
- 业务背景下的档案管理现状
金牌橱柜业务广泛且复杂，随着企业的不断发展，财务档案数量也日益增多。在传统的财务档案管理模式下，档案管理的各个环节都面临着重重困难。 - 整理环节：数据孤岛难破
在整理环节，会计档案分散在各个系统之中，形成了一个个数据孤岛。档案数据难以有效利用，工作人员需要逐一进行打印、手工匹配、组装、装订以及上架等繁琐操作。这不仅耗费了大量的人力和时间，还容易出现错误，降低了工作效率。 - 保管环节：流程繁琐交接
财务档案需要先由财务部门临时保管1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这种交接流程不仅增加了档案管理的复杂性，还存在着档案丢失或损坏的风险。 - 存储环节：空间与成本难题
独立的档案室用于存放纸质档案，这不仅需要占用大量的空间，还需要投入高额的存储成本。随着档案数量的不断增加，档案室的空间压力也越来越大。 - 管理利用：效率低下查档难
在管理利用方面，以纸质档案管理为主的方式存在着诸多弊端。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，这不仅效率低下，而且难以满足企业快速发展的需求。
合思电子档案管理方案精准破局
- 统一存储：打破数据壁垒
合思为金牌橱柜提供的电子档案管理方案，首先解决了数据孤岛问题。该方案打破了各系统之间的壁垒，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。这使得档案数据能够得到有效利用，提高了工作效率。 - 业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思的电子档案管理方案搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条。通过业财一体双向穿透，企业能够更加清晰地了解业务与财务之间的关联，为决策提供更加准确的依据。 - 数据共享：一站式便捷查阅
该方案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。工作人员可以通过系统快速、准确地查找所需的档案信息，大大提高了查阅效率。 - 银行回单无纸化：降本增效新举措
海量的银行回单是财务档案管理中的一大难题。合思的电子档案管理方案实现了银行回单的自动采集、切割和组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸张的使用，降低了成本，还提高了工作效率。
电子档案管理方案落地实施
虽然目前文档未提及具体的实施过程与步骤，但我们可以推测，合思在为金牌橱柜实施电子档案管理方案时，一定是经过了精心的规划和部署。首先，合思的专业团队会对金牌橱柜的财务档案管理现状进行全面的调研和分析，了解企业的需求和痛点。然后，根据调研结果制定个性化的解决方案，并与金牌橱柜的相关部门进行沟通和协调，确保方案的顺利实施。在实施过程中，合思会提供全程的技术支持和培训，帮助金牌橱柜的工作人员掌握新的电子档案管理系统。
方案实施成果显著
- 时间成本大幅降低
通过实施合思的电子档案管理方案，金牌橱柜在档案管理方面取得了显著的成果。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率。 - 成本节省成效明显
预估节省总体成本30万+/年，这对于企业来说是一笔不小的开支。电子档案管理方案的实施，不仅减少了纸张、存储设备等方面的成本，还降低了人工成本。 - 合规性全面提升
档案合规性达100%，这确保了企业的财务档案管理符合相关法律法规的要求，降低了企业的合规风险。
合思档案助力企业财务数智化转型
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
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