在零食行业的璀璨星空中，有这样一个国民经典零食品牌，它如一颗耀眼的恒星，畅销30余年，年单据量高达2.6亿。其销售版图覆盖全国，供应链错综复杂，多种销售渠道并行。然而，在繁华背后，该品牌也面临着财务数字化转型的迫切需求。复杂的管理流程横跨多个系统，显得繁杂且低效，这就如同高速行驶的列车却缺乏先进的导航系统，急需一场变革来提升运营效率和财务管理水平，尤其是在费用归档管理方面。
业务迷宫：剖析客户痛点
该品牌庞大的销售网络和复杂的供应链，使得管理流程犹如一团乱麻。多种销售渠道并行，每个渠道都有独特的管理要求，管理流程分散在多个系统中，导致信息传递不畅，工作效率低下。在费用归档管理上，这种低效表现得尤为明显，大量单据的处理和归档需要耗费大量的人力和时间。
差旅平台的对账方案缺乏灵活性，而企业对核算精细化管理的要求却日益提高。财务人员不得不花费大量时间在Excel中进行二次整理，人工记账不仅效率低下，还难以释放财务的真正价值。费用归档管理的准确性和及时性也因此受到影响，无法满足企业对财务管理的精细化需求。
事前事中管控的不连贯，使得差旅控制变得不精细、不灵活。差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。在费用归档管理方面，缺乏有效的事前规划和事中监控，导致费用支出难以控制，事后的归档工作也变得更加复杂和困难。
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。在费用归档管理过程中，纸电档案的混合处理增加了管理的难度，使得档案的完整性和准确性难以保证。
智慧锦囊：合思解决方案
面对该品牌的诸多痛点，合思提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费环节，员工进行差旅申请后，经业务审批，可在合思商城订购或TMC订购。合思商城对账单和TMC对账单为后续的财务核算和费用归档管理提供了清晰的依据。
在财务核算、记账方面，合思设有对账结算中心。线上统一开票可实现自动拆分结算、自动记账，大大提高了财务工作效率，也为费用归档管理提供了准确的数据支持。线下统一开票则进行线下结算、手工记账，确保各种开票方式都能得到妥善处理。
在档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。这种分级管理模式，使得费用归档管理更加科学、高效，确保了会计档案的完整性和安全性。
落地画卷：方案实施步骤
员工进行差旅申请，经业务审批后，便开启了整个流程。他们可以在合思商城或TMC进行订购，消费信息会及时反馈到系统中。这一步骤是费用产生的源头，也是费用归档管理的起点。准确的消费信息记录为后续的财务核算和档案管理奠定了基础。
财务人员通过对账结算中心，根据线上或线下开票情况进行相应的结算和记账操作。线上开票的自动拆分结算和自动记账，减少了人工干预，提高了工作效率和准确性。线下开票的结算和手工记账也在严格的流程控制下进行，确保每一笔费用都能得到正确的处理。
档案管理按照合思环节和其他TMC环节的不同要求进行档案处理。合思环节的L4级管理实现了无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，大大提高了档案管理的效率和便捷性。其他TMC环节的L3级管理则录入发票等档案，确保档案的完整性。整个费用归档管理流程形成了一个闭环，确保了会计档案的有效管理。
成效乐章：成果与效益展示
通过合思的解决方案，该品牌在费用归档管理等方面取得了显著的成果。年度节约200万+差旅费用，这是实实在在的成本降低。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，说明员工对合思商城的认可度不断提高，也体现了合思解决方案在费用控制方面的有效性。
财务入账效率提升60%，基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，大大提高了差旅人员和财务人员的工作效率。这不仅节省了时间和人力成本，还提高了财务数据的准确性，为费用归档管理提供了有力支持。
业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过数据采集与校验，打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得费用归档管理更加科学、规范，确保了会计档案的真实性和可靠性。
客户心声：评价与反馈
该企业财务痛点较为共性，应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理。130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%。这一解决方案在费用归档管理等方面的成功应用，为其他门店企业提供了宝贵的参考经验。企业对合思的解决方案给予了高度评价，认为它不仅解决了企业的实际问题，还提升了企业的财务管理水平。
行动邀约：开启转型之旅
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖出更多净利润。合思提供聚合商旅、费控报销、收付款管理等全方位财务数智化服务，在费用归档管理方面具有独特的优势。
合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供及时、高效的服务。无论是大型企业还是中小企业，都能在合思找到适合自己的财务数字化转型解决方案。
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