在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。世界 500 强旗下的一家教育服务品牌，敏锐地洞察到了这一趋势，在财务数字化转型方面展现出了强烈的需求。
该企业业务广泛，与之对应的业务、财务系统众多，然而这些系统却相互独立，犹如一座座孤岛，数据无法实现互通。这就导致结构化数据的提取变得异常困难，每一次的数据提取都仿佛在茫茫大海中寻找针一般艰难。在电子发票处理上，打印、查重、验伪等操作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费，与当下环保理念背道而驰。
企业的实物存档更是面临诸多难题。大量的实物档案占用了较多的物理空间，需要专门的人员进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险，就像一颗定时炸弹随时可能爆炸。不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，还容易出错，而发票、外部附件、凭证、账簿、报表等的装订要求极高，更是让财务人员费时费力。此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，使得档案资产的利用率极低。
业务困局待破局
企业当前的业务背景和现状，就像一团乱麻，诸多痛点亟待解决。业务和财务系统的独立性，使得数据流通不畅，信息无法及时共享，这对企业的决策和运营效率产生了严重的影响。电子发票处理的繁琐流程，增加了企业的人力成本和时间成本，降低了工作效率。
实物存档的问题更是让企业头疼不已。物理空间的占用、专人管理的成本、档案损坏的风险以及档案利用效率的低下，都成为了企业发展的绊脚石。不断重复的纸质档案录入操作，不仅容易出现错误，还浪费了大量的人力和时间。实物凭证与业务的分散，使得档案管理缺乏系统性和规范性，难以满足企业日益增长的管理需求。
合思方案解难题
面对该客户的诸多痛点，合思提出了全生命周期的电子化会计档案管理方案，为企业的财务数字化转型提供了有力的支持。
合思的方案具有广泛的档案数据来源，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口数达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。这就像是搭建了一座桥梁，让各个系统之间的数据能够自由流通，打破了数据孤岛的局面。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。这种多样化的传输方式，满足了不同企业的需求，使得档案数据能够快速、准确地传输至系统中。
自动归档功能强大，涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个方面。智能组单能够自动将相关的档案进行组合，提高了档案管理的效率；四性检测则确保了档案的真实性、完整性、可用性和安全性。会计类档案管理范围广泛，包括内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，实现了对企业财务档案的全面管理。
方案实施稳推进
合思解决方案的实施过程严谨有序，通过多个步骤确保了方案的顺利落地。
首先，通过广泛连接异构系统，实现了档案数据的全面采集，无论是电子档案还是实物档案，都能被精准采集。这一步骤就像是一场数据的大汇聚，将分散在各个系统中的数据集中起来，为后续的处理打下了坚实的基础。
然后，利用接口传输方式，将采集到的档案数据传输至系统中。多样化的传输方式确保了数据传输的高效性和准确性，避免了数据丢失和错误的发生。
系统接收到数据后，进行自动归档操作，包括智能组单、四性检测等。智能组单能够根据预设的规则，自动将相关的档案进行组合，提高了档案管理的效率；四性检测则对档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行严格把关，确保了档案的质量。
最后，实现了档案的多维度穿透查询和电子借阅，提高了档案管理效率。用户可以通过系统快速查询到所需的档案信息，并且可以进行电子借阅，方便快捷。
方案成效显优势
实施合思的解决方案后，该企业取得了显著的成果与效益。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询功能，让用户可以快速准确地找到所需的档案信息，以电子借阅为主的方式简便高效，大大提高了档案的利用率。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率 91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这意味着企业在业务规模扩大的同时，通过数字化转型实现了人力成本的有效控制，提高了企业的经济效益。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要大量的物理空间来存放档案，也减少了专人管理的成本，降低了企业的运营负担。
客户反馈赞方案
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他们表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。合思的解决方案有效管理了大量数据，提高了财务管理效率，降低了成本。以电子会计档案为核心的管理结构简化了会计管理流程，方便了档案的查询和借阅。财务人员数量在规模扩张的情况下增长缓慢，体现了管理效能的提升。
在当前竞争激烈的市场环境下，越来越多的企业意识到了财务数字化转型的重要性。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有丰富的功能和优势。它拥有专业的顾问和技术支持团队，为客户提供全方位的服务保障。合思还提供免费试用和灵活定价模式，让企业可以无忧体验。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。
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