在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理扮演着举足轻重的角色。它是实现企业全面数字化的“最后一公里”，只有保证档案的原生性，才能确保企业财务档案管理合规，进而推动企业迈向全面数字化。无论是政策的积极推动、合规性的严格要求，还是在当前经济环境下企业降本增效的迫切需求，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。其旗下的数字档案管理系统，更是为企业的电子会计档案管理带来了全新的解决方案。
政策与数电票驱动下的市场新态势
当下，电子会计档案管理正面临着全新的市场形势。政策层面，一系列法规的出台为电子会计档案的发展提供了有力支持。2016年，电子会计档案的法律效力得到肯定；2020年，电子凭证的法律效力也被认可；2022年，更是要求实现电子发票的无纸化报销。这些政策的逐步推进，使得电子发票的接收更加合法合规。
同时，数电票的扩张也给企业财务档案管理带来了新的挑战。2025年将完成数电票的全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。由于数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“数字档案管理系统”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求，以弥补信息化建设的短板。
传统档案管理的重重困境
传统档案管理方式在当今企业发展中暴露出诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要大量的存储空间，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行分析利用，这无疑阻碍了企业的决策数智化进程。
财务人员则面临着档案数据量大、整理工作繁琐的问题。他们需要手动逐一匹配、核对确认大量数据，这不仅耗费时间，还容易让人产生枯燥感，降低工作热情。
业务人员在日常工作中，如出差、招待后的报销流程也十分繁琐。他们需要留存纸质票据并上交，整个过程耗费大量时间和精力。
此外，传统档案管理还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本高，存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案易损坏，这些都给企业带来了不小的困扰。
合思数字档案管理系统的整体解决方案
合思数字档案管理系统针对企业在传统档案管理中面临的痛点，提出了全面的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。
该系统广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。同时，它将管理与服务相融合，为不同角色，如CEO/高管、归档员/财务、外部审计等，提供针对性的解决方案，助力企业实现决策数智化、提升工作效率、实现档案外审在线化。
核心模块功能解析
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智能采集模块
合思数字档案管理系统的智能采集模块提供了多源采集方式。一方面，基于跨系统数据集成要求，通过自动生成式Open API实现快速集成，并预制系统连接器，实现接口互联自主采集。另一方面，支持多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票的自动切割、自定义配置Excel导入模板等，方便用户根据实际情况进行操作。 -
智能制档模块
智能制档模块通过规则引擎自动组装会计档案，关联规则可视化配置，能够实现不同核心会计凭证的自动关联匹配及组装，大大减少了人工匹配工作量，可减少90%。同时，它支持字段映射，让查询更加便捷，提高了档案管理的效率。 -
档案管理模块
档案管理模块具备完善的功能。权限管理方面，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，确保数据安全。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段自定义维护。系统还根据国家档案行业标准规范预置档号和档案册号编制规则，并支持扩展性，满足企业多样化的需求。 -
档案应用模块
档案应用模块实现了多维检索，支持按凭证维度、业务维度自定义查询。同时，它提供一站式预览穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。此外，该模块还支持多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，为企业提供了更加便捷的档案使用体验。
合思数字档案管理系统的竞争优势
合思作为专精特新企业，拥有强大的资金实力和技术研发能力。自成立以来，已累计融资超15亿元人民币。其服务的企业客户超过6000家，拥有7000多家付费企业、300万+未来财务人选择合思，市场认可度极高。
在数据安全方面，合思通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，为企业的数据安全提供了可靠保障。此外，合思自主研发的工具包具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代且接口开放，能够更好地适应数电票管理要求。
成功案例见证实力
众多企业通过使用合思数字档案管理系统，取得了显著的成效。某企业年单据量达2.6亿，使用前会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力。使用合思数字档案管理系统后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据加载仅需30秒，关联匹配15分钟，凭证与单据关联次数达350亿次。
某集团型企业档案管理流程复杂、标准不统一，采用合思数字档案管理系统的单套制管理方案后，实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年。
某企业档案管理低效，存在数据散落、检索困难等问题。使用合思数字档案管理系统后，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30万+/年，档案匹配耗时减少84%。
某民办教育集团档案管理面临采集、存储、整理、利用等多方面痛点，应用合思数字档案管理系统方案后，以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
完善的服务体系
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500多家合作伙伴覆盖国内外数百个城市。企业可以通过多种方式联系合思，包括位于北京、上海、杭州等多个城市的地点、电话400 – 105 – 6505、网站www.hosecloud.com以及微信公众号二维码和微信小程序二维码。
电子会计档案管理对于企业实现全面数字化至关重要，它能够显著降本增效、补足信息化建设空白、让数据“活起来”、实现资源重组。合思数字档案管理系统提供了全面的解决方案，涵盖多个核心模块，具有强大的竞争优势，通过众多成功案例证明了其有效性。同时，合思拥有完善的服务体系，能为企业提供优质的服务，助力企业在电子会计档案管理方面取得良好成效，实现数字化转型和可持续发展。如果您想体验合思数字档案管理系统带来的便捷与高效，不妨免费试用一下。
