在当今数字化浪潮下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。自2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票，我国电子凭证改革步入快车道。然而，电子凭证接收、报销、入账、归档的“最后一公里”难题仍待攻克。
传统报销模式下，会计凭证面临“接收难、入账难、归档难”的困境。大量纸质档案管理不仅对空间和人力要求极高，成本高昂，而且难以保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，无法满足企业管理要求。例如，好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况时有发生；纸质档案查找也需耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。又如高新兴科技集团，报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用大量库房人员管理成本，借阅流程及实物借出繁琐，且电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。
面对这些痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了档案归档最佳实践。
全流程打通：合思档案开启财务新生态
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案实现了档案数据的智能化管理，通过多系统数据互联，将凭证、单据、合同、回单等四证统一储存、管理，打破了数据孤岛。它助力企业建立完整的财务证据链，实现全面无纸化，涵盖电子凭证的采集、验签、解析、校验、自动填报、自动入账、封装入账结构化信息、自动归档等流程，为企业提供了档案归档最佳实践。
功能亮点：合思档案重塑财务档案管理优势
合思档案具有诸多核心功能亮点，在财务档案管理上展现出显著优势，是档案归档最佳实践的典范。
便捷调阅不打印，混序归集免组装，实现电子会计档案全生命周期管理。其涵盖智能采集，可通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等进行；预归档服务，包括集成服务、规则引擎、元数据服务等；基础管理，涉及档案存储、检索、借阅、销毁等；档案服务，如辅助审计、项目管理、统计分析等。
档案采集具备开放式接口互联、自主采集功能，大文件自动切割、数电票自动化解析；档案制档可智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件。
档案管理有精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求；档案利用支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。
合思档案的成长历程丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场帮助企业完成试点工作，2021年助力多个省份试点企业验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
显著收益：合思档案助力企业降本增效
企业使用合思档案能获得诸多收益，是档案归档最佳实践带来的切实成果。
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。
以好想你健康食品股份有限公司为例，使用合思档案方案后减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
高新兴科技集团通过合思档案实现会计档案无纸化管理，归档效率提升90%，为企业年节约成本30万 +。
典型场景：合思档案覆盖多元业务流程
合思档案在不同业务流程中有广泛的典型场景应用，是档案归档最佳实践的生动体现。
在电子凭证开具端，涵盖国税总局的数电票、增值税电子普通发票，银行的银行电子回单、银行电子对账单，国铁集团的数电票，航空公司的航空运输电子客票行程单，中央部门的电子非税收入一般缴款书、财政电子票据等。
在电子凭证接收端，企业可通过OA电子邮件接收、原文附件存档，接口直联、原文/文件上传，随手记录发票、提交付款单据、结构化文件归档存储，进行发票重复报销核销、财务预算统计、自动生成凭证等操作。
在财务档案归档端，有电子凭证池进行结构化信息台账、入库信息记录、合规性巡检、会计凭证组件、证据链搭建、业务映射、入库核查、归档任务、业务检测、归档监控等，还有预档案台和智能档案。
合思档案支持企业内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等数据的管理，同时可与核算系统（财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等）对接。
客户见证：合思档案赢得企业信赖
众多客户的成功案例，进一步证明了合思档案是档案归档最佳实践。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储凭证、单据、合同、回单等四证，实现业务证据链完整，数据共享、一站式查阅，银行回单无纸化，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。
帆书全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理各类数据，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。
海亮教育科技服务集团实施合思档案解决方案后，档案整理匹配效率提升90%，存储空间减少72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。
中文传媒通过合思档案实现电子凭证的采集、验签、解析、校验等全流程管理，财务档案归档效率提升72%，员工报销效率提升90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也想实现财务数智化转型，体验档案归档最佳实践，不妨选择合思档案。现在拨打400 – 105 – 6505，或访问www.hosecloud.com，扫码了解合思档案和更多案例，还可免费试用合思档案，开启财务新征程。
