开篇：财务数智化浪潮下的档案保管安全新篇章
在数字化浪潮席卷全球的今天，北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年成立以来，便深耕于企事业单位财务数智化领域，致力于通过敏捷的财务收支管理平台，为企业挖掘更多净利润，开启财务数智化新纪元。随着数电票试点和电子凭证会计数据标准的正式发布，会计管理模式正经历着前所未有的变革，标志着电子凭证全流程无纸化时代的全面到来。在这一背景下，档案保管安全成为了企业财务数智化转型中不可或缺的一环。
某知名挂面厂商，作为行业内的佼佼者，其区域销售团队在每一次组织架构调整时，都面临着基于电子会计档案系统，对过往十年销售数据进行重新梳理与计算的挑战。这一过程中，档案保管安全不仅关乎数据的完整性与准确性，更直接影响到企业销售业绩的精准预测与资源配置的合理性。在此背景下，合思以其专业的财务数智化解决方案，为该厂商提供了强有力的支持，共同书写了档案保管安全的新篇章。
档案保管安全之困：企业财务数字化转型的痛点剖析
差旅费用高企，成本控制成难题
在财务数字化转型的征途中，该知名挂面厂商首先遭遇的是差旅费用高企的难题。从2023年3月的差旅消费占比约40%，到2024年2月飙升至75%，年度差旅费用高达约200万元，这一数字无疑给企业的成本控制带来了巨大压力。在差旅费用不断攀升的同时，如何确保档案保管安全，避免因差旅数据丢失或泄露而引发的风险，成为了企业亟待解决的问题。
财务入账效率低，档案保管安全受挑战
财务入账效率低下，是该企业在财务数字化转型过程中面临的又一痛点。人工记账不仅效率低下，而且容易出错，难以释放财务价值。在差旅费用等大量数据需要处理的情况下，如何确保这些数据的准确性与完整性，进而保障档案保管安全，成为了企业财务部门的一大挑战。
纸质档案管理成本高，安全风险隐现
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理、查找不仅易出错，而且造成了高额的人力物力浪费。在纸质档案管理过程中，如何确保档案的保管安全，防止因火灾、水灾等自然灾害或人为破坏导致的数据丢失，成为了企业不得不面对的现实问题。
数据分散系统不互通，档案保管安全难保障
数据分散于企业内部多个系统，业务流程断裂，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。在这种情况下，如何确保档案数据的集中管理与安全保管，防止因数据分散而导致的安全风险，成为了企业财务数字化转型中的一大难题。
合思破局：构建档案保管安全的财务数智化解决方案
消费入账归档全流程，档案保管安全无忧
针对该企业在财务数字化转型过程中遇到的具体问题，合思提供了“消费-入账-归档”全流程解决方案。从差旅申请、商旅线上订购，到发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算，再到档案归档、自动记账，每一个环节都紧密相连，确保了档案数据的完整性与准确性。在这一过程中，档案保管安全得到了全方位的保障。
便捷申请同屏比价，档案保管安全高效
在合思的解决方案中，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，即可轻松完成差旅申请与消费。同时，同屏比价功能让员工在订购商旅服务时能够轻松比较不同供应商的价格与服务，从而选择最优方案。这一过程中，所有消费数据均实时同步至系统，确保了档案数据的及时性与准确性，为档案保管安全提供了有力支持。
多源采集智能制档，档案保管安全升级
合思解决方案支持多源采集功能，能够智能识别并采集各类发票、单据等档案数据。在制档过程中，系统自动进行混序装盒、自动制档等操作，大大提高了档案整理效率。同时，实物档案混序归档与档案借阅全线上化管理功能的引入，使得档案保管安全得到了进一步提升。
实施之路：档案保管安全保障的每一步
系统对接数据互通，档案保管安全基石
在实施过程中，合思系统与企业内部多个系统进行了深度对接，实现了数据的实时互通。这一过程中，档案数据的集中管理与安全保管得到了有力保障。通过系统对接，企业能够实时掌握差旅费用、财务入账等关键数据，为档案保管安全提供了坚实的数据基础。
数据迁移完整准确，档案保管安全无忧
将企业历史数据迁移至合思系统，是实施过程中的关键一步。合思团队通过专业的数据迁移工具与方法，确保了数据的完整性与准确性。在这一过程中，档案数据的迁移与保管安全得到了高度重视，避免了因数据迁移不当而导致的安全风险。
员工培训熟练使用，档案保管安全共筑
为企业员工提供系统操作培训，是确保新系统顺利运行的关键。合思团队通过线上线下相结合的方式，为员工提供了全面的系统操作培训。通过培训，员工能够熟练使用新系统，确保档案数据的准确录入与保管安全。同时，员工对档案保管安全的认识也得到了进一步提升，形成了全员参与档案保管安全的良好氛围。
持续优化用户体验，档案保管安全常新
根据企业反馈，合思团队持续优化系统功能，提升用户体验。在这一过程中，档案保管安全始终被放在首位。通过不断优化系统性能与功能，合思确保了档案数据的实时更新与安全保管，为企业财务数字化转型提供了强有力的支持。
成效斐然：档案保管安全下的财务数智化硕果
年度节约差旅费用，档案保管安全显成效
实施合思解决方案后，该企业年度节约差旅费用高达200万元以上。这一成果的取得，不仅得益于差旅申请与消费流程的优化，更得益于档案保管安全的全方位保障。在确保档案数据完整性与准确性的同时，企业有效控制了差旅费用支出，实现了成本节约与档案保管安全的双赢。
财务入账效率提升，档案保管安全助力决策
财务入账效率提升60%，是合思解决方案带来的又一显著成效。在档案保管安全的保障下，企业财务部门能够更高效地处理差旅费用等大量数据，为企业管理层提供了更为精准的财务数据支持。这些数据不仅有助于企业做出更为明智的决策，还为企业财务数字化转型提供了有力支撑。
档案整理效率提升，档案保管安全再升级
档案整理效率的提升，是合思解决方案在档案保管安全方面的又一亮点。通过智能制档、实物档案混序归档等功能的应用，企业档案整理效率得到了显著提升。同时，档案借阅全线上化管理功能的引入，使得档案保管安全得到了进一步升级。企业能够更便捷地查找与借阅档案数据，为业务发展提供了有力支持。
数据驱动决策支持，档案保管安全护航未来
通过精准实物档案定位与数据驱动的决策支持，企业能够更准确地把握市场动态与业务发展趋势。在这一过程中，档案保管安全始终是企业决策的重要保障。合思解决方案通过全方位保障档案数据的完整性与准确性，为企业数据驱动决策提供了有力支持，护航企业未来发展。
客户之声：档案保管安全下的满意与信赖
“合思解决方案显著提升了我们的财务入账效率，降低了差旅费用，档案管理也变得更加便捷。”该企业负责人对合思解决方案给予了高度评价。他表示，在档案保管安全的保障下，企业财务数字化转型取得了显著成效。同时，企业对合思解决方案的满意度极高，认为解决方案有效解决了企业财务数字化转型中的痛点问题。企业表示将继续与合思合作，共同推进财务数字化转型，并愿意向其他企业推荐合思解决方案，分享成功经验。
结尾：携手合思，共筑档案保管安全新未来
合思解决方案以其敏捷的财务收支管理平台与全方位的档案保管安全保障，为企业财务数字化转型提供了有力支持。在当前经济环境下，越来越多的企业开始关注并重视财务数智化转型与档案保管安全问题。合思已累计融资超15亿元人民币，拥有7000+付费企业与300万+未来财务人的信赖与选择。
立即联系合思，免费试用我们的财务数智化解决方案，开启企业财务数字化转型之旅。我们将以专业的服务与卓越的技术实力，为您的企业保驾护航，共筑档案保管安全新未来。无论是电话咨询、网站浏览还是微信公众号与小助手二维码扫描，我们都将竭诚为您提供全方位的支持与服务。期待与您携手共创美好明天！
