在当今数字化浪潮风起云涌的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局启动全面数字化的电子发票试点工作；2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版）。这一系列举措，标志着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。电子凭证无纸化不仅能够优化业务流程，还能显著降低单位运行成本和社会资源消耗，对于企业实现行政成本控制具有重要意义。
然而，电子凭证全面数字化应用并非一帆风顺，企业面临着诸多挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等问题，如同一道道数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。在这样的背景下，合思作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，为企业解决财务痛点，助力企业更好地进行行政成本控制，挖出更多净利润。合思始终秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供全方位、多层次的服务。
国民零食品牌的财务困境
有这样一个畅销 30 余年的国民经典零食品牌，其销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。在日常运营中，该企业的管理流程涉及多个系统，显得繁杂且低效，这对行政成本控制带来了巨大压力。
在差旅管理方面，企业的差旅平台对账方案缺乏灵活性，难以满足核算精细化管理的要求。财务人员还需要在 Excel 中进行二次整理，人工记账不仅效率低下，还难以释放财务价值，无法对行政成本进行有效的监控和控制。
同时，企业事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细、灵活，导致差旅成本居高不下。这使得企业在行政成本控制上举步维艰，难以实现精细化成本管控的目标。
此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找档案不仅容易出错，还造成了高额人力物力的浪费，进一步增加了行政成本。
合思量身定制解决方案
针对该企业面临的诸多财务痛点，合思提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，为企业的行政成本控制带来了新的转机。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请后，可以通过合思商城订购相关服务，也可以选择 TMC 订购，并且会有对应的对账单。这种方式无需员工垫资、开票、报销和打印，极大地提高了员工的消费便捷性，同时也为企业的行政成本控制提供了便利。
在财务核算和记账方面，合思设有对账结算中心。线上可实现统一开票、自动拆分结算、自动记账；线下统一开票后，可进行线下结算和手工记账。这一模式实现了统一开票、自动拆分对账以及记账去人工化，通过同屏比价等功能，有效提高了财务核算的效率，降低了行政成本。
在档案管理方面，合思环节实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档；其他 TMC 环节实现了 L3 级无需报销录入发票等档案。该方案具有多源采集的特点，能够智能制档、实现实物档案混序归档以及档案借阅全线上化管理，大大提高了档案管理的效率，减少了人力物力的投入，有助于企业更好地进行行政成本控制。
显著成果见证方案实力
该企业采用合思的解决方案后，取得了显著的成果，在行政成本控制方面成效斐然。
从数据上看，该企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40%左右上升到 2024 年 2 月的 75%左右。年度差旅费用节约约 200 万元，财务入账效率提升 60%。这些数据直观地显示了合思解决方案在降低成本、提高效率方面的强大能力，有效实现了行政成本控制的目标。
在业务连接和档案管理方面，企业实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。合思打通了 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。标准化的线上借阅流程规范了档案室管理，简化的装订流程大幅降低了成本。同时，实现智能关联，凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升，为企业的行政成本控制提供了有力保障。
合思方案优势与行业未来展望
合思的解决方案具有诸多优势，能够有效解决企业财务痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让企业在行政成本控制方面更加游刃有余。其强大的功能和优势，如支持多语言、有 AI 辅助决策、移动端应用便捷、集成能力强等，为企业提供了全方位的服务。同时，合思还提供免费试用、灵活定价模式等服务，已赢得众多客户的信赖和好评。
随着电子凭证会计数据标准的推广应用，将推动电子凭证的全链无纸化。企业应主动适应电子凭证数字化转型趋势，提早布局相关系统规划或升级。在数电票和智能化时代到来之际，企业以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，更有利于推动企业内外数据共享，最终达到电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思将继续发挥自身优势，为企业提供更加优质的产品和服务。如果您的企业也希望在行政成本控制方面取得突破，不妨体验合思的免费试用服务，开启企业财务数智化转型的新征程。
