在企业的日常运营中，档案管理是一项至关重要却又常常令人头疼的工作。尤其是在传统档案管理模式下，企业面临着诸多棘手的问题。而随着数电票时代的临近，2025年将完成数电票全覆盖，企业财务档案管理更是直面新挑战，信息化建设亟待加速。
数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，这意味着企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。在纸电混合时代，企业不同层面的人员也面临着各自的难题。企业高管要应对纸质档案管理成本花费巨大、储存占地且档案数据难以分析利用的困境；财务人员则被档案数据量大、整理耗费时间且工作枯燥繁复所困扰；业务人员在报销纸质票据时，也遭遇流程繁琐耗费时间的问题。
传统的纸质档案管理存在着高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；还有高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。尽管国家政策支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题。
面对这些挑战，合思档案应运而生，为企业提供了全新的发票数据管理解决方案。
合思档案：财务数智化的得力助手
北京合思信息技术有限公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。合思档案作为其领先的单套制电子会计档案管理平台，致力于为企业提供便捷调阅不打印、混序归集免组装的电子会计档案管理服务。
它实现了业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程闭环管理。同时，合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它还广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业的发票数据管理提供了坚实的后盾。
核心功能：打造发票数据管理的强大引擎
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多源采集功能：数据汇聚的智慧之匙
基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。这一功能确保了企业发票数据的全面、准确采集，为后续的管理工作奠定了坚实基础。 -
智能制档功能：数据整合的高效魔法
合思档案的智能制档功能十分强大。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，它还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，让发票数据管理更加规范、可靠。 -
档案管理功能：精细管控的坚实保障
在档案管理方面，合思档案权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这些功能让企业的发票数据管理更加有序、安全。 -
档案应用功能：数据价值挖掘的有力工具
合思档案的档案应用功能为企业带来了极大的便利。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持外部系统调阅，可视化盘点档案数据，提供档案借阅服务，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。通过这些功能，企业能够充分挖掘发票数据的价值，为决策提供有力支持。
优势对比：凸显发票数据管理的卓越成效
与传统档案管理方式相比，合思档案在发票数据管理方面具有显著的优势。
在成本方面，合思档案能为企业节约纸张成本70%、节约整理成本75%，减少打印成本和存储空间成本。例如某企业使用合思档案后，纸张打印成本减少100万张纸/年，存储空间成本减少300册/年，释放1/3空间，有效降低了企业的运营成本。
在效率方面，合思档案检索效率提升90%，减少人工匹配工作量90%。以某企业为例，年单据量2.6亿，使用合思档案后，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，大大提高了工作效率。
在合规方面，合思档案满足国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理。如某集团型企业使用合思档案后，力保电子会计档案合规，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求，为企业的合规运营提供了保障。
在数据利用方面，传统档案管理查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，而合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。通过多维检索和穿透联查功能，企业可以快速获取完整业务链数据，为决策提供支持，让发票数据管理发挥更大的作用。
应用案例：见证发票数据管理的实际价值
不同类型的企业在使用合思档案后，都取得了显著的效果。
某年单据量2.6亿的企业，之前面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。使用合思档案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，达到业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现，企业成本降低，财务人员增效。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本和纸张打印成本大幅减少。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。使用合思档案后，实现统一储存，打破数据孤岛；业务证据链完整，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年。
某中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在档案采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。采用合思档案的解决方案后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
展望未来：发票数据管理的新征程
合思档案通过多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等功能，为企业提供了便捷、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，能帮助企业解决传统档案管理中的各种问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将助力企业实现全面数字化转型。
合思档案不断创新和发展，持续迭代功能，以满足企业不断变化的需求。它拥有广泛的客户群体，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业等，得到了客户的高度认可和好评，如客户反馈实现了财务无纸化、低碳发展、数字化转型，提升了管理效率等。
