在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业费用管控的数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的行业先驱，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务广泛覆盖数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心板块，其产品更是深度应用于众多国家重点建设项目，并于2022年3月荣膺北京市专精特新“小巨人”企业称号。然而，即便如此优秀的企业，在企业费用管控和财务数字化转型的道路上也曾遭遇诸多挑战，而合思的出现，为其带来了全新的转机，充分展现了合思在助力企业财务数字化转型方面的卓越能力和巨大价值。
动力源业务痛点：传统费用管控困境重重
动力源早在2011年就积极开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自主搭建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，现实却并未如预期般顺利。企业费用管控的整体流程变得异常复杂，各个系统之间形成了高高的壁垒，数据无法顺畅流通。
员工在日常操作中，申请单需要在不同系统间频繁切换提交，这不仅大大降低了工作效率，还增加了操作的复杂性。财务人员则需要手工录入报销数据，发票验真、查重等工作也只能依靠手工完成，这就导致假票、错票、重票等问题时有发生。差标核对等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策支持工作。
同时，系统的割裂导致数据分散且信息滞后。同一个报销信息在多个系统中分散管理，无法及时实现联动，这使得财务制度难以有效落地。数据报表也只能依赖手工统计，管理者无法实时掌握企业的财务数据信息，难以对企业的业务运行做出高效、及时、准确的决策。
另外，动力源业务覆盖面广泛，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了企业费用管控的难度。
合思方案：精准破局企业费用管控难题
面对动力源在企业费用管控方面的诸多难题，合思凭借其专业的团队和先进的技术，为其量身定制了一套全面的解决方案。
首先，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据也与合思费控实现了同步。这样一来，订单支出成本能够实现实时归集和统计，为企业的成本控制提供了有力支持。
其次，合思推出了无需报销模式。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员则可以进行统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细也会自动绑定，凭证自动生成，最后一键完成归档。这种模式极大地简化了报销流程，提高了工作效率。
此外，合思费控系统具有强大的连接能力。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率。
方案实施：有序推进企业费用管控变革
合思与动力源展开合作后，制定了详细的实施计划，有序推进解决方案的落地。
第一步是进行系统集成。合思团队将相关系统的数据进行了全面的同步和对接，为后续的业务流程优化奠定了坚实的基础。通过系统集成，各个系统之间的数据能够实现顺畅流通，消除了数据孤岛问题。
第二步是逐步推行无需报销模式。合思一方面引导员工适应新的消费和报销流程，组织了多场培训和宣传活动，让员工了解新流程的优势和操作方法；另一方面，加强对财务人员的培训，确保他们能够熟练掌握对账、审批等环节的操作，保障新流程的顺利进行。
第三步是持续优化系统的连接能力。合思不断完善Open API和自定义流程引擎技术，根据动力源的业务需求和反馈，对系统进行持续改进，保障业务数据的跨系统同步和高效处理，为企业费用管控提供更加稳定和可靠的技术支持。
显著成效：合思方案助力企业费用管控升级
经过一段时间的实施和优化，合思为动力源提供的解决方案取得了显著的成效。
在员工层面，报销周期大幅缩短。员工报销周期由原来的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了员工的使用体验。员工因公消费时可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，减轻了员工的经济压力。
在财务层面，会计工作量大幅缩减。人员成本节约约50%，审批有了明确的依据，费用控制更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪等繁琐流程上，从手动制作单据转变为智能制单，节省了更多精力去做更有价值的财务分析和决策支持工作。
在管理层面，管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业的财务信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现企业运营中存在的问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为企业的战略规划和决策提供了有力支持。
动力源反馈：高度认可合思企业费用管控方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的业务需求，合思总能在第一时间提供有效的解决方案。合作不仅仅是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，利用合思敏捷、丰富的无需报销应用场景，配合企业的全球化业务发展，进一步提升企业费用管控的水平。
行动号召：开启企业费用管控数字化转型之旅
如果您的企业也面临着企业费用管控和财务数字化转型的难题，不妨选择合思。合思将凭借其专业的团队、丰富的经验和先进的技术，为您提供专业、高效的解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。现在就可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其为企业带来的变革和提升。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
