数字浪潮下的财务档案管理新挑战
在数字化浪潮席卷全球的当下，企业财务档案管理正经历着前所未有的变革。电子发票使用日益普及，这一趋势不仅改变了传统的交易方式，更对企业财务档案管理提出了新的要求。传统的纸质档案管理模式，在电子发票使用日益广泛的今天，已显得力不从心。高昂的存储成本、繁琐的整理流程以及难以满足的合规要求，都促使企业寻找更加高效、合规的档案管理解决方案。
北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），作为财务数智化领域的佼佼者，敏锐地捕捉到了这一市场变化。自2014年创立以来，合思便深耕于为企事业单位提供财务数智化产品和服务，致力于帮助企业应对数字化转型中的各种挑战。
面对电子发票使用带来的新挑战，合思推出了创新的电子会计档案管理平台——合思档案。这一平台以其全流程合规化、自动化、数字化的特点，为企业提供了从电子发票的接收、管理到归档的一站式解决方案，引领着企业财务档案管理的新风尚。
行业背景与痛点剖析
随着电子发票使用的全面推广，企业财务档案管理正经历着从纸质到数字化的转型阵痛。纸质档案管理的高显性成本，如纸质凭证的输出耗材、档案室的存储空间需求，以及高隐形成本，如手工装册归档的重复性工作、查询调阅的繁琐流程，都成为了企业亟需解决的问题。
更为严峻的是，电子发票使用的普及也带来了新的合规风险。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案易受损，这些都给企业的财务管理带来了不小的压力。在当前经济环境下，企业迫切需要一种能够高效、合规地管理电子发票的解决方案。
合思档案：一站式解决方案应运而生
面对电子发票使用带来的种种挑战，合思档案应运而生。作为领先的单套制电子会计档案管理平台，合思档案以其广泛连接业财系统的能力，实现了发票、回单、凭证、单据等全量电子会计资料的自动匹配、应收尽收。
通过合思档案，企业可以彻底告别传统的手工归档方式，实现档案的不打印、不组装。这不仅大大提高了档案管理的效率，还显著降低了企业的运营成本。同时，合思档案还支持数电票的多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化，让企业的财务管理更加轻松、高效。
智能采集：多源数据轻松汇聚
合思档案的智能采集功能，是其强大实力的体现之一。该功能支持外部生态和内部系统的多源采集，无论是OCR识别还是RPA技术，都能轻松应对。
通过智能采集，企业可以方便地将各种来源的电子发票数据汇聚到合思档案平台上。这不仅保证了数据的完整性和准确性，还为后续的数据处理和分析提供了坚实的基础。同时，智能采集功能还大大减少了人工录入的工作量，提高了工作效率。
预归档服务：自动化流程提升效率
在数据采集完成后，合思档案的预归档服务便开始发挥作用。该服务提供了自动归档、业务检测、检测台账等功能，确保每一份电子发票都能得到妥善的处理和存储。
通过自动归档功能，企业可以轻松地将采集到的电子发票数据进行分类和存储。而业务检测功能则能够对归档的数据进行实时监测，确保数据的真实性和完整性。检测台账功能则为企业提供了详细的归档记录，方便企业进行后续的查询和审计。
基础管理：精细化管理保障安全
合思档案的基础管理功能，为企业的档案管理提供了精细化的保障。该功能包括档号管理、账套管理、组织权限管理等，确保每一份电子发票都能得到妥善的管理和保护。
通过档号管理，企业可以为每一份电子发票分配一个唯一的档号，方便后续的查询和检索。账套管理则能够对不同账套的电子发票进行独立管理，避免数据混淆。组织权限管理则能够确保只有授权的人员才能访问和操作电子发票数据，保障数据的安全性。
档案服务：便捷检索满足多样需求
合思档案的档案服务功能，为企业提供了便捷的检索和借阅服务。该功能支持全文检索、档案借阅、多值批量检索等，满足企业多样化的需求。
通过全文检索功能，企业可以快速地找到所需的电子发票数据。而档案借阅功能则能够方便地将电子发票数据借阅给需要的人员，提高工作效率。多值批量检索功能则能够支持企业同时检索多个关键词或条件，进一步提高检索效率。
双模式检测：确保数据真实完整
合思档案的核心亮点之一，是其“四性检测+业务检测”的双模式检测方案。这一方案通过严格的检测流程，确保归档数据的真实、完整、安全、可用。
“四性检测”主要关注数据的真实性、完整性、安全性和可用性，通过一系列的技术手段和流程控制，确保每一份电子发票都能得到准确的检测和验证。而“业务检测”则更加注重数据的业务逻辑和合规性，通过模拟实际业务场景，对数据进行深入的检测和分析。
通过双模式检测方案，合思档案能够为企业提供更加可靠、安全的档案管理服务。同时，该方案还能够减少人工匹配的工作量，提高档案管理效率。
自定义档案类型：灵活应对不同需求
合思档案还支持自定义档案类型的功能。这一功能允许企业根据自身的业务需求和管理特点，灵活定义档案的类型和属性。
通过自定义档案类型功能，企业可以更加精准地管理电子发票数据。同时，该功能还能够支持全流程扩展管理，满足企业不同场景下的档案管理需求。无论是大型企业还是中小型企业，都能通过合思档案找到适合自己的档案管理方案。
降本增效：助力企业实现低碳运营
合思档案的价值不仅体现在其强大的功能上，更在于其能够为企业带来实实在在的效益。通过电子会计档案的全生命周期管理，企业可以节省大量纸张成本、整理成本，并显著提升检索效率。
据统计，使用合思档案的企业可以节约纸张成本70%，节约整理成本75%，检索效率提升90%。同时，合思档案还助力企业实现合规经营和低碳运营，响应国家“双碳”目标。这不仅有助于企业降低运营成本，还能够提升企业的社会形象和竞争力。
典型场景：满足不同角色需求
合思档案适用于多种使用场景，无论是CEO/高管、归档员/财务、外部审计还是业务人员，都能找到适合自己的解决方案。
对于CEO/高管来说，合思档案能够帮助他们沉淀数据资产、保障合规管理、提升财务服务效率。对于归档员/财务来说，合思档案能够提高他们的工作效率、确保档案数据同源、便于监控和分析。对于外部审计来说，合思档案能够提供在线化、可溯源的审计支持，让审计工作更加高效、准确。对于业务人员来说，合思档案则能够简化报销流程、授权检索和借阅档案数据。
成功案例：见证实力与口碑
海亮教育、徐福记、中交水规院等知名企业通过引入合思档案，成功实现了从传统手工到业财一体的档案管理转型。这些成功案例不仅验证了合思档案的有效性和可靠性，更为其他企业提供了可借鉴的经验和启示。
以海亮教育为例，通过引入合思档案，其凭证自动化率达到了91.6%，共享单位数量增加了18.9倍，而作业人员仅增加了9人。这一显著成效不仅体现了合思档案的强大实力，也赢得了客户的广泛赞誉和信赖。
市场定位与差异化优势凸显
合思档案定位于财务数智化领域的领先者，以其单套制电子会计档案管理平台为核心竞争力。相比市场上其他同类产品，合思档案在功能全面性、系统稳定性、合规性保障以及客户服务等方面均表现出色。
合思档案覆盖了电子会计档案的全生命周期管理，能够满足企业不同场景下的需求。同时，该平台经过严格测试和验证，确保系统稳定运行、数据安全可靠。在合规性保障方面，合思档案符合国家政策要求，能够提供电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系。此外，合思还以客户为中心，提供全方位的售前、售中、售后服务支持。
携手合思 开启财务数智化新篇章
在数字化转型的道路上，合思档案以其卓越的性能和贴心的服务，正引领着企业财务档案管理的新风尚。我们坚信，通过合思档案的助力，更多企业将能够轻松应对电子发票使用带来的挑战，实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
未来，合思将继续深耕财务数智化领域，不断创新和完善产品功能，为企业提供更加优质、高效的服务。如果您也想体验合思档案带来的便捷与高效，欢迎免费试用我们的产品，共同开启财务数智化新篇章！联系方式：电话400-105-6505，网站www.hosecloud.com。
