在企业发展的浪潮中，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家体育场、国家奥林匹克体育中心、上海世博园、港珠澳大桥、大兴国际机场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，也在个人费用管理等财务数字化领域面临着诸多难题。而合思的出现，为动力源解决这些难题带来了新的曙光，也为众多面临相似困境的企业提供了有益的借鉴。
动力源困境：个人费用管理迷雾重重
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，踏上了漫长的系统自研之旅。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。然而，现实却不尽如人意。
多系统操作体验差是摆在眼前的一大问题。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，这无疑增加了操作的复杂性和时间成本。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，让他们疲于应对。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的重要挑战。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，进一步加剧了个人费用管理的难度。其主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这也增加了费用管理的复杂性。
合思良方：破解个人费用管理困局
面对动力源在个人费用管理方面的重重困境，合思提供了一套全面的解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，不同系统之间的数据实现了互通，为个人费用管理提供了更准确、更及时的信息支持。
合思的无需报销模式是一大亮点。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保了消费即合规。财务人员可以统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档，极大地提高了财务工作的效率。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息会自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，让个人费用管理更加流畅。
稳步推进：解决方案落地实施
合思与动力源展开了深入的财务数字化合作，逐步推进系统集成工作。将HR系统、BPM系统等与合思费控进行对接，为个人费用管理搭建了一个高效的数字化平台。
为了让员工更好地接受和使用新的管理模式，合思引导员工使用无需报销模式。向员工详细介绍因公消费免垫资、免开票等优势，提高了员工的接受度和使用积极性。员工在实际使用过程中，切实感受到了个人费用管理的便捷性，逐渐形成了良好的使用习惯。
同时，合思对财务人员进行了全面的培训，使其熟悉新系统的操作流程。包括对账、拆分子对账单、发起审批、创建结算单等操作，都进行了详细的讲解和实际操作演练。通过培训，财务人员能够熟练运用新系统进行个人费用管理，为企业的财务数字化转型提供了有力的支持。
显著成效：个人费用管理焕新颜
合思的解决方案为动力源带来了显著的成果与效益。
多系统集成使得数据互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也提高了员工的工作满意度。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，员工只需通过拍照、扫码、录入等简单操作即可完成报销申请，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时可以进行多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步提高了员工的消费便利性和满意度。
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务制度能够更好地落地实施，企业的财务管理水平得到了显著提升。
高度认可：动力源盛赞合思方案
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”动力源的认可，充分证明了合思在个人费用管理等财务数字化领域的专业能力和解决方案的有效性。
携手合思：开启个人费用管理新征程
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案。已经帮助众多像动力源这样的企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着个人费用管理等财务数字化转型的难题，不妨选择合思，让我们一起开启财务数智化之旅，让有限更有效。现在就可以免费试用合思的解决方案，亲身体验其带来的便捷与高效。
