在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司作为行业的佼佼者，在这场转型中也面临着诸多挑战。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场等国家重点建设项目。2022年3月，它还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。动力源拥有约2400名员工，8家子公司，全国30 + 个办事处，在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心。如此庞大的规模和复杂的组织架构，使得动力源在流动费用管理方面面临着巨大的挑战。
旧模式困境：流动费用管理难题凸显
动力源在财务数字化转型前，流动费用管理存在着诸多痛点。首先是系统和流程方面的问题。2011年，动力源开启了财务数字化转型和业财融合，自建了多个系统。然而，大量自研系统难以整合，传统手工报销模式弊端丛生。整体流程复杂，系统壁垒高，申请单需要员工在各系统间切换提交，报销数据需要财务手工录入，发票验真、查重也只能手工进行，假票、错票、重票情况难以避免，差标核对等基础性工作占据了大量时间。
系统割裂、数据分散、信息滞后也是严重的问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整。
动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了流动费用管理的难度。
此外，公司组织架构复杂、各主体流程繁复。组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致，总部和分公司出差申请方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。
合思方案：流动费用管理新路径
针对动力源在流动费用管理方面的诸多问题，合思提供了全面的解决方案。在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作。
合思的无需报销方案更是一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，极大提升了员工的幸福感。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大提高了流动费用管理的效率。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。
实施步骤：流动费用管理稳步推进
合思解决方案的实施过程有条不紊。首先，将动力源现有的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步，确保基础数据和业务数据能够顺利对接，为流动费用管理的数字化转型奠定了基础。
接着，逐步引导员工使用合思费控的无需报销功能。从出差申请、消费预订到财务结算等环节，让员工适应新的流程和模式。通过培训和宣传，让员工了解新系统的优势和操作方法，提高员工的接受度和使用积极性。
在实施过程中，不断优化系统集成和功能应用。根据动力源的实际业务需求和反馈，对系统进行调整和完善，提高系统的稳定性和适用性。确保流动费用管理系统能够更好地服务于企业的业务发展。
显著成效：流动费用管理焕然一新
合思解决方案实施后，动力源在流动费用管理方面取得了显著的成果与效益。效率提升显著，员工报销周期由普遍4周缩减至1周以内，效率提升300%；会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。
对于员工而言，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工在工作中更加轻松。
财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。
管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
客户评价：流动费用管理认可与期许
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在流动费用管理方面解决方案的高度认可和对未来合作的期许。
行动号召：开启流动费用管理新征程
众多像动力源这样的专精特新企业都通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。在流动费用管理方面，合思展现出了强大的实力和优势。如果您的企业也面临财务数字化转型的挑战，不妨选择合思。合思拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，能够为您的企业提供全方位财务数智化服务，助力企业在数字化浪潮中脱颖而出。现在就可以免费试用合思的流动费用管理解决方案，开启企业财务数字化转型的新征程。
