数字阅读巨头的财务转型之路
在当今数字化浪潮中，一家知名的头部数字阅读品牌，凭借其庞大的用户基础和丰富的阅读内容，成为了行业的佼佼者。然而，随着业务的飞速发展，其财务部门却面临着前所未有的挑战。每月需处理超过500张单据，数据分散在多个系统中，业务流程断裂，费用管控难以有效落地。纸质单据的打印、粘贴、报销、入账、装盒、上架、归档等一系列繁琐流程，不仅耗费了大量的人力物力，还导致了高昂的成本支出。
面对这些痛点，该企业毅然决定踏上财务数字化转型的征途，而合思敏捷的财务收支管理平台，成为了其实现这一目标的关键伙伴。通过引入合思无需报销的“消费-入账-归档”解决方案，该企业不仅成功构建了业财一体化平台，还实现了财务数据的自动化处理和电子票据规范流程，为企业的降本增效、合规经营和低碳运营奠定了坚实基础。
业务背景与现状剖析
业务版图广阔，财务挑战重重
这家数字阅读巨头，业务覆盖广泛，从在线阅读到数字出版，从内容创作到版权运营，无一不涉足。然而，随着业务的不断拓展，财务部门的工作量也急剧增加。每月需处理的单据量超过500张，涉及大量原始凭证与财务凭证的打印粘贴。数据分散在多个系统中，业务流程断裂，费用管控难以有效落地。纸质单据的繁琐处理流程，不仅降低了工作效率，还增加了成本支出。
痛点凸显，亟待解决
具体而言，该企业面临的财务痛点主要包括以下几个方面：
- 数据分散
财务数据分散在多个系统中，难以实现统一管理和分析。 - 业务流程断裂
从差旅申请到报销入账，中间环节众多，流程断裂严重。 - 费用管控失效
由于缺乏有效的费用管控手段，差旅超标、预算超额等问题频发。 - 纸质单据处理繁琐
纸质单据的打印、粘贴、报销、入账等流程繁琐，耗费大量人力物力。 - 档案管理困难
纸质档案的存储、查询、借阅等流程复杂，难以适应企业快速扩张的需求。
合思解决方案：重塑电子票据规范流程
差旅申请智能化，电子票据自动生成
合思解决方案首先从差旅申请环节入手，实现了员工在线提交差旅申请，系统自动生成电子票据和报销单据。这一创新举措，不仅简化了差旅申请流程，还确保了电子票据的规范性和准确性。员工无需再为纸质票据的打印、粘贴而烦恼，财务部门也能更加高效地处理报销事宜。
商旅线上订购，便捷高效
为了进一步提升员工的商务旅行体验，合思解决方案还支持机票、酒店等预订服务。员工可以通过系统直接预订商务旅行所需的机票、酒店等，系统自动生成电子票据，并实时同步至财务部门。这一举措不仅提高了预订效率，还确保了电子票据的及时性和准确性。
发票采集自动化，减少人工错误
在发票采集环节，合思解决方案通过OCR技术自动识别并录入各类发票信息。这一创新技术，不仅大大减少了人工输入错误，还提高了发票采集的效率。财务部门无需再为发票的录入、核对而耗费大量时间，可以更加专注于财务数据的分析和决策。
审核对账实时化，确保资金安全
合思解决方案还实现了系统对接银行账户，实时同步资金流水。财务部门可以通过系统实时掌握每一笔支出的具体情况，确保资金的安全和合规。同时，系统还提供了审批流转路径的清晰可视功能，有效管理员工借款与核销，避免了资金流失和财务风险。
统一开票集中化，避免重复劳动
在销售和服务收入的开票环节，合思解决方案实现了集中处理。系统可以根据预设规则自动生成销售和服务收入的发票，并实时同步至客户。这一举措不仅避免了重复劳动，还提高了开票的准确性和及时性。
自动提报与资金结算，提升用户体验
合思解决方案还提供了定期或按需批量提交已完成的报销事项给上级审批的功能。员工无需再为报销事宜而频繁跑腿，财务部门也能更加高效地处理报销审批。同时，系统还支持多种支付方式，快速完成付款操作，提升了用户体验。
档案归档数字化，便于查询分析
在档案归档环节，合思解决方案实现了所有相关文档资料的数字化保存。财务部门可以通过系统随时查询和分析历史财务数据，为企业的决策提供有力支持。同时，数字化档案还便于日后的借阅和查询，提高了档案管理的效率。
自动记账智能化，减轻财务负担
合思解决方案还根据预设规则自动将费用分录到相应的会计科目下。这一创新举措，不仅减轻了财务人员的工作量，还提高了记账的准确性和及时性。财务部门无需再为繁琐的记账工作而耗费大量时间，可以更加专注于财务数据的分析和决策。
实施过程与步骤详解
供应商选型：精挑细选，合思脱颖而出
在供应商选型环节，该企业构建了精细的系统服务商选型模型。经过多轮筛选和比较，最终选择了与合思合作。合思凭借其专业的技术实力、丰富的行业经验和优质的服务支持，赢得了该企业的信任和认可。
系统对接：无缝衔接，构建业财一体化平台
在系统对接环节，合思无需报销的“消费-入账-归档”解决方案助力该企业完成了业财平台的建设。通过系统对接，实现了财务数据的自动化处理和电子票据规范流程。财务部门可以实时掌握业务数据，为企业的决策提供有力支持。
员工培训：全面覆盖，提升操作技能
为了确保员工能够熟练掌握合思解决方案的操作技能，该企业提供了视频教程、在线研讨会等多种形式的培训课程。通过全面覆盖的培训，员工不仅掌握了系统的基本操作，还了解了系统的高级功能和优化技巧。
持续优化：紧跟需求，提升系统性能
在实施过程中，该企业还根据反馈和市场需求，不断优化系统功能和性能。合思团队积极响应企业的需求，提供了及时的技术支持和升级服务。通过持续优化，系统性能得到了显著提升，为企业的发展提供了有力保障。
取得的成果与效益展示
增效显著，提升工作效率
实施合思解决方案后，该企业实现了财务全流程数字化闭环。财务部门可以实时掌握付款进度，无需耗费时间单点沟通。同时，档案整理效率也得到了显著提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。通过形成财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。
降本明显，节约成本支出
在降本方面，合思解决方案也取得了显著成效。通过减少差旅超标情况，有效改善了预算超额问题。同时，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费也得到了有效控制。此外，还减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。
合规保障，降低财务风险
在合规方面，合思解决方案通过发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用的合规性。审批流转路径的清晰可视功能，有效管理了员工借款与核销。同时，保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为企业的合规经营提供了有力保障。
客户评价与反馈
高度认可，满意合思服务
该企业财务相关负责人对合思解决方案给予了高度评价：“合思的解决方案让我们实现了财务全流程数字化闭环，提高了工作效率，降低了成本，同时保证了合规性。我们非常满意合思的服务和支持。”
试点改造，成效显著
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。
未来展望，深化合作
企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，并继续深化与合思的合作。他们相信，在合思的支持下，企业的财务数字化转型之路将越走越宽广。
结语：选择合思，开启财务数字化转型之旅
该案例充分展示了合思无需报销的“消费-入账-归档”解决方案在财务数字化转型中的实际效果和价值。通过重塑电子票据规范流程，合思帮助该企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
对于其他企业而言，该案例无疑提供了可借鉴的经验。在当前经济环境下，选择合思的敏捷财务收支管理平台，将助力您的企业实现财务数字化转型，提升工作效率，降低成本支出，同时保证合规性。
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