数字浪潮下的企业费用管控新挑战
在数字时代的浩荡洪流中，企业财务数字化转型已成为不可逆转的趋势。随着2023年5月财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），电子凭证在财务管理和会计领域的重要性愈发凸显。这一政策旨在推动电子凭证开具、接收、报销、入账、归档全流程的标准化、无纸化处理，打通电子凭证入账归档的“最后一公里”，引领会计工作迈向数字化转型的新征程。
回溯至2021年12月1日，国家税务总局在上海、广东（不含深圳）、内蒙古三地率先开启全面数字化的电子发票（以下简称“数电票”）试点工作，随后试点迅速铺开。截至2023年12月1日，数电票已全面覆盖全国36省区市（含计划单列市），标志着我国发票电子化进程迈出了坚实的一步。
然而，在这股数字浪潮的推动下，企业也面临着前所未有的挑战。如何高效获取、精准解析、安全验签、规范归档、妥善存储电子凭证文件，确保电子凭证文件数据的真实可靠，并与版式文件内容保持一致，成为企业亟待解决的难题。在这一背景下，企业费用管控流程的优化与革新显得尤为重要。
北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便深耕于财务数智化领域，致力于为企事业单位提供创新的财务数智化产品和服务。通过敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润，优化企业费用管控流程，实现财务管理的智能化、高效化。
国民经典品牌的费用管控困境与破局
以某知名挂面厂商为例，这家畅销30余年的国民经典零食品牌，在全国范围内拥有广泛的销售版图和复杂的供应链体系。多种销售渠道并行，管理流程横跨多个系统，使得财务管理工作变得繁杂且低效。
在差旅管理方面，该厂商面临着诸多难题。差旅平台对账方案缺乏灵活性，无法满足企业核算精细化管理的高要求。财务人员还需在Excel中进行二次整理，人工记账的方式不仅效率低下，更难以释放财务的真正价值。
成本管控方面，该厂商同样面临困境。事前事中的管控不连贯，差旅控制缺乏精细度和灵活性，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化的成本管控，影响了整体盈利能力的提升。
档案管理方面，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。企业急需一种高效、智能的档案管理解决方案，以提升档案管理效率，降低管理成本。
面对这些挑战，该厂商急需一种全面、高效的解决方案，以优化企业费用管控流程，提升财务管理水平。
合思“无需报销”方案重塑企业费用管控流程
针对该挂面厂商的痛点与需求，合思公司量身定制了一套“无需报销的消费-入账-归档”解决方案。这一方案以其创新性和实用性，为企业费用管控流程带来了革命性的变革。
便捷申请：一键触达，高效无忧
在合思的解决方案中，员工只需在线提交差旅申请，系统便会自动生成电子票据和报销单据。这一流程彻底摒弃了传统的垫资、开票、报销、打印等繁琐步骤，实现了差旅申请的便捷化、高效化。员工无需再为报销事宜奔波劳累，财务人员也能从繁琐的报销审核工作中解脱出来，将更多精力投入到更有价值的工作中。
同屏比价：智能对账，去人工化
合思的解决方案还实现了统一开票、自动拆分对账、记账去人工化。员工因公消费时，可轻松实现线上开票、自动对账记账。这一功能不仅提高了差旅人员和财务人员的工作效率，还大大降低了人为错误的风险。通过智能对账，企业能够更准确地掌握费用支出情况，为成本管控提供有力支持。
多源采集：智能制档，全线上管理
在档案管理方面，合思的解决方案同样表现出色。通过智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，企业能够轻松打通多个系统，完成数据采集和自动校验档案完整性。通过千亿次计算建立的档案证据链，更是为档案的真实性和可靠性提供了有力保障。这一功能不仅提升了档案管理的效率，还降低了档案管理成本，为企业节省了大量的人力物力。
全面管理：全流程闭环，无缝衔接
合思的解决方案实现了从差旅申请、业务审批、合思商城订购、TMC订购，到对账结算中心、线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，再到档案管理的全流程闭环管理。这一流程不仅无缝衔接了各个环节，还确保了数据的准确性和一致性。企业能够更全面地掌握费用支出情况，为决策提供有力支持。
合思方案成效显著，助力企业费用管控升级
应用合思的解决方案后，该挂面厂商取得了显著的成效。年度节约差旅费用超过200万，财务入账效率提升了60%。这些数据不仅证明了合思解决方案的有效性，也为企业带来了实实在在的经济效益。
在数据采集与校验方面，合思的解决方案打通了12个系统，完成了数据采集和自动校验档案完整性。通过千亿次计算建立的档案证据链，更是为档案的真实性和可靠性提供了有力保障。这一功能不仅提升了档案管理的效率，还降低了档案管理成本。
在线上线下一体化管理方面，合思的解决方案实现了标准化线上借阅流程，规范了档案室管理。简化装订流程后，企业大幅降低了成本。同时，智能关联功能实现了凭证上下游单据的树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，不仅保障了数据安全，还大幅提升了管理效率。
该挂面厂商的财务负责人表示：“通过合思的解决方案，我们实现了财务全流程数字化闭环管理，大大提高了工作效率和准确性。合思的专业团队为我们提供了全方位的支持和服务，让我们在财务数字化转型的道路上走得更加稳健。”
展望未来，合思持续赋能企业费用管控流程
该挂面厂商的财务痛点在企业中具有一定的共性。其解决方案不仅为自身带来了显著的效益，也为其他门店企业提供了宝贵的参考。应用合思解决方案后，企业能够打通多系统，实现会计凭证全链路电子化管理。130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高了60%。这一成果不仅彰显了合思解决方案的强大实力，也为企业财务数字化转型提供了有力支持。
展望未来，随着数字时代的深入发展，电子凭证在财务管理和会计领域的重要性将愈发凸显。企业应主动了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，以适应电子凭证数字化转型的趋势，满足未来合规要求。
合思公司将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务，以满足市场的多样化需求。通过不断优化企业费用管控流程，合思将助力更多企业实现财务数字化转型，提升财务管理水平，为企业的可持续发展注入新的动力。
立即行动，开启财务数字化转型之旅
面对数字时代的挑战与机遇，企业费用管控流程的优化与革新已刻不容缓。合思公司以其专业的财务数智化产品和服务，为企业提供了全面的解决方案。通过便捷申请、同屏比价、多源采集、全面管理等功能，合思助力企业实现财务全流程数字化闭环管理，提升工作效率和准确性。
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