开篇：数字化转型浪潮下的档案管理新挑战
在当今数字化飞速发展的时代，企业数字化转型的浪潮正以前所未有的速度席卷而来。业务流程档案化作为企业数字化转型的关键环节，正面临着前所未有的挑战。特别是在电子发票和电子凭证广泛普及的背景下，传统的纸质档案管理方式已难以满足现代企业高效、合规、低碳运营的需求。纸质档案管理不仅成本高昂，而且整理耗时、查询效率低下，还存在较高的合规风险。
国家政策明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，这一政策导向无疑为企业电子会计档案全面无纸化时代的到来按下了加速键。企业迫切需要专业的电子会计档案管理平台来适应数字化凭证时代的财务档案管理要求，实现降本增效、合规经营和低碳运营。正是在这样的背景下，北京合思信息技术有限公司（简称“合思”）推出了合思档案——一款领先的单套制电子会计档案管理平台，助力企业解决业务流程档案化过程中的痛点，实现财务档案管理的全面数字化。
行业洞察：业务流程档案化的痛点剖析
成本之殇：高昂的档案管理成本
在业务流程档案化的进程中，企业面临着高昂的档案管理成本。纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大。以一家中型制造企业为例，每年仅纸质凭证的打印耗材费用就高达数十万元，而档案室的租赁和维护费用更是不菲。这些高显性成本严重挤压了企业的利润空间。
除了显性成本，高隐形成本同样不容忽视。手工装册归档等重复性工作量大，耗费了员工大量的时间和精力。查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，导致企业在决策时缺乏准确的数据支持。例如，某企业在进行财务分析时，由于档案查询效率低下，花费了数周时间才获取到完整的数据，错过了最佳的决策时机。
合规之忧：潜在的合规风险
业务流程档案化过程中的合规风险也是企业面临的一大难题。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力，如火灾、水灾等，纸质档案极易损坏，导致企业面临巨大的合规风险。一旦出现档案丢失或损坏的情况，企业可能面临罚款、声誉受损等严重后果。
合思档案：业务流程档案化的创新解决方案
便捷调阅：开启档案查询新时代
合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，以业务流程档案化为核心理念，通过便捷调阅不打印的方式，为企业带来全新的档案管理体验。在传统档案管理模式下，员工查找一份档案往往需要花费大量时间在堆积如山的纸质档案中翻找。而合思档案通过关键词检索，员工只需在系统中输入相关关键词，就能快速定位到所需档案，大大提高了查询效率。
这种便捷调阅的方式不仅节省了时间，还减少了纸张的使用，符合低碳运营的理念。同时，档案不打印也避免了因打印错误或重复打印而造成的资源浪费。
混序归集：打破档案管理空间限制
合思档案的混序归集免组装功能，打破了物理空间的限制，实现了在线自由调阅。在传统的档案管理中，档案的归集和组装需要按照一定的顺序和规则进行，这不仅耗时费力，而且容易出现错误。而合思档案通过预置规则引擎，自动匹配业务数据，实现了档案的混序归集。
无论档案来自哪个部门、哪个系统，都能在合思档案中得到有效的管理和利用。员工可以根据自己的需求，随时随地在线调阅档案，无需再受时间和空间的限制。这种灵活的档案管理方式，大大提高了工作效率，为企业的业务流程档案化提供了有力支持。
全流程闭环管理：实现档案管理自动化
合思档案实现了从业务流转到财务入账，再到档案采集、制档、管理和利用的全流程自动化管理。在业务流程中，各个系统的数据能够自动对接到合思档案中，实现了数据的实时共享和同步。
例如，当业务部门完成一笔交易后，相关的发票、单据等信息会自动传输到合思档案中，系统会根据预设的规则自动进行制档和管理。在后续的查询和利用过程中，员工可以方便地获取到完整的档案信息，无需再进行繁琐的手工操作。这种全流程闭环管理的方式，不仅提高了档案管理的效率和准确性，还确保了档案的完整性和安全性。
合规性保障：为企业档案管理保驾护航
在业务流程档案化过程中，合规性是企业最为关注的问题之一。合思档案通过“四性检测”+“业务检测”，确保归档即合规。系统会对档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行严格检测，同时结合企业的业务流程和业务规则，对档案进行业务层面的检测。
例如，在检测发票的真实性时，系统会通过与税务系统的对接，验证发票的真伪；在检测档案的完整性时，系统会检查档案是否包含了所有必要的信息。通过这些严格的检测措施，合思档案满足了财务档案管理要求的特殊性，为企业提供了可靠的合规性保障。
产品功能：满足业务流程档案化多元需求
发票模块：大数据助力发票管理
合思档案的发票模块提供了大数据解决方案，支持发票的验签、解析和存档。在业务流程中，发票是企业财务核算的重要依据。合思档案通过与税务系统的对接，实现了发票的自动验签，确保发票的真实性和合法性。
同时，系统能够对发票进行智能解析，提取发票中的关键信息，如发票号码、金额、日期等，并将其自动归档到相应的档案中。这种大数据驱动的发票管理方式，大大提高了发票处理的效率和准确性，为企业的业务流程档案化提供了有力支持。
单据模块：灵活扩展业务模型
单据模块实现了档案扩展解决方案，能够灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。在企业业务流程中，除了发票外，还有各种单据，如报销单、采购单等。合思档案的单据模块可以根据企业的实际需求，灵活定义单据的格式和内容，实现对各类单据的有效管理。
同时，系统支持多途径自动化归集单据，如通过扫描、上传等方式，将单据快速归集到档案中。这种灵活的单据管理方式，满足了企业不同场景下的档案管理需求，为业务流程档案化提供了更加全面的解决方案。
凭证模块：集成系统实现数据对接
凭证模块集成了费控系统，支持税务系统、OA系统、资金系统等多系统的数据对接。在企业的业务流程中，各个系统之间存在着密切的数据关联。合思档案的凭证模块通过与这些系统的对接，实现了数据的实时共享和同步。
例如，当费控系统完成一笔费用的审批后，相关的凭证信息会自动传输到合思档案中，与发票、单据等信息进行关联。这种多系统数据对接的方式，确保了档案信息的完整性和准确性，为企业的业务流程档案化提供了更加高效的管理手段。
账簿与报表模块：全生命周期管理
账簿与报表模块提供了QA系统和电子会计档案的全生命周期管理，支持账簿和报表的自动化生成和存档。在企业财务管理中，账簿和报表是反映企业财务状况和经营成果的重要工具。合思档案的账簿与报表模块能够根据企业的财务数据，自动生成账簿和报表，并将其存档到档案中。
同时，系统对账簿和报表进行全生命周期管理，记录了其生成、修改、审核等各个环节的信息，确保了账簿和报表的可追溯性和可靠性。这种全生命周期管理的方式，为企业的业务流程档案化提供了更加完善的管理体系。
核心亮点：业务流程档案化的竞争优势
广泛连接：构建企业数字化生态
合思档案具有广泛连接的能力，能够连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。在企业数字化转型过程中，各个业务系统之间往往存在着数据孤岛的问题。合思档案通过与这些系统的对接，打破了数据壁垒，实现了数据的流通和共享。
例如，合思档案可以与企业的销售系统、采购系统、库存系统等进行对接，将各个系统的业务数据整合到档案中，为企业提供了全面的业务视图。这种广泛连接的能力，有助于企业构建数字化生态，实现业务流程档案化的全面升级。
100%自动归档：提升档案管理效率
合思档案拥有强大的规则匹配能力，能够实现100%自动归档，最大程度地减少人工介入。在传统的档案管理中，人工归档不仅效率低下，而且容易出现错误。合思档案通过预设的规则，对档案进行自动分类、整理和归档。
例如，系统可以根据档案的类型、时间、部门等信息，自动将档案归档到相应的位置。这种自动归档的方式，大大提高了档案管理的效率，降低了人工成本，为企业的业务流程档案化提供了更加高效的管理模式。
政策合规：确保档案管理合法性
合思档案符合国家政策要求的档案系统，电子会计档案合规性管理，确保了企业财务档案管理的合规性。在当前政策环境下，企业必须严格遵守国家关于电子会计档案管理的相关规定。合思档案从系统设计到功能实现，都充分考虑了政策要求，确保了档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
例如，系统对档案的存储、备份、销毁等环节都进行了严格的管理，符合国家政策的要求。这种政策合规的特点，为企业提供了可靠的档案管理保障，降低了企业的合规风险。
灵活迭代：适应业务发展变化
合思档案具有灵活承接、持续迭代的能力，能够满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对政策变化和技术更新。在业务流程档案化过程中，企业的业务需求和政策环境都在不断变化。合思档案能够根据企业的实际需求，灵活调整系统功能和业务流程。
同时，系统团队密切关注政策变化和技术发展趋势，及时对系统进行迭代升级，确保系统始终保持先进性和竞争力。这种灵活迭代的能力，为企业的业务流程档案化提供了长期的支持和保障。
产品价值：业务流程档案化的显著成效
降本增效：优化企业资源配置
合思档案通过显著降本增效，为企业带来了实实在在的价值。彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约了纸张成本、整理成本和存储空间。以一家大型零售企业为例，使用合思档案后，每年节省的纸张成本和存储空间费用高达数百万元。
同时，自动化的档案管理方式提高了工作效率，减少了人工成本。员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，为企业创造了更多的经济效益。
闭环管理：实现档案全生命周期掌控
合思档案实现了电子会计档案管理闭环，补足了信息化建设空白，拉通了业财税档全链路，实现了档案全生命周期管理。在传统的档案管理中，各个环节之间往往存在着脱节的情况，导致档案信息不完整、不准确。
合思档案通过全流程闭环管理，将业务流转、财务入账、档案采集、制档、管理和利用等环节有机结合起来，确保了档案信息的完整性和准确性。企业可以对档案进行全生命周期的掌控，为决策提供了更加可靠的数据支持。
数据挖掘：释放档案数据价值
合思档案真正利用了档案数据，实现了数据价值，为企业决策提供了有力支持。在企业的业务流程中，档案中蕴含着大量的有价值信息。合思档案通过对档案数据的深度挖掘和分析，能够为企业提供有价值的市场洞察和业务建议。
例如，通过对销售发票数据的分析，企业可以了解不同产品的销售情况和市场需求，从而调整销售策略；通过对成本单据数据的分析，企业可以发现成本控制的薄弱环节，采取相应的措施降低成本。这种数据挖掘的能力，为企业的业务流程档案化注入了新的活力。
资源重组：提升企业管理能效
合思档案通过前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现了企业效益最大化。在企业的业务流程中，前后端数据的同源性和流程的全息贯通是提高管理能效的关键。合思档案实现了各个系统之间的数据共享和流程协同，避免了数据的重复录入和流程的繁琐。
例如，业务部门在完成业务操作后，相关的数据会自动同步到财务部门和档案管理部门，减少了沟通成本和协调成本。这种资源重组的方式，提升了企业的管理能效，为企业的业务流程档案化带来了新的机遇。
典型场景：业务流程档案化的多元应用
CEO/高管视角：数据驱动决策
对于CEO和高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在当今竞争激烈的市场环境下，企业需要依靠准确的数据来制定战略决策。
合思档案为企业提供了全面的财务数据视图，CEO和高管可以通过系统快速获取到企业的财务状况、经营成果和业务发展趋势等信息。通过对这些数据的分析，他们可以做出更加科学、合理的决策，提升企业的竞争力。
归档员/财务视角：提升工作效率
对于归档员和财务人员来说，合思档案提高了工作效率，告别了重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。在传统的档案管理中，归档员和财务人员需要花费大量的时间进行手工归档和数据处理。
合思档案的自动化管理方式，让他们从繁琐的工作中解放出来，能够更加专注于核心业务。同时，数据的透明流转也方便了他们对档案的监控和分析，及时发现和解决问题。
外部审计视角：在线审计高效便捷
对于外部审计来说，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在传统的审计过程中，审计人员需要到企业的档案室进行实地审计，不仅效率低下，而且容易受到时间和空间的限制。
合思档案的在线审计功能，让审计人员可以随时随地通过网络对档案进行审计。同时，系统对档案的操作记录进行了详细记录，确保了审计的可溯源性。这种高效便捷的审计方式，提高了审计效率，降低了企业的审计成本。
成功案例：业务流程档案化的实践典范
海亮教育：无纸化办公新突破
海亮教育通过使用合思档案，实现了无纸化办公，凭证自动化率达到91.6%，作业人员仅增加9人，共享单位数量增加18.9倍。在传统的办公模式下，海亮教育面临着大量的纸质档案处理工作，不仅成本高昂，而且效率低下。
引入合思档案后，海亮教育实现了档案的数字化管理，凭证自动化生成和归档，大大提高了工作效率。同时，无纸化办公也降低了纸张成本和存储空间成本，为企业的可持续发展做出了贡献。
徐福记：全集团无纸化高效管理
徐福记通过合思档案实现了全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，年数据量2.6亿。作为一家大型食品企业，徐福记的业务遍布全国各地，档案管理面临着巨大的挑战。
合思档案的在线匹配组装和异地线上调阅功能，让徐福记能够实现对档案的集中管理和高效利用。无论身处何地，员工都可以方便地获取到所需的档案信息，大大提高了管理效率。
中交水规院：单套制支撑无纸化政策落地
中交水规院通过合思档案的单套制有效支撑了无纸化政策的落地，减少了打印存储的成本，审计工作检查中得到了审计人员的肯定。在政策推动下，中交水规院积极推进无纸化办公，合思档案的单套制管理模式为其提供了有力的支持。
通过减少打印存储成本，中交水规院不仅降低了运营成本，还符合了环保要求。同时，在审计工作中，合思档案的合规性和可溯源性得到了审计人员的认可，为企业的合规经营提供了保障。
市场定位与差异化优势：业务流程档案化的领军者
市场占有率领先：行业标杆地位
合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户。这一市场地位充分证明了合思档案在业务流程档案化领域的领先地位和卓越品质。众多企业的选择，是对合思档案产品和服务的高度认可。
专精特新企业：创新驱动发展
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。作为专精特新企业，合思始终坚持以创新为驱动，不断投入研发资源，提升产品的技术含量和竞争力。累计融资超15亿元人民币，为合思的发展提供了强大的资金支持，使其能够在业务流程档案化领域不断开拓创新。
广泛服务网络：覆盖全国服务
合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。广泛的服务网络确保了合思能够为客户提供及时、高效的服务。无论客户身处何地，都能享受到合思专业的技术支持和售后服务。
强大技术实力：保障系统稳定运行
合思拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点100%成功验收。这些荣誉和认证充分证明了合思在技术研发和信息安全方面的强大实力。国家四部委官方试点100%成功验收，更是对合思档案系统稳定性和可靠性的高度认可。
结尾：开启业务流程档案化免费试用之旅
合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，以其广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求的档案系统以及灵活承接、持续迭代的能力，为企业提供了全方位的财务数智化服务。通过便捷调阅不打印、混序归集免组装的方式，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，为企业带来显著的价值。
在未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品功能，为企业数字化转型提供更多支持。如果您也想开启业务流程档案化的数字化之旅，现在就立即联系合思，免费试用合思档案，亲身体验其带来的便捷和高效吧！
