在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措犹如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一时代趋势，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它犹如一把金钥匙，为企业开启了电子凭证全流程无纸化的全新大门，在费用报销合规管理方面也将发挥至关重要的作用。
市场形势：电子凭证无纸化——财务数智化的必由之路
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。在财务数智化的大趋势下，会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，其数字化程度直接影响着企业财务管理的效率和质量。只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现财务的数字化转型。
电子凭证全流程无纸化不仅有利于优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在当前经济环境下，企业对于降本增效的需求愈发迫切，电子凭证全流程无纸化无疑为企业提供了一条可行的路径，同时也为费用报销合规管理提供了有力支持。
痛点分析：传统档案管理的重重困境
传统档案管理模式在企业中存在诸多问题，严重影响了企业的财务管理效率和费用报销合规管理水平。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。而且，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，不满足企业日益严格的管理要求，给费用报销合规管理带来了潜在风险。
高新兴科技集团同样面临着档案管理的难题。该集团在档案管理上成本高，报销、采购付款等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档等操作，占用了大量的库房人员管理成本，借阅流程及实物借出也十分繁琐。档案管理还存在隐患，电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。档案利用效率低，公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅，这在一定程度上影响了费用报销合规管理的准确性和及时性。
解决方案整体策略概述：合思档案的破局之道
针对企业在传统档案管理中面临的诸多痛点，合思档案提出了一套全面的解决方案。合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案能够实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，有效解决电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的问题。通过合思档案，企业可以实现费用报销的全流程数字化管理，确保每一笔报销都符合合规要求，为费用报销合规管理提供了坚实的保障。
核心模块：合思档案的强大功能
合思档案拥有强大的功能蓝图，其功能涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装等方面。电子会计档案全生命周期管理包括采集、制、管、用四个环节，为企业提供了一站式的档案管理解决方案。
在档案采集方面，智能采集涵盖外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等），实现了开放式接口互联和自主采集。大文件自动切割，数电票自动化解析，提高了档案采集的效率和准确性，为费用报销合规管理提供了可靠的数据基础。
档案制档做到了智能关联、自动组装，同时进行四性检测、业务检测和自定义版式文件。通过智能关联和自动组装，确保了档案的完整性和准确性；四性检测和业务检测则保证了档案的合规性，符合费用报销合规管理的要求。
档案管理方面，具有精准权限管控、档案目录灵活扩展的特点，水印管理和档号符合国标要求。精准权限管控确保了只有授权人员才能访问和操作档案，保障了数据的安全性；档案目录灵活扩展则方便了企业对档案的分类和管理。
档案利用能实现多维检索、一站式预览，支持在线借阅和异构系统联查，实物混序归档和可视化盘点档案数据。多维检索和一站式预览让企业能够快速准确地查找所需档案；在线借阅和异构系统联查提高了档案的利用效率；实物混序归档和可视化盘点档案数据则加强了对实物档案的管理，为费用报销合规管理提供了全方位的支持。
竞争优势：合思档案的独特魅力
与传统方案相比，合思档案具有显著的优势。自动化归档告别了重复性工作，让企业的档案管理更加高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力支持。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。强大的研发实力和广泛的服务网络，确保了合思档案能够为企业提供优质、稳定的服务，在费用报销合规管理方面更具竞争力。
成功案例：合思档案的实践验证
合思档案在不同行业都取得了显著的成效。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过合思档案，好想你健康食品股份有限公司实现了费用报销的高效管理，提高了费用报销合规管理的水平。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案的应用，让COMMUNE幻师在费用报销合规管理方面取得了巨大的进步，为企业的发展提供了有力保障。
服务体系：合思的全方位保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，为客户提供全方位的服务保障。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、专业的服务。无论是在系统实施过程中遇到的问题，还是在日常使用中的技术支持，合思都能快速响应，确保客户的正常使用。
合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断进行技术创新和产品优化，为客户提供更优质的产品和服务。研发中心的专业团队紧跟行业发展趋势，不断探索新的技术和方法，将其应用到合思档案中，为企业的费用报销合规管理提供更先进的解决方案。
总结合思档案的价值和意义，它不仅是电子凭证全流程无纸化时代的有力推动者，更是企业费用报销合规管理的得力助手。它帮助企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，共同见证了合思档案的卓越成效。
展望未来，我们希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思档案也将不断创新和发展，为企业提供更加优质的服务。如果您想体验合思档案在费用报销合规管理方面的强大功能，不妨点击免费试用，开启您的财务数智化之旅。
