在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日铁路旅客运输领域、12 月 1 日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票，这一举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然到来。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它能够优化企业的管理流程，降低单位的运行成本以及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在此背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范例。差旅报销效率提高是企业在财务管理中极为关注的一点，合思档案在这方面也有着显著的优势。
金牌橱柜：传统档案管理困境凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于 1999 年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定“智能制造示范企业”。然而，在档案管理方面，金牌橱柜却面临着诸多困境。
在整理环节，会计档案分散在各个系统中，导致档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印相关资料，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架。这一系列繁琐的操作不仅耗费大量的时间和精力，而且容易出现错误，极大地影响了工作效率，也对差旅报销效率提高造成了阻碍。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案 1 年，1 年后再移交至综合档案管理部门。而在存储环节，公司设立了独立的档案室来存放纸质档案，这无疑增加了存储成本和管理难度。
在管理利用方面，金牌橱柜主要以纸质档案管理为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，效率低下且难以快速准确地获取所需信息，这对于差旅报销等需要及时处理的业务来说，无疑是一个巨大的挑战，不利于差旅报销效率提高。
合思方案：精准破局档案管理难题
针对金牌橱柜面临的业务痛点，合思提供了一套全面且有效的解决方案，为差旅报销效率提高提供了有力支持。
-
统一存储打破孤岛
合思档案实现了统一存储，打破了数据孤岛的局面。它将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，按照统一的标准进行储存和管理。这样一来，企业的各类档案数据得以集中管理，不仅方便了数据的查找和使用，还提高了数据的安全性和可靠性。通过统一存储，差旅报销相关的各类凭证和单据能够快速整合，为差旅报销效率提高奠定了基础。 -
搭建关系业财一体
合思档案搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，达成了业财一体双向穿透。这意味着企业在进行财务管理时，可以从业务层面直接关联到财务数据，反之亦然。这种紧密的关联使得财务数据能够更加准确地反映业务情况，为企业的决策提供更加有力的支持。在差旅报销过程中，通过业财一体的关联，能够快速核实报销业务的真实性和合理性，从而提高差旅报销效率提高。 -
聚合呈现便捷查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。工作人员只需在系统中输入相关关键词，即可快速准确地找到所需的档案信息，查阅过程便捷高效。对于差旅报销来说，员工可以快速查询到以往的报销记录和相关政策，财务人员也能迅速审核报销单据，大大提高了差旅报销效率提高。 -
回单处理全面无纸化
合思档案能够实现海量银行回单的自动采集、切割、组装，实现了全面无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的使用，降低了成本，还提高了数据处理的准确性和效率。在差旅报销中，银行回单的自动处理能够加快报销流程，进一步提高差旅报销效率提高。
显著成果：见证合思方案强大效能
合思的解决方案为金牌橱柜带来了显著的成果，在差旅报销效率提高方面也效果显著。
档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%。这意味着工作人员在处理档案相关事务时，能够节省大量的时间和精力，将更多的时间投入到核心业务中。在差旅报销环节，档案查询和匹配的高效性使得报销流程更加顺畅，大大提高了差旅报销效率提高。
预估节省总体成本 30 万 +/年。通过实现无纸化管理和优化档案管理流程，企业减少了纸张、存储设备等方面的成本支出，同时提高了工作效率，降低了人力成本。成本的降低为企业的发展提供了更多的资金支持，也间接促进了差旅报销效率提高。
档案合规性达到 100%。合思档案严格遵循相关法规和标准，确保了档案管理的合规性。这使得企业在面对审计和监管时更加从容，减少了合规风险。在差旅报销方面，合规性的保障能够确保报销流程符合企业规定和相关法规，避免了因合规问题导致的报销延误，提高了差旅报销效率提高。
通过多系统数据互联，金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。在差旅报销过程中，智能化的管理能够实现报销数据的自动审核和流转，减少了人工干预，进一步提高了差旅报销效率提高。
合思优势：引领财务数智化未来
合思电子会计档案管理平台具有众多显著的优势和价值。它实现了自动化归档，让企业告别了重复性的繁琐工作。档案利用便捷高效，员工和财务人员能够快速获取所需的档案信息。同时，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。
合思是专精特新企业，成立以来累计融资超 15 亿元人民币。在全国 22 个城市设有直营服务网络，并通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这强大的实力和广泛的服务网络为企业提供了可靠的保障，确保企业在使用合思档案时能够得到及时、专业的服务，有助于差旅报销效率提高。
截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，他们通过合思实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益，也在差旅报销效率提高方面取得了显著成效。
未来，合思将继续助力企业实现财务数智化转型，推动电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。差旅报销效率提高是企业财务管理中的重要环节，合思档案将持续优化，为企业提供更优质的服务。期待更多企业加入合思，共享财务数智化成果，免费试用合思电子会计档案管理平台，开启差旅报销效率提高的新征程。
