在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业的高效运营与管理离不开先进的信息技术支持。高新兴科技集团，作为一家在资本市场闪耀的上市公司，同时也是智慧城市物联网产品与服务的卓越提供商，一直致力于技术创新的前沿探索。这家聚焦技术创新应用的高科技企业，每年在研发上的投入占营业收入的10%以上，凭借超过2000项的核心知识产权，展现出强大的科技实力。集团拥有3000多名员工，在国内设有170多个服务网点，还搭建了5个信息化系统。庞大的业务规模带来了海量的数据，仅年银行回单数就达10万 + ，发票数为15万 + ，电子凭证量更是高达30万 + 。然而，随着业务的不断拓展，高新兴在档案管理方面逐渐遭遇了诸多棘手的问题。
现状痛点：档案管理迷雾重重
-
成本高企：人力物力双重负担
高新兴的档案管理工作，在传统模式下犹如一座沉重的大山。报销、采购付款等业务流程，都需要耗费大量的人力进行打印、整理、装订及归档工作。库房管理人员在这些繁琐的事务中疲于奔命，不仅占用了大量的人力成本，而且借阅流程和实物借出手续也极为繁琐。员工需要花费大量的时间在档案的查找和借阅上，这无疑降低了工作效率，增加了企业的运营成本。 -
隐患潜藏：合规风险如影随形
电子源文件的保存问题成为了高新兴档案管理中的一颗定时炸弹。在当前的管理模式下，电子源文件并未按照会计电子档案管理法规进行合规保存，档案归档规范完全依赖人工控制，缺乏系统化的管理。这就导致了档案管理存在严重的合规性隐患，一旦面临审计或监管检查，企业将面临巨大的风险。 -
利用低效：信息孤岛阻碍发展
在高新兴内部，查询相关发票、收付款凭据及其他附件变得异常困难。不同的信息化系统之间形成了信息孤岛，无法实现跨系统调阅。员工在查询档案时，往往需要在多个系统之间来回切换，耗费大量的人力和时间。这种低效的档案利用方式，严重影响了企业的决策效率和业务发展。信息存取权限在这种混乱的档案管理模式下也难以得到有效保障，使得企业的数据安全面临威胁。
合思方案：精准破局开启新篇
-
低本对接：异构系统无缝融合
合思凭借其先进的技术和丰富的经验，为高新兴提供了一套低成本、高效率的解决方案。合思的技术团队通过生成式接口，能够自动采集档案数据，实现与NCC、U9、OA、CBS等各类异构系统的无缝对接。这种低开发成本的方式，不仅减少了企业的技术投入，还能够快速实现系统的集成，为企业的档案管理带来了全新的变革。信息存取权限在这个过程中得到了合理的分配和管理，确保了数据的安全性和保密性。 -
自动制档：释放财务人力潜能
合思的解决方案实现了凭证数据的自动匹配组装。通过业务检测机制，保障了证据链的完整性。同时，档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这一过程大大释放了财务人员的精力，让他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。信息存取权限在自动制档过程中得到了严格的控制，只有授权人员才能对相关数据进行操作。 -
全景利用：打破系统数据壁垒
合思为高新兴建立了档案全场景数字化利用体系，打破了传统档案管理中需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统的壁垒。员工只需一键操作，就可以查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这种便捷的查询方式，大大提高了档案的利用效率，为企业的决策提供了更加及时、准确的信息支持。信息存取权限在全场景数字化利用体系中得到了进一步的优化，确保了不同层级的人员能够获取到相应权限的信息。
实施步骤：步步为营稳健推进
-
系统调研：精准把脉数据采集
合思技术团队首先对高新兴的各类异构系统进行了全面深入的调研和分析。他们详细了解了高新兴的业务流程和数据特点，确定了数据采集和连接的最佳方式。通过生成式接口，自动采集档案数据，为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础。在这个过程中，合思技术团队对信息存取权限进行了细致的规划和设置，确保数据的采集和传输过程安全可靠。 -
规则配置：关联匹配证据保障
接着，合思团队进行了档案关联规则的可视化配置。他们根据高新兴的业务需求，设定了不同系统、不同类别会计凭证的自动关联匹配规则。通过这些规则，保障了业务证据链的完整性，使得档案管理更加规范、高效。在规则配置过程中，信息存取权限得到了进一步的细化和明确，不同岗位的人员只能对特定的数据进行操作。 -
体系建立：打通壁垒高效查询
最后，合思为高新兴建立了档案全场景数字化利用体系。通过技术手段，打通了系统间的数据壁垒，实现了一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这一体系的建立，让高新兴的档案管理实现了质的飞跃，大大提高了企业的运营效率和管理水平。在体系建立过程中，信息存取权限得到了全面的优化和升级，确保了企业数据的安全和合规使用。
成果效益：显著提升企业焕新
-
效率飞升：归档速度大幅提升
高新兴在使用合思的解决方案后，归档效率得到了惊人的提升，达到了90%。原本繁琐的档案处理工作变得轻松快捷，大大提高了档案处理的速度和及时性。员工不再需要花费大量的时间在档案的整理和归档上，而是能够将更多的精力投入到业务创新和发展中。信息存取权限的合理管理也使得档案的查询和使用更加高效，进一步提升了企业的工作效率。 -
成本骤降：运营支出有效节约
合思的解决方案为高新兴带来了实实在在的经济效益。通过优化档案管理流程，减少了人力和物力的投入，为企业年节约成本30万 + 。这一成果不仅有效降低了企业的运营成本，还提高了企业的盈利能力和市场竞争力。信息存取权限的严格控制也避免了数据泄露带来的潜在损失，为企业的成本节约做出了贡献。
客户评价：口碑见证实力之选
高新兴相关负责人表示，合思的解决方案极大地改善了公司的档案管理状况。它不仅提高了效率，还节省了成本，让公司的档案管理更加合规和便捷。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已经成功助力众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。在信息存取权限管理方面，合思也展现出了强大的实力和专业的水平，为企业的数据安全保驾护航。
如果您的企业也面临着档案管理的难题，渴望提升档案管理效率、降低运营成本，那么不妨选择合思的服务。点击免费试用，体验合思为您带来的数字化档案管理解决方案，开启企业高效运营的新篇章。
