在当今竞争激烈的商业环境中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自1995年成立以来，一直专注于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。其产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就前瞻性地开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，随着业务的不断发展，问题逐渐浮现。整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的转型效果存在较大差距。在这种情况下，动力源急需一套完善的解决方案来解决财务数字化转型中的难题，而合思的出现，为其带来了新的希望。
痛点剖析：转型之路上的荆棘
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操作体验不佳与合规难题
动力源在财务数字化转型过程中，面临着多系统操作体验差的问题。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，这不仅耗费了大量时间，还降低了工作效率。同时，报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也依赖手工操作，导致假票、错票、重票情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量时间，使得他们无法将精力集中在更有价值的工作上。在票据安全管理方面，手工操作的方式增加了票据管理的风险，难以保证票据的真实性和准确性。 -
系统割裂与数据滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，无法对业务运营及时操偏。系统的割裂使得数据分散，信息滞后，严重影响了企业的决策效率。在票据安全管理上，由于数据无法及时共享，难以对票据进行有效的监控和管理。 -
业务复杂与稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用支付方式不同，增加了财务管理的难度。业务的复杂性使得票据安全管理面临更大的挑战，如何确保各类票据的合规性和安全性成为了亟待解决的问题。 -
组织架构复杂与流程繁复
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复、信息一致性难保证。这种复杂的组织架构和繁复的流程，不仅降低了工作效率，还增加了票据安全管理的难度。
解决方案：合思的精准施策
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系统集成：打破数据壁垒
合思在系统集成方面为动力源提供了强大的支持。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计。系统集成打破了数据流转壁垒，使得各系统之间的数据能够实时共享，为票据安全管理提供了有力的保障。在票据安全管理方面，系统集成可以确保票据数据的及时更新和准确传递，减少了人为错误和数据丢失的风险。 -
无需报销：提升员工体验与合规性
合思的无需报销方案为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感得到提升。消费受申请单&差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式不仅简化了报销流程，还提高了财务工作的效率和准确性。在票据安全管理方面，无需报销方案减少了票据的流转环节，降低了票据丢失和损坏的风险，同时也便于对票据进行集中管理和监控。 -
强大连接能力：加速业务处理
合思费控系统具有强大的系统连接能力，通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这种强大的连接能力使得企业的各个业务环节能够紧密相连，提高了整体运营效率。在票据安全管理方面，系统的连接能力可以实现对票据数据的实时监控和分析，及时发现异常情况并采取措施。
实施过程：攻坚克难保成功
合思与动力源开展财务数字化合作，将动力源的多个系统与合思费控进行对接和集成，实现数据的同步和共享。这是一个复杂而艰巨的过程，需要克服各种技术难题和业务障碍。
在实施过程中，对动力源的员工进行了全面的培训，使其熟悉合思费控系统的操作流程和功能。培训工作确保了系统的顺利使用，让员工能够快速适应新的工作方式。
合思的项目经理周晓培在项目中发挥了重要作用。面对项目要求高、时间要求紧的压力，他顶住压力，克服各种困难。通过有效沟通并提供成功客户实施案例做参考，恪尽职守地解决遇到的难题，保证了威付（合思费控）系统的正常使用。在整个实施过程中，始终将票据安全管理作为重要的工作内容，确保系统能够对票据进行有效的管理和保护。
实施成果：转型成效显著
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操作体验革新与效率提升
多系统集成使得数据互通，操作体验得到全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。在票据安全管理方面，操作体验的革新使得票据的管理更加规范和便捷，减少了票据丢失和错误的发生。 -
财务合规与压力减轻
财务审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力做更有价值的工作。在票据安全管理方面，财务合规性的提升确保了票据的真实性和合法性，减少了财务风险。 -
全程管控与决策优化
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。他们可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。在票据安全管理方面，全程管控可以对票据的使用情况进行实时监控，及时发现异常并采取措施。
动力源反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
如果你也想让企业告别数据孤岛，实现财务数字化转型，提升企业效率和效益，不妨选择合思，开启财务数智化之旅。现在就可以免费试用合思费控系统，体验其在票据安全管理等方面的强大功能，为企业的发展注入新的动力。
