在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证的数字化转型正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些重大举措如同催化剂，标志着我国电子凭证改革正式驶入快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将迎来全面解决。电子凭证全流程无纸化时代已然拉开帷幕。
在这场数字化变革的浪潮中，合思，作为我国领先的财务数智化服务与会计系统解决方案的供应商，凭借敏锐的市场洞察力和卓越的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。它就像一把精准的钥匙，为企业开启了财务数智化转型的新篇章。
红枣巨头的财务困境
好想你健康食品股份有限公司，一家成立于1992年的行业巨头，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的标杆企业。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达3.6万份。如此庞大的规模和业务量，在为公司带来辉煌成就的同时，也带来了一系列棘手的财务难题。
在财务归档方面，公司面临着巨大的挑战。财务人员在归档时，需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张票据都需要仔细核对，每一个数据都需要反复确认，这不仅耗费了大量的人力和时间，而且档案遗失的情况也难以避免。一旦档案遗失，后续的查询和补充工作将变得异常繁琐，给公司的财务管理带来了极大的困扰。
纸质档案的管理也给公司带来了诸多不便。由于纸质档案受限于时间和空间的限制，查找档案需要耗费大量的时间和精力。工作人员往往需要在堆积如山的档案中翻找，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。这不仅影响了工作效率，也给公司的决策和运营带来了一定的阻碍。
合思方案破局之道
面对好想你健康食品股份有限公司的诸多难题，合思凭借其专业的会计系统解决方案，为企业量身定制了一套完善的电子会计档案管理方案。
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打破数据壁垒实现同源共享
合思档案打破了传统数据之间的壁垒，实现了数据的同源共享。通过先进的技术手段，将财务数据进行整合和关联，为财务人员提供了便捷的利用方式。财务人员只需一键操作，即可实现单据、发票、回单和凭证的联查，大大提高了工作效率。不再需要在繁琐的纸质档案中逐一查找，所有的数据都可以在电子平台上快速准确地获取。这种便捷的操作方式，让财务人员从繁重的重复性工作中解脱出来，将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策中。 -
自动组装档案提升审计效率
在审计方面，合思档案实现了自动组装档案的功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。系统会自动对财务数据进行分类和整理，生成符合审计要求的档案报告。审计人员可以直接在电子平台上进行审计工作，无需再耗费大量的时间和精力去查阅纸质档案。同时，电子档案的数据更加准确和完整，减少了审计误差和风险。这种高效的审计方式，为企业节省了大量的审计成本，也提高了企业的合规性和透明度。 -
实物高效管理精准定位查找
对于实物档案的管理，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的精准匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。不再需要在庞大的档案库房中盲目寻找，只需在电子平台上输入关键词，即可快速找到所需的实物档案。这种高效的管理方式，不仅提高了档案的查阅效率，也减少了实物档案的遗失和损坏风险。
显著成效收益颇丰
合思的会计系统解决方案为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的成效和丰厚的收益。
在人工耗时方面，合思档案的应用使得人工耗时减少了90%。财务人员不再需要花费大量的时间进行档案的整理和核对，工作效率得到了极大的提升。他们可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策中，为公司的发展提供更有价值的支持。
总部接收管理耗时也大幅减少。通过合思档案的数字化管理，总部可以实时获取各归档主体的财务数据，不再需要等待纸质档案的邮寄和整理。这使得总部接收管理耗时减少了80%，提高了总部的决策效率和管理水平。
借阅管理方面，合思档案的便捷查询功能使得借阅管理耗时减少了67%。借阅者可以在电子平台上快速查询和借阅所需的档案，不再需要填写繁琐的借阅申请单和在档案库房中等待。这不仅提高了借阅效率，也减少了档案的损坏和遗失风险。
在综合成本方面，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于人工耗时的减少、管理效率的提高以及档案遗失和损坏风险的降低。这些成本的节约，为公司的发展提供了更多的资金支持，增强了公司的竞争力。
合思平台优势展望未来
合思电子会计档案管理平台具有众多显著的优势和价值。它实现了自动化归档，告别了繁琐的重复性工作，让财务人员从繁重的档案管理中解脱出来。档案利用便捷高效，财务人员可以随时随地通过电子平台查阅和使用档案数据，提高了工作效率和决策的及时性。
档案数据同源，透明流转，便于监控和分析。合思档案将财务数据进行整合和关联，形成了一个完整的财务数据链条。通过对这些数据的监控和分析，企业可以及时发现财务风险和问题，采取有效的措施进行防范和解决。同时，数据的透明流转也提高了企业的合规性和透明度，增强了企业的信誉和形象。
合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500多家合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。这些数据充分证明了合思的实力和市场认可度。
未来，合思将继续凭借其领先的技术和优质的服务，助力更多企业实现财务数智化转型，让有限更有效。如果您的企业也想解决财务档案管理难题，实现降本增效，不妨选择合思，现在就可以免费试用合思电子会计档案管理平台，开启财务数智化转型的新征程。
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