在市场的浪潮中，有这样一家畅销30余年的国民经典零食品牌，它就像一颗璀璨的明珠，年单据量高达2.6亿。然而，即便是如此闪耀的品牌，也面临着财务和业务管理方面的重重挑战。该企业拥有覆盖全国的销售版图，供应链复杂无比，多种销售渠道并行，管理流程跨越多个系统，显得繁杂且低效。差旅平台对账方案不够灵活，核算精细化管理要求极高，还得在Excel中进行二次整理，人工记账的方式难以释放财务的真正价值。同时，事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细、灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。在财务资料保管方面，也存在诸多难题。
业务迷局：困境凸显的财务与业务管理
这家零食品牌企业的财务和业务管理困境犹如一座难以翻越的大山。其覆盖全国的销售版图和复杂的供应链，使得多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统。这种繁杂的状况导致工作效率低下，大量资源被浪费。在差旅管理方面，差旅平台对账方案的不灵活，加上核算精细化管理的高要求，使得财务人员不得不花费大量时间在Excel中进行二次整理，人工记账增加了财务人员的工作负担，降低了财务管理的效率。
事前事中管控的不连贯，让差旅控制难以精细、灵活，差旅成本不断攀升，严重影响了企业的盈利能力和竞争力。而纸电混合的会计档案，来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额人力物力的浪费，增加了企业的运营成本。财务资料保管在这样的环境下，也变得困难重重。
创新良方：无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案
面对这些难题，合思为该客户提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费环节，员工进行差旅申请后，可通过合思商城订购或TMC订购，消费后会生成相应的对账单。在财务核算、记账环节，通过对账结算中心，实现了线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，以及线下统一开票、线下结算、手工记账的多种方式。
在档案管理方面，合思环节实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现了L3级无需报销录入发票等档案。该解决方案具有便捷申请、同屏比价、多源采集等优势。员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，大大提升了财务资料保管的安全性和便捷性。
落地之路：解决方案的实施过程与步骤
解决方案的实施过程是一个有序且高效的过程。员工消费时，首先进行差旅申请，经过业务审批后，可在合思商城订购或TMC订购。消费完成后，会生成合思商城对账单或TMC对账单。在财务核算、记账环节，通过对账结算中心，对线上消费实现统一开票、自动拆分结算、自动记账，对线下消费实现统一开票、线下结算、手工记账。
档案管理方面，合思环节按照L4级无需报销标准，实现共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节按照L3级无需报销标准，录入发票等档案。整个实施过程注重各环节的协同和自动化，提高了工作效率和管理水平，也为财务资料保管提供了有力的保障。
成效显著：实施解决方案后的成果与效益
实施合思的解决方案后，该企业取得了显著的成果与效益。在费用节约方面，年度节约了200万 + 差旅费用。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。通过线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升了60%。
在业财连接方面，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。在线上线下一体化管理方面，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低成本，实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，保障了数据安全的同时管理效率大幅提升。数据概览显示，2023年6月，凭证总量达14W +，单据总量达50W +，数据加载时间为30S，智能关联次数为15分钟，凭证与单据关联次数达700亿次，单据与单据关联次数达2500亿次。这些成果都表明，合思的解决方案在财务资料保管等方面发挥了重要作用。
客户认可：解决方案的有效性和实用性
该企业对合思的解决方案给予了高度评价。企业的财务痛点具有一定的共性，应用合思解决方案后，打通了多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，说明解决方案具有很强的针对性和实用性。
解决方案解决了企业多系统独立运行、数据无法互通、会计凭证查阅难度大、会计档案管理成本高的问题，以及差旅费申请和审批无法手机端进行、员工差旅费用仅能实现总额控制的问题，还有财务耗费大量人力与商旅平台对账、手工记账的问题，得到了企业的认可。合思解决方案帮助企业实现了降本增效，提高了业财协同效率，助力管理层科学决策、高效管控成本，符合企业的发展需求。企业认为该解决方案可供其他门店企业参考，具有一定的推广价值，也为财务资料保管提供了优秀的范例。
行动号召：选择合思，开启高效管理之旅
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等29项主要功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。在财务资料保管方面，也有着出色的表现。合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。合思具有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案，满足不同企业的需求。合思拥有强大的集成能力，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作，为企业提供更全面的服务。如果你也想解决财务和业务管理难题，提升财务资料保管的水平，不妨点击免费试用，开启属于你的高效管理之旅。
