在数字化浪潮的席卷下，电子凭证数字化转型已成为时代的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措犹如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将迎来全面解决的曙光。电子凭证全流程无纸化时代已然来临，这不仅是财务数智化的必行之路，更是企业优化管理流程、降低运行成本、实现数字化与绿色化协同转型的关键契机。
在这一时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地洞察到市场需求，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的证据归档方法。
破解档案管理难题的综合证据归档方法
在企业的日常运营中，财务档案管理常常面临诸多痛点。纸质档案的管理不仅耗费大量的人力、物力和空间，而且查找和使用效率低下。传统的档案管理方式难以满足企业数字化转型的需求，因此，一套科学有效的证据归档方法至关重要。合思档案针对这些痛点，提供了全面的综合解决方案。
合思档案实现了自动归档功能。它能够根据预设规则，对收集到的数据进行精准分类和高效处理。无论是发票、合同还是其他财务凭证，都能被有序地整理和存储，确保信息的有序性和可追溯性。这一功能大大释放了财务人员的精力，使他们能够将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策工作中。
在数据采集方面，合思档案对接各类异构系统，通过生成式接口自动采集档案数据。它能够连接NCC、U9、OA、CBS等多种系统，打破了不同系统之间的数据壁垒，降低了企业的开发成本。这种高效的数据采集方式，确保了档案数据的完整性和准确性，为企业的财务决策提供了可靠的依据。
合思档案还实现了档案全场景数字化利用。在传统的档案管理模式下，查询档案需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至需要切换多个系统，操作繁琐且效率低下。而合思档案打破了这一壁垒，用户只需一键操作，就能查询多系统凭证相关的数据及影像信息。这一功能极大地提高了档案查询的效率，为企业的日常运营提供了便利。
为了保证档案原生存储的安全合规，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储。同时，它还进行四性检验与业务校验，从多个维度确保档案数据的安全性和合规性。这种严格的安全保障机制，让企业无需担心档案数据的丢失或泄露问题。
凸显专业创新的核心证据归档方法
合思档案不仅提供了综合的解决方案，还具备一系列强大的核心功能和独特的优势，为企业提供了专业、创新的证据归档方法。
合思档案具备便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理。这一管理涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务四个关键环节。从档案的采集到最终的利用，合思档案都能提供一站式的解决方案，确保档案管理的高效、准确和安全。
在档案采集环节，合思档案具有开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析的功能。开放式接口互联使得企业能够根据自身需求，灵活连接各种数据源，实现档案数据的自主采集。大文件自动切割功能则解决了大文件传输和存储的难题，提高了数据处理的效率。数电票自动化解析功能能够快速、准确地解析数电票信息，为企业的财务处理提供了便利。
档案制档环节，合思档案能智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。智能关联功能能够将相关的档案数据自动关联起来，形成完整的档案链条。自动组装功能则将分散的档案数据组装成规范的档案文件。四性检测和业务检测确保了档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性，自定义版式文件功能满足了企业个性化的档案管理需求。
在档案利用环节，合思档案可实现多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据。多维检索功能让用户能够从多个维度快速查找所需的档案信息。一站式预览功能则让用户在一个界面上就能预览档案的详细信息。在线借阅功能方便了企业内部人员的档案借阅需求，异构系统联查功能打破了不同系统之间的信息孤岛。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能则提高了实物档案管理的效率和准确性。
见证行业成效的成功证据归档方法
合思档案在不同行业的实际应用中，取得了显著的成效，为企业提供了成功的证据归档方法范例。
好想你健康食品股份有限公司引入合思档案后，在档案管理方面取得了巨大的突破。通过合思档案的自动归档和智能管理功能，减少了90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。这不仅提高了企业的档案管理效率，还为企业节省了大量的成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达5000万元，报销效率提升了300%。合思档案的应用，让企业实现了绿色办公，降低了运营成本，同时提高了报销效率，提升了员工的满意度。
云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本。年节省超30万元，业财融合达成80%，财务提效90%，实现了100%的合规降本。合思档案的应用，让云海肴在财务管理方面更加高效、合规，为企业的发展提供了有力的支持。
金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。合思档案的应用，提高了企业的档案管理效率，确保了档案的合规性，为企业的发展提供了可靠的保障。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，企业面临着前所未有的机遇和挑战。选择一种科学有效的证据归档方法，对于企业的降本增效和合规经营至关重要。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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