在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同强劲的东风，推动着我国电子凭证改革驶入快车道，宣告着电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。然而，企业在这条转型之路上却面临着诸多痛点。就拿员工费用报销来说，传统报销模式下，会计凭证“接收难、入账难、归档难”的问题十分突出。大量纸质档案管理不仅对空间和人力要求巨大，成本高昂，而且无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，根本无法满足现代化管理的要求。
企业内部业务、财务系统众多且相互独立，数据难以互通，结构化数据提取困难。员工在进行费用报销时，电子发票的打印、查重、验伪工作耗时费力，还造成了纸张的浪费。实物档案资料的存储占用了大量的物理空间，需要专门设置人员进行管理，成本居高不下，而且档案损坏的情况时有发生，企业面临着较大的风险。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业解决员工费用报销及财务档案管理难题提供了全新的解决方案。
合思档案：财务数智化的领航者
合思创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其推出的电子会计档案管理平台，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。在员工费用报销方面，它能够实现从费用产生到报销入账、归档的全流程数字化管理，让报销变得更加便捷高效。
合思档案的发展历程堪称一部辉煌的奋斗史。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生，为后续的发展奠定了坚实的基础。2020年，它全面面向市场，积极响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作，成为第一批参与试点的企业之一。2021年，合思档案聚焦财务档案，助力9个省份的试点企业顺利通过电子发票报销、入账、归档试点验收。2022年，全新的“单套制”解决方案推出，为企业的档案管理带来了新的思路和方法。2023年，合思档案升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地的最佳实践。2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中的闭环管理，进一步提升了企业的财务数字化管理水平。
合思作为专精特新企业，实力不容小觑。成立以来，已累计融资超15亿元人民币。在北京、杭州、南昌设立了研发中心，拥有强大的技术研发团队。在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为企业提供及时、高效的服务。
核心功能：全生命周期管理的卓越之选
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在档案采集环节，合思档案具备开放式接口互联·自主采集功能。它就像一个智能的“数据收集器”，能够自动采集各种电子凭证数据。大文件自动切割功能，使得数据处理更加高效。数电票自动化解析功能，让电子发票的信息能够快速准确地被识别和处理，大大提高了员工费用报销的效率。
档案制档环节，合思档案展现出了强大的智能关联和自动组装能力。它能够将相关的凭证数据进行智能关联，自动组装成完整的档案。同时，进行四性检测、业务检测，确保档案的准确性和合规性。支持自定义版式文件，满足企业不同的档案管理需求。
档案管理环节，合思档案可实现精准权限管控。不同的用户角色拥有不同的权限，确保档案数据的安全性。档案目录灵活扩展，能够根据企业的业务发展和管理需求进行调整。水印管理功能，为档案数据增添了一层安全保障。档号符合国标要求，方便企业进行档案的规范化管理。
档案利用环节，合思档案支持多维检索、一站式预览。员工可以通过多种方式快速检索到所需的档案信息，实现一站式预览，无需在多个系统中查找。在线借阅功能，让档案的借阅更加便捷。异构系统联查功能，能够实现与其他系统的数据关联查询。实物混序归档、可视化盘点档案数据功能，让档案管理更加直观、高效。
自动化归档功能让企业告别了重复性的工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。在员工费用报销方面，也大大提高了报销效率，降低了报销成本。
行业应用：解决实际问题的成功典范
合思档案在不同行业都有着广泛的应用，为企业解决了实际问题，带来了显著的收益。
好想你健康食品股份有限公司在员工费用报销和财务档案管理方面面临着归档难、查找慢、成本高、不合规等业务痛点。使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。员工费用报销的流程更加顺畅，效率得到了极大的提升。
COMMUNE幻师存在成本高、效率低、合规难等问题。上线合思电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。员工在进行费用报销时，无需再打印大量的纸质发票，直接通过系统进行提交和审批，大大节省了时间和成本。
云海肴有纸质档案打印成本高、存储成本高、查找困难等痛点。通过合思档案实现了全面无纸化管理，降低了运营成本，年节省超30万元。业财融合提升了80%，财务提效90%，100%的合规降本。员工费用报销的信息能够与业务数据实现实时关联，提高了财务管理的准确性和效率。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在档案整理、保管、存储和管理利用方面存在问题。使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。员工在报销过程中，能够快速找到所需的档案信息，提高了报销的速度和准确性。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，合思档案具有很好的参考价值和借鉴意义。它能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
企业在员工费用报销和财务档案管理方面面临着诸多挑战，抓住电子凭证数字化转型的机遇刻不容缓。选择合思档案，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。未来财务用合思，让有限更有效。欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案，扫描二维码还可了解更多案例。如果您想亲身体验合思档案带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化转型的新篇章。
