在我国电子凭证改革的浪潮中，全流程无纸化时代已然来临。然而，众多企业在票据文件管理方面，尤其是财务档案管理领域，依旧面临着重重挑战。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军者，适时推出了合思档案平台，为企业解决票据文件管理难题提供了有力的支持。
票据文件管理痛点剖析
目前企业在票据文件管理，特别是财务档案管理中存在着诸多棘手问题。
归档难题凸显。财务人员在归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票等的一致性。繁琐的流程不仅增加了人工成本，还容易出现档案遗失的情况。每一张票据都可能影响到财务数据的准确性和完整性，一旦遗失，后续的查找和补救工作将耗费更多的精力。
查找效率低下。纸质档案受限于时空条件，无法实现实时调阅和精准查找。当企业需要查询特定的票据文件时，往往需要在堆积如山的纸质档案中苦苦寻觅，这严重影响了工作效率。
成本居高不下。大量的纸质档案管理对空间和人力都有很高的要求。档案的存储需要专门的库房，这无疑增加了企业的租赁成本；同时，人工整理和保管档案也需要投入大量的人力成本。此外，档案耗材、打印等费用也是一笔不小的开支。
合规性难以保证。纸质档案管理无法确保电子原文件的长期保存和数据安全可用。在数字化时代，数据的安全性和合规性至关重要，一旦出现数据泄露或丢失，企业可能面临严重的法律风险。而且，随着国家对财务档案管理的要求越来越严格，纸质档案管理很难满足合规性的要求。
报销周期漫长。由于票据文件管理不善，报销流程往往会受到影响，导致报销周期延长。这不仅影响了员工的积极性，也对企业的资金流转造成了一定的压力。
电子会计凭证文件管理手段匮乏。企业缺乏有效的电子会计凭证文件管理系统，导致电子凭证的处理和存储存在诸多问题，无法实现高效的数字化管理。
合思档案平台解决方案
合思档案管理平台全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，为企业的票据文件管理带来了全新的解决方案。
打破数据壁垒实现数据同源。该平台通过先进的技术手段，打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据的同源共享。这使得财务人员能够更加便捷地利用数据，通过一键联查功能，快速获取相关的票据文件信息，大大提高了工作效率。
自动组装档案数据提升审计效率。平台能够自动对档案数据进行组装，按照审计要求进行分类和整理。这不仅减少了人工操作的工作量，还提高了审计的准确性和效率。审计人员可以更加快速地获取所需的票据文件信息，进行审计工作。
电子与实物匹配高效管理实物档案。借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案平台实现了电子档案与实物档案的精准匹配。企业可以通过扫描二维码，快速定位实物档案的存放位置，实现高效的实物档案管理。即使是大量的实物档案，也能轻松管理，避免了传统纸质档案管理中容易出现的混乱和遗失问题。
自动化归档与财务数据分析。平台上线的电子会计档案管理系统，实现了自动化归档功能。票据文件可以自动上传到系统中，并按照预设的规则进行分类和归档。同时，系统还能够对财务数据进行分析，为企业提供决策支持。通过对票据文件数据的分析，企业可以了解自身的财务状况，发现潜在的问题，及时调整经营策略。
合思档案核心功能亮点
合思档案在票据文件管理方面具有诸多核心功能亮点，实现了电子会计档案的全生命周期管理。
便捷调阅不打印。企业用户无需打印纸质票据文件，即可在平台上进行便捷调阅。这不仅节省了打印成本，还提高了文件的使用效率。用户可以随时随地通过电脑或移动设备访问平台，快速获取所需的票据文件信息。
混序归集免组装。平台支持票据文件的混序归集，无需人工进行繁琐的组装。无论票据文件的来源和顺序如何，系统都能自动进行识别和分类，大大提高了归档效率。
智能采集功能强大。通过开放式接口互联，平台可以自主采集各类票据文件信息。对于大文件，系统能够自动进行切割处理，方便存储和管理；对于数电票，系统可以实现自动化解析，提取关键信息，提高数据处理的准确性和效率。
智能关联自动组装制档。平台能够对票据文件进行智能关联，自动组装成档案。在制档过程中，系统会进行四性检测（真实性、完整性、可用性、安全性）、业务检测和自定义版式文件设置，确保档案的质量和合规性。
精准权限管控与灵活扩展档案目录。合思档案平台具有精准的权限管控功能，不同的用户可以根据其权限访问不同的票据文件信息，确保数据的安全性。同时，平台支持灵活扩展档案目录，企业可以根据自身的业务需求进行自定义设置，满足多样化的管理需求。
水印管理与国标档号。平台对票据文件进行水印管理，防止文件被非法复制和传播。档号的设置符合国家标准要求，便于企业进行规范化管理和查询。
多维检索与一站式预览。用户可以通过多种维度对票据文件进行检索，如时间、类型、金额等，快速定位所需的文件。同时，平台支持一站式预览功能，用户无需切换页面，即可查看文件的详细内容。
在线借阅与异构系统联查。企业员工可以在平台上进行在线借阅申请，方便快捷。平台还支持与异构系统进行联查，实现数据的共享和互通，提高工作效率。
实物混序归档与可视化盘点。对于实物档案，平台支持混序归档，方便企业进行管理。同时，通过可视化盘点功能，企业可以实时了解实物档案的库存情况，确保档案的安全和完整。
合思档案带来的用户收益
使用合思档案平台为企业在票据文件管理方面带来了显著的收益。
减少人工耗时。以好想你为例，使用合思档案后，减少了90%的人工耗时。总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。这使得企业的财务人员能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
降低成本。好想你预计每年减少综合成本20万元，云海肴节省打印、存储等总体成本30万元/年，高新兴为企业年节约成本30万元以上。这些成本的降低直接提高了企业的经济效益。
提高效率。COMMUNE幻师门店的报销周期从2个月缩短，西湖城投的报销效率提升了300%。报销效率的提高不仅提升了员工的满意度，也加快了企业的资金流转。
实现合规降本。金牌橱柜的档案合规性达到了100%，合思档案平台保障了企业票据文件管理的合规性，避免了因合规问题带来的法律风险，同时也降低了企业的运营成本。
合思档案典型应用场景
合思档案平台适用于各类企业的票据文件管理场景。无论是食品、餐饮、家居、数字阅读、教育培训等行业，还是国企、上市公司等不同性质的企业，都能通过合思档案解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营。在食品行业，企业面临着大量的采购票据和销售票据管理问题，合思档案平台可以帮助企业实现票据的高效管理和准确核算；在餐饮行业，企业的报销票据和采购发票较多，平台可以提高报销效率和财务管理水平；在家居行业，企业的合同票据和发票管理较为复杂，合思档案平台可以实现票据的精准管理和风险控制。
合思档案客户成功案例
众多企业通过使用合思档案平台，在票据文件管理方面取得了显著的成效。
好想你解决了归档难、查找慢等问题，减少了人工耗时和综合成本。通过合思档案平台，好想你实现了财务档案的自动化归档和高效管理，提高了工作效率和数据准确性。
COMMUNE幻师降低了档案成本，提高了报销效率。平台的使用使得COMMUNE幻师的报销流程更加便捷，员工能够更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度。
云海肴实现了降本增效，提升了业财融合和财务效率。合思档案平台帮助云海肴实现了财务数据的实时共享和分析，为企业的决策提供了有力支持。
金牌橱柜保障了档案合规性，实现了票据文件的规范化管理。平台的权限管控和合规检测功能，确保了金牌橱柜的财务档案符合国家相关规定，避免了法律风险。
在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，企业在票据文件管理方面面临着前所未有的挑战。合思档案平台凭借其强大的功能和显著的优势，成为企业实现财务数智化转型、降本增效、合规经营的理想选择。如果您想亲身体验合思档案平台在票据文件管理方面的卓越性能，现在就可以免费试用。立即拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，开启高效财务档案管理之旅。
