在数字化浪潮席卷而来的今天，电子凭证改革正以前所未有的速度向前推进。然而，电子凭证接收、报销、入账、归档等环节的难题，如同巨石般横亘在企业财务数智化转型的道路上。合思，作为财务数智化服务领域的领军者，凭借敏锐的洞察力和强大的技术实力，推出了智能归档系统——合思档案，为企业解决这些难题提供了一站式解决方案。
传统财务档案管理痛点突显
传统的财务档案管理方式，在现代企业发展的需求面前，显得力不从心。在档案整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中，数据难以整合利用。不同系统之间的数据格式、标准不一致，导致信息流通不畅，企业难以从海量的数据中提取有价值的信息。
保管环节更是让企业头疼不已。大量的纸质档案需要占用大量的物理空间，企业不得不投入资金建设独立的档案室，并且需要专人进行管理。这不仅增加了企业的运营成本，还存在安全隐患，如火灾、水灾等自然灾害可能会导致档案损毁。
存储环节，独立档案室虽然在一定程度上保证了档案的安全，但也带来了管理上的不便。纸质档案查找困难，效率低下，合规性也难以保证。企业在需要查阅档案时，往往需要花费大量的时间和精力，而且无法保证档案的完整性和准确性。此外，传统的纸质档案管理还面临着数据不互通、存储成本高、效率慢等问题，无法最大化发挥档案的价值。
合思档案智能破局
为了解决企业在财务档案管理方面的痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。这一智能归档系统涵盖了档案采集、制档、管理、利用的全生命周期管理，实现了全流程的合规化、自动化、数字化。
在档案采集方面，合思档案具有开放式接口互联和自主采集功能，能够与企业现有的各种系统进行无缝对接，实现数据的自动采集。对于大文件，系统会自动进行切割，提高数据处理效率。同时，对于数电票，系统能够实现自动化解析，确保数据的准确性和完整性。
制档环节，合思档案采用智能关联和自动组装技术，能够将相关的档案信息进行智能匹配和组装，形成完整的档案文件。系统还具备四性检测、业务检测和自定义版式文件功能，确保档案的合规性和规范性。
管理环节，合思档案通过精准权限管控和档案目录灵活扩展功能，确保只有授权人员才能访问和管理档案。同时，系统采用水印管理技术，防止档案信息被非法复制和传播。档号符合国标要求，方便企业进行档案的分类和管理。
利用环节，合思档案提供多维检索和一站式预览功能，企业可以通过多种方式快速查找所需的档案信息，并进行在线预览。系统还支持在线借阅和异构系统联查功能，方便企业在不同系统之间进行数据的共享和查询。此外，实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，让企业能够更加高效地管理实物档案。
核心功能亮点纷呈
合思档案的功能蓝图丰富多样，具备便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，可实现电子会计档案全生命周期管理。
智能采集是合思档案的一大亮点。系统通过外部生态和内部系统获取数据，能够实现数据的实时采集和更新。无论是来自国税总局、银行、国铁集团等的电子凭证，还是企业内部的各种业务数据，都可以通过智能采集功能快速、准确地采集到系统中。
预归档服务集成了多种服务和规则引擎，能够对采集到的数据进行预处理和分类。元数据服务则为档案提供了详细的描述信息，方便企业进行档案的检索和管理。
基础管理功能涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节，确保档案的安全和完整。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的决策提供有力支持。
合思档案还能打破系统壁垒，实现一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息。企业无需在不同的系统之间进行切换，即可快速获取所需的信息，大大提高了工作效率。
用户收益显著提升
合思档案的智能归档系统为企业带来了显著的收益。自动化归档让企业告别了重复性的手工劳动，员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案利用的便捷高效，让企业能够快速获取所需的信息，提高了决策的及时性和准确性。
档案数据同源且透明流转，便于企业进行监控和分析。企业可以实时了解档案的状态和使用情况，及时发现问题并进行解决。同时，透明的流转过程也提高了数据的安全性和可靠性。
通过使用合思档案，企业能够大幅提升归档效率，降低成本。减少人力成本，企业无需再雇佣大量的档案管理人员，节省了人力开支。节约耗材和存储成本，企业不再需要购买大量的纸张、油墨等耗材，也不需要建设大规模的档案室，降低了存储成本。此外，还可以提高档案整理匹配效率、节省存储空间、提升报销效率等，实现合规降本和低碳运营。
典型场景全面覆盖
在企业的财务日常工作中，涉及电子凭证的开具、接收、报销、入账、归档等环节，合思档案均可提供相应的解决方案，满足不同场景下的财务档案管理需求。
在电子凭证开具环节，合思档案能够与国税总局、银行、国铁集团等系统进行对接，实现电子凭证的自动开具和传输。企业无需再手动录入凭证信息，提高了工作效率和准确性。
接收环节，合思档案支持通过企业OA、接口直联等方式接收电子凭证。系统能够自动对接收的凭证进行校验和分类，确保凭证的合规性和完整性。
报销环节，合思档案与企业的报销系统进行集成，实现报销流程的自动化。员工可以通过系统提交报销申请，系统自动进行审核和归档，提高了报销效率。
入账环节，合思档案能够与企业的财务系统进行对接，实现凭证的自动入账。系统会根据预设的规则对凭证进行分类和处理，确保入账的准确性和及时性。
归档环节，合思档案将电子凭证进行统一管理和存储，实现了档案的全生命周期管理。企业可以根据需要对档案进行查询、借阅和销毁等操作，确保档案的安全和完整。
客户成功案例见证实力
众多企业已借助合思档案实现财务数智化转型并取得显著成效。好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过自动化归档和智能检索功能，员工不再需要花费大量的时间进行档案的整理和查找，工作效率得到了极大的提升。
COMMUNE幻师通过合思档案，纸张使用量减少了88%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。系统的自动化报销流程和电子凭证管理功能，让员工的报销更加便捷，企业的财务管理更加高效。
云海肴使用合思档案后，节省了打印、存储等总体成本30万/年，业财融合提升了80%，财务提效90%。系统的智能分析和数据共享功能，让企业能够更好地掌握业务情况，做出更加科学的决策。
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