在当今竞争激烈的商业环境中，企业报销管理的数字化转型已成为提升运营效率、降低成本的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，我们来看看合思是如何助力专精特新企业实现财务数字化转型，解决企业在报销管理方面的痛点的。
动力源：专精特新的行业典范
北京动力源科技股份有限公司创立于1995年，作为我国电源行业第一家在上海证券交易所主板上市的企业，它犹如一颗璀璨的明珠，在行业中熠熠生辉。公司业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，为国家的发展贡献着自己的力量。2022年3月，动力源成功入选北京市专精特新“小巨人”企业，这不仅是对其技术实力和创新能力的高度认可，也彰显了其在行业中的领先地位。
动力源报销管理的困境迷宫
随着企业的不断发展壮大，动力源的组织架构日益复杂。公司拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司，在全国分布着30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家也设立了分支机构。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。这种庞大而复杂的组织架构，给企业报销管理带来了诸多挑战。
公司存在大量自研系统，这些系统难以整合，传统的手工报销模式弊端丛生。员工需要在多个系统之间频繁切换来提交申请单，操作体验极差。财务人员则要手工录入报销数据，发票的验真、查重也都依靠手工完成，大量的基础工作耗费了他们大量的时间和精力。
系统之间相互割裂，报销信息分散在多个系统中，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握企业的报销数据，难以做出及时、准确的决策。
公司业务覆盖面广，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同的费用支付方式也增加了报销管理的复杂性。同时，由于组织架构复杂，各主体的管理程度不一致，业务流程难以统一，操作重复，信息的一致性也难以保证。
合思：破解报销管理难题的密钥
为了解决动力源在报销管理方面的痛点，合思提供了一系列行之有效的解决方案。
– 系统集成：搭建数据互通桥梁
合思将动力源HR系统中的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种系统集成，打破了数据之间的壁垒，让信息能够在不同系统之间顺畅流通。
– 无需报销：革新报销体验
合思推出的无需报销模式，给动力源的报销管理带来了革命性的变化。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务人员可以统一对账，系统会自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档。这一模式大大简化了报销流程，提高了报销效率。
– 强大系统连接能力：打破数据流转障碍
合思凭借Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。
合思方案的实施路径
合思解决方案的实施过程有条不紊。首先进行系统集成对接，将HR系统和BPM系统的数据与合思费控进行同步，为后续的报销管理工作奠定了坚实的基础。
接着，推广无需报销模式。引导员工使用合思商城进行因公消费，让员工逐渐适应新的报销方式，享受无需垫资、简化流程的便利。
最后，完善系统连接，实现业务数据跨系统同步。通过不断优化系统，确保各系统之间的数据能够实时、准确地交互，提高企业报销管理的整体效率。
合思方案带来的显著成效
合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益。
在操作体验方面，多系统集成实现了数据互通，员工的报销体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，报销效率提升了300%。员工在申请单填报时，信息能够自动赋值，聚合消费功能让员工可以在同屏进行比价，大大缩短了填报时间，简化了报销流程。因公消费时，员工可以在多渠道进行同屏比对，全场景无需垫资，减轻了员工的经济压力。
对于财务人员来说，会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。审批工作有了更明确的依据，费用控制更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，从手动制作单据转变为智能制单，能够将更多的精力投入到更有价值的工作中。
在企业管理层面，实现了事中控制、事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业的经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。
动力源的高度评价
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对与合思的合作给予了高度评价。他表示，企业数字化转型初期，往往容易过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
如果您所在的企业也面临着类似的企业报销管理难题，不妨选择合思。我们将以专业的解决方案和优质的服务，助力您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。现在就可以免费试用我们的服务，开启企业报销管理数字化转型之旅！
