在当今企业数智化转型的汹涌浪潮中，电子会计档案管理已然成为企业发展的关键一环。随着数电票的迅猛扩张，企业传统的纸质档案管理模式逐渐暴露出诸多弊端，如成本居高不下、效率极为低下以及合规风险巨大等。在这样的背景下，合思档案横空出世，为企业提供了一套领先的单套制电子会计档案管理解决方案，助力企业在电子凭证处理领域实现质的飞跃。
产品背景与行业痛点：数电票时代的档案管理困局
随着2025年数电票全覆盖目标的稳步推进，企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战。虽然在政策层面，电子发票的接收已经具备合法合规性，但企业在数电票管理方面却有着特殊的要求。例如，企业必须以XML格式对相关文件进行存档，同时XBRL文件还需写入财务入账信息。
在纸电混合的时代，企业内部不同角色都面临着各自的困扰。企业高管常常为纸质档案管理成本过高、数据难以分析利用而发愁。纸质档案的存储需要大量的空间和资源，这无疑增加了企业的运营成本。而且，由于数据分散且难以整合，高管们很难从这些档案中获取有价值的信息，从而影响了决策的科学性和准确性。
财务人员则承受着档案整理工作的繁琐压力，这使得他们的工作热情逐渐降低。每一张纸质凭证都需要人工进行整理、装订和归档，不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现错误。长期处于这样的工作状态下，财务人员的工作积极性受到了极大的打击，进而影响了工作效率和质量。
业务人员也被繁琐的报销流程所束缚。从提交报销申请到最终审核通过，整个过程涉及多个环节，需要填写大量的表格和提供各种证明材料。这不仅增加了业务人员的工作负担，还导致报销周期过长，影响了员工的满意度。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本主要体现在纸质凭证输出的耗材费用和存储空间的需求上。随着企业业务的不断发展，纸质档案的数量也在急剧增加，这使得企业需要投入更多的资金来购买存储设备和耗材。高隐形成本则包括手工装册归档的工作量和数据利用的低效性。手工操作不仅容易出错，而且难以实现数据的快速检索和分析，无法充分发挥档案的价值。高合规风险主要源于电子会计凭证管理手段的不足和纸质档案易损坏的特点。电子会计凭证的管理需要遵循严格的法律法规和安全标准，如果管理不当，容易导致数据泄露和合规问题。而纸质档案则容易受到自然灾害、人为损坏等因素的影响，存在丢失或损坏的风险。
解决方案概述：合思档案的全方位赋能
合思档案针对企业在电子凭证处理和档案管理方面的痛点，提供了领先的单套制解决方案以及六大场景解决方案，能够满足不同角色的需求。
对于CEO/高管而言，合思档案可以帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，助力决策数智化，实现降本增效。通过对电子会计档案的集中管理和分析，企业可以将这些数据转化为有价值的资产，为企业的发展提供有力的支持。同时，合思档案严格遵循国家相关政策法规，确保企业的档案管理合规性，降低合规风险。在决策过程中，高管们可以通过系统快速获取准确的财务数据和分析报告，从而做出更加科学、合理的决策。此外，合思档案还能够帮助企业降低运营成本，提高工作效率，实现经济效益的最大化。
对于归档员/财务人员来说，合思档案可以提高工作效率，实现数据同源透明流转，轻松完成档案管理工作。系统可以自动采集和整理电子凭证，实现智能归档，大大减少了人工操作的工作量和错误率。同时，数据的同源性保证了信息的准确性和一致性，使得财务人员可以更加便捷地进行数据查询和分析。在档案管理方面，合思档案提供了完善的功能，如权限管理、档案目录扩展和系统规范预置档号等，使得档案管理工作更加规范化和标准化。
对于外部审计人员而言，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，减少了沟通成本。审计人员可以通过系统在线查阅企业的电子会计档案，无需再到企业现场进行实地审计。同时，系统提供了详细的审计轨迹和数据追溯功能，使得审计人员可以快速准确地获取所需信息，提高了审计工作的效率和质量。此外，一键查询借阅功能使得审计人员可以方便地获取所需的档案资料，减少了与企业内部人员的沟通成本。
核心功能与优势：合思档案的卓越实力
合思档案具有多方面的核心功能与优势，在电子凭证处理方面表现卓越。
在功能上，合思档案实现了电子会计档案的全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。智能采集功能可以通过接口互联自主采集或手动采集自主补录的方式，将企业的各类电子凭证快速准确地收集到系统中。预归档服务则可以对采集到的凭证进行初步的审核和分类，为后续的归档工作做好准备。基础管理功能包括权限管理、档案目录扩展和系统规范预置档号等，确保了档案管理的规范化和标准化。档案服务功能则提供了多维检索、一站式预览穿透联查和多场景档案应用等服务，方便用户快速准确地获取所需的档案信息。
多源采集是合思档案的一大特色。它支持接口互联自主采集和手动采集自主补录两种方式，能够适应不同企业的业务需求和信息化水平。无论是与企业内部的财务系统、业务系统进行对接，还是手动录入一些特殊的凭证信息，合思档案都能够轻松应对。
智能制档功能则体现了合思档案的智能化和自动化水平。规则引擎可以自动对采集到的凭证进行组装，根据预设的规则和模板生成规范的档案文件。字段映射功能使得用户可以方便地查阅和管理档案信息，专用格式版式文件则保证了档案的规范性和可读性。同时，系统还提供了“四性检测 + 业务检测”功能，对档案的真实性、完整性、可用性和安全性进行全面检测，确保档案的质量和合规性。
档案管理功能方面，合思档案具有权限管理精准管控、档案目录灵活扩展和系统规范预置档号等特点。权限管理功能可以根据用户的角色和职责，对档案的访问和操作权限进行严格控制，确保档案信息的安全性。档案目录灵活扩展功能使得企业可以根据自身的业务需求和管理要求，对档案目录进行自定义设置，方便档案的分类和检索。系统规范预置档号功能则为每一份档案生成唯一的档号，便于档案的管理和查询。
档案应用功能则为用户提供了多维检索、一站式预览穿透联查和多场景档案应用等服务。多维检索功能可以根据用户的不同需求，从多个维度对档案进行检索，如时间、类型、金额等，快速准确地找到所需的档案信息。一站式预览穿透联查功能可以让用户在一个界面上同时查看档案的详细信息和相关联的凭证、报表等，实现了信息的快速获取和关联分析。多场景档案应用功能则可以根据不同的业务场景，为用户提供个性化的档案服务，如财务审计、税务申报、内部管理等。
合思档案的优势还体现在显著的降本增效上。它可以实现100%自动归档，大大提高了工作效率，减少了人工操作的错误率。同时，符合国家政策要求，确保了企业的档案管理合规性。具备广泛连接的能力，可以与企业内部的各种系统进行对接，实现数据的共享和流通。灵活承接和持续迭代的能力则使得合思档案能够适应企业不断变化的业务需求和管理要求，为企业提供长期稳定的服务。通过让数据“活起来”，合思档案实现了资源的重组和企业效益的最大化，为企业的发展注入了强大的动力。
应用场景与案例：合思档案的成功实践
合思档案在多个行业和企业得到了广泛的应用，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等。通过多个客户案例，我们可以看到合思档案在电子凭证处理和档案管理方面所取得的显著成效。
某年年单据量达到2.6亿的企业，在引入合思档案后，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效的目标。通过与企业的财务系统和业务系统进行对接，合思档案实现了电子凭证的自动采集和处理，使得财务数据与业务数据能够实时同步，提高了财务信息的准确性和及时性。同时，系统的自动化流程和智能审核功能，减少了人工干预，提高了工作效率。通过精简报销流程和优化档案管理，企业降低了运营成本，提高了经济效益。
世界上最大的重型装备制造商之一，借助合思档案实现了档案管理标准化落地、安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。合思档案为企业提供了一套标准化的档案管理流程和规范，确保了档案的质量和一致性。通过安全可靠的存储系统和严格的权限管理，保障了档案信息的安全性和保密性。业务完整性检测功能可以对档案中的业务数据进行全面检查，确保数据的准确性和完整性。单套制落地则实现了电子会计档案的唯一存储和管理，减少了纸质档案的使用，提高了管理效率。
一家多系统数据互联的企业，利用合思档案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。合思档案可以将企业内部不同系统中的电子凭证进行统一采集和存储，打破了数据壁垒，实现了数据的共享和流通。通过建立业务证据链，确保了每一笔业务都有完整的记录和证明，提高了业务的透明度和合规性。全生命周期管理功能则可以对电子会计档案从生成到销毁的整个过程进行跟踪和管理，确保档案的安全性和可用性。
中国最大的K12民办教育集团之一，通过合思档案简化了会计管理流程，提高了工作效率。合思档案的智能采集和自动归档功能，使得财务人员可以从繁琐的档案整理工作中解脱出来，将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。同时，系统的多维检索和一站式预览穿透联查功能，方便了财务人员快速准确地获取所需的档案信息，提高了工作效率和质量。
合思档案凭借其强大的功能、显著的优势和丰富的成功案例，能够有效解决企业电子会计档案管理难题。无论是政策推动、合规要求，还是降本增效的目标，合思档案都是企业数字化建设的必然选择。如果您也想体验合思档案在电子凭证处理方面的卓越性能，不妨现在就拨打400 – 105 – 6505，或访问网站www.hosecloud.com，进行免费试用，开启企业电子会计档案管理的新时代。
