在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，我国电子凭证改革正以风驰电掣之势推进，电子凭证全流程无纸化的崭新时代已然来临。然而，企业在电子凭证管理领域却如同陷入了一片荆棘丛林，面临着重重困境。尤其是在采购费用报销这一关键环节，难题更是层出不穷。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，敏锐洞察到企业的痛点，重磅推出合思档案，为企业拨开迷雾，指明解决之道。
行业痛点：采购费用报销困境重重
企业在电子凭证管理以及采购费用报销方面，可谓是困难重重。首先是归档难问题。在采购费用报销时，财务人员需要花费大量的时间来确认单据、发票等的一致性。每一张采购发票、每一份报销单据，都需要仔细核对，确保金额、项目、供应商等信息准确无误。这一过程繁琐且容易出错，就像在茫茫大海中寻找一颗针，耗费了大量的精力。而且，传统的纸质档案还容易出现遗失的情况，一旦档案丢失，采购费用报销就会陷入僵局，后续的审计、查询等工作也会受到严重影响。
查找慢也是一大痛点。纸质档案受时空限制，当企业需要查找某一笔采购费用报销的相关档案时，往往需要在堆积如山的文件中苦苦寻觅。可能需要花费数小时甚至数天的时间，才能找到所需的档案。这不仅降低了工作效率，还可能影响到企业的决策。例如，当企业需要快速核对某一采购项目的费用报销情况时，却因为查找档案的时间过长而无法及时获取信息。
成本高同样不容忽视。大量的纸质档案管理对空间和人力都提出了极高的要求。企业需要专门的档案室来存放这些档案，这无疑增加了企业的租赁成本。同时，还需要安排专人负责档案的整理、保管和查找工作，人力成本也随之增加。在采购费用报销方面，从单据的打印、装订到档案的存储，每一个环节都需要耗费一定的成本。
不合规问题更是企业面临的严峻挑战。纸质档案管理办法在面对电子原文件时，无法保证其长期保存和数据安全可用。在采购费用报销过程中，电子发票等电子凭证的真实性、完整性和安全性难以得到有效保障。一旦出现数据丢失、篡改等情况，企业可能会面临税务风险和审计问题。
解决方案概述：合思档案全面破局
合思档案，一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台，宛如一道曙光，为企业带来了希望。它基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。
在采购费用报销方面，合思档案能够实现全流程的数字化管理。从采购申请、审批到费用报销，再到档案归档，每一个环节都可以在平台上完成。企业可以通过平台实时监控采购费用报销的进度，确保每一笔报销都符合规定。同时，合思档案还能够与企业的其他系统进行无缝对接，实现数据的共享和流通，提高工作效率。
核心功能亮点：合思档案优势尽显
- 档案采集功能：智能高效，精准抓取
合思档案具有开放式接口互联、自主采集的强大功能。在采购费用报销中，它可以与各种采购系统、发票管理系统等进行连接，自动采集相关的电子凭证和报销单据。无论是国税总局开具的发票，还是银行的付款凭证，都可以通过接口自动获取。大文件自动切割功能则能够处理超大的电子档案，确保数据的顺利采集。数电票自动化解析功能更是让采购费用报销变得更加轻松，系统可以自动识别发票上的信息，减少人工录入的错误。 - 档案制档功能：智能关联，严格检测
智能关联、自动组装功能可以将采购费用报销的相关单据和凭证进行自动关联和组装。例如，将采购发票、合同、报销申请单等关联在一起，形成一个完整的档案。四性检测、业务检测、自定义版式文件等功能则可以确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性。系统会对每一份档案进行严格的检测，确保其符合相关的规定和要求。同时，企业还可以根据自身的需求自定义版式文件，使档案更加规范和美观。 - 档案管理功能：权限管控，灵活扩展
精准权限管控功能可以确保只有授权人员才能访问和操作采购费用报销的档案。企业可以根据员工的职位和职责，设置不同的权限，保障数据的安全。档案目录灵活扩展功能则可以根据企业的业务发展和需求变化，随时调整档案目录的结构。水印管理功能可以在档案上添加水印，防止档案被非法复制和传播。档号符合国标要求，便于企业进行档案的管理和查询。 - 档案利用功能：多维检索，便捷借阅
多维检索、一站式预览功能可以让企业快速查找和预览采购费用报销的档案。企业可以根据关键词、时间、供应商等多种条件进行检索，找到所需的档案。在线借阅、异构系统联查功能则方便企业在不同的系统之间进行档案的借阅和查询。实物混序归档、可视化盘点档案数据功能可以对实物档案进行有效的管理，确保实物档案与电子档案的一致性。
用户收益：合思档案价值凸显
- 自动化归档，告别繁琐重复
使用合思档案，企业在采购费用报销方面可以实现自动化归档。系统会自动将报销单据和凭证进行归档，无需人工干预。这不仅告别了重复性的工作，还提高了工作效率。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析和决策支持。 - 数据同源，透明流转
档案数据同源，透明流转。在采购费用报销过程中，所有的数据都来源于同一个系统，确保了数据的一致性和准确性。企业可以实时监控采购费用的报销情况，便于进行监控和分析。同时，数据的透明流转也有助于企业发现潜在的问题和风险，及时采取措施进行防范。 - 节约成本，提升效益
合思档案可以为企业节约大量的成本。在采购费用报销方面，它可以减少耗材成本，如纸张、打印机墨盒等。同时，还可以节省存储成本，无需再租赁专门的档案室。人力成本也会相应降低，因为系统可以自动完成很多繁琐的工作。企业可以将节约下来的成本投入到其他业务领域，提升企业的竞争力。
典型场景：合思档案应用广泛
在电子凭证开具端，涉及国税总局、银行、国铁集团、航空公司、中央部门等多种来源。在采购费用报销中，企业可能会收到来自不同供应商的发票和凭证，合思档案都可以进行有效的管理。接收端包括企业 OA、接口直联、随手记录发票等方式。企业员工可以通过 OA 系统提交采购费用报销申请，也可以通过接口直联的方式将发票信息直接导入到合思档案中。
涵盖接收、验签、解析、报销、入账等业务应用环节，以及电子凭证池、预档案台、智能档案等财务档案归档端场景。在采购费用报销的整个流程中，合思档案都可以发挥重要的作用。从发票的接收和验签，到报销的审批和入账，再到档案的归档和存储，每一个环节都可以在平台上得到有效的管理。
客户成功案例：合思档案成效显著
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，在采购费用报销等方面取得了显著的成效。减少了 90% 的人工耗时，总部接收减少了 80% 的管理耗时，借阅管理减少了 67% 的管理耗时。预计每年可以减少综合成本 20 万元。COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。这些案例充分展示了合思档案在采购费用报销和电子凭证管理方面的实际效果。
结尾：开启免费试用，畅享合思档案
合思档案凭借其强大的功能和显著的成效，已经帮助众多企业在采购费用报销和电子凭证管理方面实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您也想解决企业电子凭证管理难题，实现财务数智化转型，不妨立即联系合思。现在，您可以免费试用合思档案，亲身体验其带来的便捷和高效。电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com。让合思档案成为您企业采购费用报销和电子凭证管理的得力助手。
