在数电票迅速拓展的当下，企业财务档案管理正遭遇全新挑战。传统的纸质档案管理模式，如同沉重的枷锁，不仅成本高昂、效率低下，还潜藏着巨大的合规风险。在这样的背景下，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台应运而生，宛如一道曙光，为企业解决内外交困的档案管理难题，助力企业实现财务数字化解决。
数电浪潮下的财务档案困局
随着数电票的全面铺开，企业在财务档案管理领域面临着重重挑战。政策层面，电子发票接收和开具的相关规定不断细化，对数电票的管理要求愈发严格。例如，要求以 XML 格式存档，并写入财务入账信息等。
在纸电混合的时代，企业不同角色面临着各自的难题。企业高管被纸质档案管理的高成本和数据难以分析利用所困扰。大量的纸质档案存储需要耗费大量的空间和资源，而要从这些海量的纸质文件中提取有价值的数据进行分析，更是难上加难。
财务人员则深陷繁琐的档案整理工作中。他们需要花费大量的时间和精力，将各类票据、凭证等进行分类、装订、归档，工作枯燥且效率低下。业务人员在报销流程中也饱受折磨，繁琐的手续和漫长的审批时间，让他们的工作体验大打折扣。
此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。显性成本包括纸张、存储设备等的采购费用；隐形成本则体现在人力的浪费和时间的损耗上；而合规风险更是如同悬在企业头上的达摩克利斯之剑，一旦管理不善，就可能面临严重的处罚。合思档案的出现，正是为了解决这些财务数字化解决过程中的痛点。
合思档案的多角色解决方案
合思档案为不同角色提供了领先的单套制解决方案及六大场景解决方案，全面满足企业各层级的需求，实现财务数字化解决。
对于 CEO/高管而言，合思档案可以帮助企业沉淀数据资产。通过对财务档案数据的整合和分析，为企业决策提供有力支持，保障企业的合规管理，助力决策的数智化转型，同时实现降本增效。在数据资产沉淀方面，合思档案能够将企业的财务数据进行集中管理和深度挖掘，为企业的战略规划提供精准的数据依据。
归档员/财务人员使用合思档案，可以大幅提高工作效率。档案数据的透明流转，让他们能够实时掌握档案的状态和位置，轻松管理档案。在传统的档案管理模式下，查找一份档案可能需要花费大量的时间和精力，而合思档案的智能检索功能，让档案查找变得轻而易举。
对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审的在线化。他们可以通过系统一键查询借阅档案，减少与企业内部人员的沟通成本，提高审计工作的效率。这种在线化的审计方式，不仅提高了审计的准确性和及时性，还为企业和审计机构之间的合作提供了更加便捷的方式。
合思档案的核心能力与优势
合思档案具备多方面的核心功能与优势，为企业的财务数字化解决提供了强大的支持。
在功能上，合思档案涵盖了电子会计档案的全生命周期管理。从智能采集开始，它支持多源采集方式。企业可以通过接口互联自动采集会计资料，也可以手动补录一些特殊的会计信息。这种多源采集的方式，确保了企业所有的财务档案信息都能被准确无误地收集到系统中。
智能制档功能是合思档案的一大亮点。它能够实现电子凭证数据的自动匹配组装，并进行“四性检测 + 业务检测”。通过对凭证的真实性、完整性、准确性和合规性进行检测，以及对业务逻辑的合理性进行判断，确保档案的质量。
档案管理方面，合思档案具备完善的权限管理、目录扩展和规范档号等功能。企业可以根据不同的岗位和职责，设置不同的档案访问权限，确保数据的安全性。同时，灵活的目录扩展功能，让企业可以根据自身的业务需求，对档案进行个性化的分类管理。
在档案应用方面，合思档案支持多维检索、一站式预览和多场景应用。企业可以根据不同的条件进行档案检索，快速找到所需的信息。一站式预览功能，让用户可以在一个界面上查看档案的详细内容，无需在多个系统之间切换。多场景应用则满足了企业在不同业务场景下对档案的使用需求。
从优势来看，合思档案能够显著降本增效。它实现了电子会计档案管理的闭环，让数据“活起来”。通过对档案数据的深度挖掘和分析，企业可以进行资源重组，提高资源的利用效率。合思档案具备广泛连接、自动归档、合规和灵活迭代的能力。它可以与企业的其他业务系统进行无缝对接，实现数据的实时共享和交互。自动归档功能，减少了人工干预，提高了档案管理的准确性和及时性。同时，严格遵循相关法规和标准，确保企业的合规运营。灵活迭代的特性，让合思档案能够根据企业的发展和业务变化，及时进行功能升级和优化。
合思档案的多元应用案例
合思档案在多个行业和企业得到了广泛的应用，为企业的财务数字化解决提供了成功的实践经验。
在年单据量 2.6 亿的企业中，合思档案解决了会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。通过实现业财一体，企业降低了管理成本，提高了工作效率。在传统的管理模式下，大量的纸质单据和电子发票混合在一起，管理难度极大。而合思档案的智能采集和管理功能，让这些单据和发票得到了有效的整合和管理，实现了财务数据的实时同步和共享。
在共享中心统建的集团型企业中，合思档案解决了档案管理流程复杂、标准不统一等问题。它实现了标准化落地和低碳环保。集团型企业通常拥有多个分支机构，档案管理的标准和流程各不相同。合思档案通过建立统一的档案管理平台，实现了档案管理的标准化和规范化。同时，电子档案的使用，减少了纸张的消耗，符合环保理念。
在多系统数据互联的企业中，合思档案打破了数据孤岛，实现了业务证据链的完整和全生命周期管理。企业在运营过程中，往往会使用多个不同的业务系统，这些系统之间的数据无法实时共享，形成了数据孤岛。合思档案通过与这些系统的对接，实现了数据的互联互通，让业务证据链更加完整。同时，对档案的全生命周期管理，确保了数据的安全性和可追溯性。在中国最大的 K12 民办教育集团之一，合思档案简化了会计管理流程，提高了工作效率。教育集团的业务涉及多个校区和众多的学生、教师，会计管理工作繁琐复杂。合思档案的应用，让会计人员可以更加高效地处理财务事务，将更多的时间和精力投入到教学和管理工作中。
开启财务数字化解决新时代
无论是政策的推动、合规的要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能和丰富的应用案例，能够帮助企业实现财务档案管理的数字化转型，全面实现财务数字化解决。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨立即联系合思。您可以拨打我们的电话 400 – 105 – 6505，或者访问我们的网站 www.hosecloud.com，免费试用合思档案，开启企业档案管理的新时代，体验财务数字化解决带来的全新变革。
