在零食的世界里，有这样一个国民经典品牌，它畅销30余年，宛如一颗璀璨的明星，拥有着覆盖全国的销售版图。多种销售渠道并行，犹如一条条交错的商业脉络，让它的产品走进千家万户。然而，在辉煌的背后，这个品牌在财务及业务管理方面却面临着诸多棘手的问题。
其差旅平台对账方案缺乏灵活性，核算精细化管理要求如同高难度的谜题，需要在Excel中进行二次整理，人工记账的方式就像一辆老旧的马车，难以释放财务的价值。事前事中管控不连贯，差旅控制不够精细、灵活，差旅成本就像脱缰的野马，居高不下，企业难以实现精细化成本管控。纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理、查找就像在茫茫大海中捞针，容易出错，造成了高额人力物力的浪费。而发票数据归档问题更是其中的关键一环，混乱的归档方式严重影响了财务工作的效率和准确性。
破局良方：合思定制解决方案
面对这些复杂的问题，合思凭借其专业的能力和丰富的经验，为该客户提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，有效解决了发票数据归档难题。
在员工消费环节，员工可通过差旅申请、业务审批后，在合思商城订购或TMC订购，并且会有相应的对账单。这样一来，消费信息清晰明了，为发票数据归档提供了准确的基础。
财务核算、记账环节，通过对账结算中心，实现了多种开票和结算方式。既可以线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，也可以线下统一开票、线下结算、手工记账。这种灵活的方式适应了不同的业务场景，让发票数据能够准确、及时地进行归档。
档案管理方面，合思环节实现L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。先进的档案管理模式，使得发票数据归档更加规范、高效。
该方案具有诸多显著特点。便捷申请，让员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印【合思费控】，大大简化了流程，提高了工作效率，也有利于发票数据的及时收集和归档。同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化【合思商城】，使得财务工作更加精准，发票数据归档也更加准确。多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理【合思档案】，全面提升了发票数据归档的质量和可管理性。
步步为营：方案实施精细步骤
合思的解决方案实施过程有条不紊，每一步都紧密围绕着发票数据归档等核心目标展开。
员工先进行差旅申请，经过业务审批后，选择在合思商城或TMC进行订购。这一步骤确保了消费的合规性和可追溯性，为发票数据归档提供了准确的业务背景信息。
财务核算时，利用对账结算中心，根据不同的开票和结算方式进行相应操作。无论是线上还是线下的开票和结算，都能准确地将发票数据记录下来，为后续的归档做好准备。
档案管理中，合思环节按L4级标准，其他TMC环节按L3级标准进行操作。这种分级管理的方式，使得发票数据归档更加科学、规范。整个过程依托合思财务收支管理平台的各项功能，实现了业务流程的有序推进，确保发票数据能够准确、及时地归档。
硕果累累：方案实施显著成效
经过一段时间的实施，合思的解决方案取得了令人瞩目的成果，在发票数据归档方面也表现出色。
该企业年度节约200万+差旅费用，在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升60%。这意味着发票数据能够更快、更准确地进入归档流程，减少了错误和延误。
实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。发票数据在整个流程中得到了有效的管理和利用，从产生到归档形成了一个完整的闭环，提高了数据的安全性和可审计性。
打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。这使得发票数据归档更加可靠，确保了数据的真实性和完整性。
实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理；简化装订流程，大幅降低成本，同时实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。发票数据在这样的管理模式下，能够更加方便地进行查询和利用，提高了企业的财务管理水平。
客户盛赞：方案价值高度认可
该企业对合思的解决方案给予了高度评价和积极反馈，尤其对发票数据归档的改善效果十分满意。
该企业财务痛点较为共性，应用合思解决方案后，打通多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%。这一方案可供其他门店企业参考，其在发票数据归档方面的先进经验也为同行提供了借鉴。
合思方案解决了该企业多系统独立运行、数据无法互通、会计凭证查阅难度大、会计档案管理成本高的问题。发票数据能够在不同系统之间顺畅流通，提高了数据的共享性和利用效率。
让差旅费申请和审批可在手机端进行，不再局限于三方差旅平台采购，员工差旅费用实现更精细的控制。这也使得发票数据的产生和管理更加规范，有利于准确的归档。财务人员无需再耗费大量人力与商旅平台对账、手工记账，工作效率显著提升，发票数据归档工作也变得更加轻松和高效。
携手同行：邀请企业共赴新程
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，一直致力于通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。在发票数据归档等财务管理方面，有着丰富的经验和强大的技术支持。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。其财务收支管理平台具有丰富的功能，如差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费、发票采集、审核对账等，能满足企业多样化的需求，尤其在发票数据归档方面表现卓越。
如果您的企业也面临着类似的财务及业务管理问题，特别是发票数据归档难题，不妨借鉴该客户的成功案例，选择合思的解决方案。现在，欢迎有需求的企业拨打400 – 105 – 6505电话咨询，或访问www.hosecloud.com网站了解更多信息。点击免费试用，开启企业财务数智化管理的新篇章，让发票数据归档变得更加轻松、高效！
