在当今数字化浪潮中，数电票正迅速扩张，政策也在大力推动电子会计档案的发展。然而，许多企业仍沿用传统的纸质档案管理模式，这无疑使它们在管理过程中面临着重重困境。合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如一盏明灯，为企业提供了全面且高效的解决方案，助力企业实现报销信息共享，提升管理效率。
行业痛点：传统档案管理的重重迷雾
在纸电混合的时代，企业的档案管理仿佛陷入了一个复杂的迷宫，存在着诸多难以解决的难题。
对于企业高管而言，纸质档案管理成本居高不下，大量的纸张、印刷和存储空间费用如同沉重的枷锁，束缚着企业的发展。而且，这些纸质档案中的数据难以进行有效的分析和利用，企业无法从中获取有价值的信息，决策也因此受到限制。
财务人员则被海量的档案数据和繁琐的整理工作压得喘不过气来。每一张凭证都需要手动整理、装订和归档，不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现错误。
业务人员在报销流程中也遭遇了极大的困扰。繁琐的手续和漫长的审批过程，让他们的工作效率大打折扣，报销信息难以实现共享，沟通成本也不断增加。
同时，传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本高昂，存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作过多，数据利用效率极低；电子会计凭证管理手段的缺乏，使得纸质档案容易损坏，给企业带来了潜在的合规风险。
解决方案概述：合思档案的多面赋能
合思档案提供了领先的单套制解决方案以及六大场景解决方案，全面覆盖了CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色的需求，为企业实现报销信息共享提供了有力支持。
对于CEO/高管来说，合思档案能够帮助企业沉淀数据资产，将分散在各个部门的报销信息进行整合和共享，为企业的决策提供有力的数据支持。同时，保障合规管理，降低企业的合规风险；通过优化流程，实现降本增效，提升企业的竞争力。
归档员/财务人员使用合思档案，可以大大提高工作效率。档案数据的自动采集和整理，减少了人工操作的工作量，实现了数据的透明流转。报销信息在系统中实时共享，财务人员可以及时掌握报销情况，进行有效的审核和管理。
对于外部审计人员，合思档案支持在线化审计，审计过程可溯源，减少了沟通成本。审计人员可以通过系统快速获取所需的报销信息，提高审计效率。
核心功能亮点：科技助力档案管理升级
合思档案拥有一系列强大的核心功能，为企业的档案管理带来了质的飞跃。
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多源采集：灵活高效的信息汇聚
合思档案支持接口互联和自主采集，能够与多家合作伙伴集成，支持多种格式的文件采集。无论是电子发票、合同还是其他业务单据，都能轻松采集到系统中。同时，还提供手动采集和自主补录功能，对于一些特殊情况，用户可以手动输入数据。此外，其具备大文件切割识别等优势，能够快速准确地处理大量数据，确保报销信息的及时共享。 -
智能制档：规则驱动的高效组装
合思档案利用规则引擎自动组装档案，大大减少了人工匹配的工作量。系统会根据预设的规则，将采集到的信息自动分类、整理和装订，形成完整的档案。字段映射查阅便捷，用户可以快速找到所需的信息。同时，提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，确保档案的准确性和合规性。 -
档案管理：精准管控的安全保障
在档案管理方面，合思档案采用权限管理精准管控，包括操作权限、数据权限、功能权限和审批权限等。不同的用户角色只能访问和操作其权限范围内的档案信息，确保数据的安全性和保密性。档案目录可以灵活扩展，满足企业不断变化的业务需求。系统还规范预置档号，方便档案的查找和管理。 -
档案应用：多维便捷的信息利用
合思档案提供多维检索功能，满足多场景的查询需求。用户可以根据关键词、时间、类别等多种条件进行检索，快速找到所需的报销信息。一站式预览和穿透联查功能，让用户可以直观地查看档案的详细信息和关联信息。同时，支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据和档案借阅服务，实现了报销信息的共享和高效利用。
用户收益：降本增效与数据价值挖掘
合思档案为企业带来了显著的收益，不仅实现了降本增效，还挖掘了数据的潜在价值。
在成本节约方面，合思档案可以帮助企业节约大量的纸张成本和整理成本。通过实现档案不打印，减少了纸张的使用和印刷费用；自动化的整理和归档流程，降低了人工成本。同时，提升了检索效率，员工可以快速找到所需的报销信息，节省了时间和精力。
合思档案成为了闭环全量业财系统的“连接器”，拉通了业财税档全链路。报销信息在各个环节之间实现了共享和流转，企业可以更加全面地掌握财务状况，做出更加科学的决策。
通过合思档案，企业的数据“活起来”了。系统可以对海量的报销信息进行分析和挖掘，为企业提供有价值的洞察和建议。企业可以根据这些数据优化业务流程，提升效益，实现资源的重组和优化。
典型场景：满足企业多元需求
合思档案适用于多种典型场景，能够满足企业不同阶段的档案管理要求。
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数电票管理
随着数电票的普及，合思档案可以帮助企业实现数电票的高效管理。从发票的采集、识别到归档，系统都能自动完成，确保发票信息的准确和安全。同时，实现报销信息共享，方便财务人员进行审核和报销处理。 -
财务档案全生命周期管理
合思档案可以对财务档案进行全生命周期管理，从凭证的生成到档案的销毁，每个环节都有详细的记录和管控。企业可以实时掌握档案的状态，确保档案的合规性和完整性。 -
档案调阅
在企业的日常运营中，经常需要调阅档案。合思档案提供了便捷的档案调阅功能，用户可以通过系统快速查找和调阅所需的报销信息，实现信息的实时共享。 -
实物档案管理
虽然合思档案以电子档案管理为主，但也支持实物档案的管理。企业可以将实物档案的信息录入系统，实现实物档案与电子档案的关联和共享。
客户成功案例：实践见证卓越
众多企业已经通过合思档案解决了档案管理难题，实现了报销信息共享和降本增效。
有一家年单据量达2.6亿的企业，在使用合思档案之前，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。引入合思档案后，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。报销信息在系统中实时共享，财务人员的工作效率大幅提升。
某集团型企业面临着档案管理流程复杂、标准不统一等问题。合思档案帮助该企业实现了标准化落地、电子会计档案合规和低碳环保。各部门之间的报销信息可以共享，提高了沟通效率和管理水平。
一家多系统企业存在数据分散、业务证据链不完善等问题。合思档案统一储存数据、完善业务证据链、实现数据共享和全生命周期管理，节省了大量成本。员工可以在一个系统中查询和共享报销信息，提高了工作效率。
还有一家教育集团，在档案的采集、存储、整理和利用环节都存在低效问题。合思档案帮助该集团形成了多向、网状管理结构，提高了工作效率。报销信息的共享使得财务部门能够及时了解各部门的费用情况，为学校的财务管理提供了有力支持。
在当今竞争激烈的市场环境下，企业需要不断提升自身的管理效率和竞争力。合思档案凭借其强大的功能和丰富的实践经验，能够有效帮助企业解决档案管理痛点，实现数字化转型和降本增效。如果您的企业也面临档案管理难题，不妨免费试用合思档案，体验报销信息共享带来的便捷和高效。
