在我国，电子凭证改革正以势不可挡的态势驶入发展的快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。然而，企业在电子会计档案管理方面却犹如置身迷雾，面临着诸多亟待解决的痛点。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的领军供应商，适时推出了合思档案，旨在为企业拨开迷雾，解决电子会计档案管理难题，助力企业实现档案管理规范。
凭证改革浪潮下的行业痛点剖析
当下，我国电子凭证改革正如火如荼地进行着。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐。这一系列举措充分表明，电子凭证全流程无纸化已然成为财务数智化发展的必由之路。
然而，在这场变革中，企业在电子会计档案管理方面却遭遇了重重困境。以好想你为例，在档案管理过程中，面临着归档难的问题，大量的电子凭证难以高效整理归档；查找慢也让企业在需要调取档案时耗费大量时间；成本高更是让企业不堪重负，无论是人力成本还是存储成本都居高不下；同时，还存在不合规的风险，可能面临监管部门的处罚。
COMMUNE幻师同样面临着严峻的挑战。成本高使得企业的运营压力增大，效率低导致工作进度缓慢，合规难更是让企业在法律边缘徘徊，随时可能陷入法律纠纷。海亮教育科技服务集团则面临着数据乱的问题，电子会计档案的数据缺乏有效的整理和分类；存储贵增加了企业的运营成本；效率慢影响了企业的工作效率；利用难使得企业无法充分发挥档案的价值，实现档案管理规范更是难上加难。
合思档案：全流程打通的解决方案
面对企业在电子会计档案管理方面的诸多痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该方案犹如一条精准且高效的流水线，涵盖了电子凭证从采集到归档的每一个关键步骤。
在电子凭证的流转过程中，合思档案实现了数据流转「单轨化」。这意味着所有数据仅通过电子方式进行流转，摒弃了传统纸质与电子并行的繁琐模式，大大提高了数据传输的效率和准确性。数据存档「单套化」则保证了企业只需保存一套电子档案，无需再为纸质档案的存储和管理耗费大量资源，实现了资源的优化配置。而数据利用「共享化」则让企业内部不同部门之间能够便捷地共享档案数据，打破了信息孤岛，提高了企业的协同工作效率，有助于实现档案管理规范。
核心功能：多维度保障档案管理规范
合思档案的核心功能丰富多样，为企业的电子会计档案管理提供了全方位的保障。
在档案采集方面，合思档案拥有开放式接口互联功能，能够与企业现有的各种系统进行自主采集，确保数据的全面性和准确性。对于大文件，系统能够自动切割，并对数电票进行自动化解析，提高了采集效率。这种智能化的采集方式，为后续的档案管理工作奠定了坚实的基础，有助于实现档案管理规范。
制档环节，合思档案具备智能关联和自动组装的能力。它能够将相关的电子凭证和会计信息进行智能关联，自动组装成完整的档案，大大提高了制档效率。同时，系统还具备四性检测、业务检测和自定义版式文件的功能，确保档案的规范性和准确性。通过严格的检测和自定义功能，合思档案能够满足不同企业的个性化需求，保障档案管理规范。
管理方面，合思档案实现了精准权限管控。企业可以根据不同员工的职责和需求，设置不同的档案访问权限，确保档案数据的安全性。档案目录可以灵活扩展，方便企业根据自身业务发展进行调整。水印管理和档号符合国标要求，进一步提高了档案的规范性和可识别性，保障了档案管理规范。
利用功能上，合思档案提供了多维检索和一站式预览服务。企业员工可以通过多种方式快速检索到所需的档案，并进行一站式预览，提高了档案利用的效率。在线借阅和异构系统联查功能，让企业员工能够更加便捷地获取和使用档案数据。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，则为企业的实物档案管理提供了便利，确保实物档案与电子档案的一致性，实现了档案管理规范。
显著优势：降本增效的有力武器
合思档案的优势不仅体现在其丰富的功能上，更体现在为企业带来的实际价值上。
自动化归档功能让企业告别了重复性的人工工作。员工无需再花费大量时间和精力进行档案的整理和归档，大大提高了工作效率。档案利用的便捷高效，让企业能够更加及时地获取所需的档案信息，为企业的决策提供有力支持。
档案数据同源且透明流转，便于企业进行监控和分析。企业可以实时了解档案数据的流转情况，及时发现问题并进行解决。这种数据的透明化管理，有助于企业提高管理水平，降低风险。
在成本节约方面，合思档案的表现同样出色。以一家年20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年总节约成本可达338,910元。这些节约的成本包括人力成本、存储成本等多个方面，为企业在当前经济环境下减轻了负担，实现了档案管理规范的同时，也提升了企业的经济效益。
应用案例：多行业验证的成功典范
合思档案在不同行业都取得了显著的应用效果，为企业实现档案管理规范提供了有力的证明。
在食品行业，好想你通过使用合思档案，减少了90%的人工耗时。员工无需再花费大量时间进行档案的整理和查找，工作效率得到了极大的提高。预计每年还能减少综合成本20万元，为企业的发展提供了有力的支持，实现了档案管理规范。
餐饮行业的COMMUNE幻师，在使用合思档案后，纸张使用量减少了88%。这不仅降低了企业的成本，还符合当下环保的理念。年节约成本5000万元，让企业在激烈的市场竞争中占据了更有利的地位，同时也实现了档案管理规范。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司，档案匹配耗时减少了84%。企业能够更加快速准确地找到所需的档案，提高了生产和管理效率。预估节省总体成本30万+/年，为企业的发展注入了新的活力，实现了档案管理规范。
合思档案凭借其强大的功能和显著的优势，已经在众多企业中取得了良好的应用效果，帮助企业实现了档案管理规范。如果您的企业也想实现电子会计档案的高效管理，降本增效、合规经营和低碳运营，不妨拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多信息，还可以免费试用合思档案，开启企业电子会计档案管理的新时代。
