在数字化浪潮席卷而来的当下，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进，全流程无纸化时代已然降临。在这一时代背景下，企业的财务档案管理迎来了新的挑战与机遇。合思，作为财务数智化服务与电子会计档案解决方案的佼佼者，凭借其先进的智能档案系统，为众多企业排忧解难。接下来，就让我们走进好想你健康食品股份有限公司，一同探寻智能档案系统如何助力其实现财务档案管理的变革。
红枣巨头的档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，自1992年成立以来，历经多年发展，于2011年成功在深交所中小板上市，成为红枣行业的领军企业。其品牌价值高达154.21亿元，拥有超过1000名员工以及400多家全国门店。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成了一块难啃的“硬骨头”。
传统的档案管理方式使得归档工作繁琐至极。大量的财务文件需要人工整理、分类、装订，不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现错误。查找档案更是如同大海捞针，效率低下。一旦遇到审计或其他需要查阅档案的情况，财务人员往往需要花费大量时间在堆积如山的文件中寻找所需资料。
此外，管理成本居高不下也是一大问题。纸质档案的存储需要占用大量的空间，还需要专门的人员进行维护和管理。而且，随着企业业务的不断拓展，档案数量与日俱增，管理成本也随之水涨船高。更为关键的是，传统档案管理方式还存在合规风险，容易出现档案丢失、损坏等情况，给企业带来不必要的麻烦。
合思智能档案系统的定制良方
面对好想你健康食品股份有限公司的财务档案管理难题，合思凭借智能档案系统，为其量身定制了一套全面的解决方案。
- 打破数据壁垒实现便捷联查
合思的智能档案系统打破了不同系统之间的数据壁垒，实现了数据同源。财务人员只需轻点鼠标，即可实现一键联查，轻松获取所需的财务档案信息。这一功能极大地提升了工作效率，让财务人员从繁琐的档案查找工作中解脱出来。
以往，财务人员在进行财务核算或审计工作时，需要在多个系统之间来回切换，查找相关的档案资料。而现在，有了智能档案系统，所有的档案信息都可以在一个平台上进行查询和管理，大大节省了时间和精力。同时，系统还支持多维度查询，财务人员可以根据不同的条件进行筛选，快速定位到所需的档案。
- 自动组装档案提升审计效率
智能档案系统具备自动组装功能，能够根据审计要求，自动将相关的档案资料进行整理和组装。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。
审计人员在进行审计工作时，不再需要手动收集和整理档案资料，只需通过智能档案系统即可获取完整的审计资料。系统还可以对档案资料进行自动分析和比对，发现潜在的问题和风险，为审计工作提供有力的支持。此外，智能档案系统还支持审计报告的自动生成，进一步提高了审计工作的效率和质量。
- 实物高效管理精准定位档案
为了解决实物档案管理难题，合思的智能档案系统借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。查阅者在查询电子档案时，系统可以自动定位实物档案的位置，方便快捷。
传统的实物档案管理方式存在诸多问题，如档案存放混乱、查找困难等。而合思的智能档案系统通过虚拟档案库房和二维码技术，对实物档案进行了规范化管理。每个实物档案都有唯一的二维码标识，通过扫描二维码，即可获取档案的详细信息，包括存放位置、借阅情况等。同时，系统还可以对实物档案的借阅和归还情况进行实时监控，确保档案的安全和完整。
显著成效见证智能档案系统实力
通过引入合思的智能档案系统，好想你健康食品股份有限公司在财务档案管理方面取得了显著成效。
在人工耗时方面，减少了90%。以往需要大量人力进行的档案归档和查找工作，现在通过智能档案系统，只需少量的人员即可完成。这不仅提高了工作效率，还降低了人力成本。
总部接收档案的管理耗时减少了80%。智能档案系统实现了档案的电子化传输和管理，总部可以实时获取各门店的财务档案信息，无需再等待纸质档案的邮寄和整理。
借阅管理的管理耗时减少了67%。通过智能档案系统，借阅者可以在线申请借阅档案，系统自动审批并提供借阅信息，大大缩短了借阅流程。
同时，预计每年可减少综合成本20万元。这主要得益于人力成本的降低、存储空间的节省以及管理效率的提高。
合思的智能档案系统助力好想你健康食品股份有限公司解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效和合规经营。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思将继续凭借专业的技术和服务，帮助更多企业实现财务数智化转型。如果您的企业也面临类似的财务档案管理问题，不妨免费试用合思的智能档案系统，拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多详情。
